FONDOS ACUMULADOS

PRESENTACIÓN

Este documento es una versión ajustada de la Guía para la Organización y Valoración de Archivos

Acumulados enviada a las sedes en el año 2006 y presenta la nueva propuesta metodológica para

la elaboración de Tablas de Valoración Documental. Esta nueva metodología fue presentada y

aprobada durante el Comité Nacional de Archivo del 14 de diciembre de 2007.

Teniendo en cuenta que la Unidad Nacional de Archivo adelanta el proyecto “Culminación de los

Procesos de Organización y Recuperación de la Memoria Documental de la Universidad Nacional de

Colombia 2007-2009” en el cual se propone como una de las metas, concluir los procesos de

archivo, y que para finalizar la organización de los Archivos Acumulados se hace necesario llevar a

cabo la propuesta de Tablas de Valoración Documental, lo cual implica una serie de procesos

complejos y que requieren tiempo e inversión; la Unidad Nacional de Archivo ha trabajado en

una propuesta que optimice el tiempo y los recursos y que cumpla la misma finalidad, sin

interferir con el proceso de organización documental que actualmente adelantan las sedes. La

idea es que ciñéndose tanto a las prescripciones legales como a las disposiciones técnicas

emitidas por los entes encargados1, sea factible implementar en las sedes, una metodología de

organización más eficiente que a mediano plazo, se traduzca en una mayor eficiencia del proceso

de organización que permita cumplir las metas de los proyectos de las sedes y el Nivel Nacional;

la incorporación de los Archivos Acumulados al Sistema de Archivos de la Universidad; la

liberación de espacios y recursos hasta ahora destinados a la tenencia de estos archivos; y la

recuperación del patrimonio documental histórico de la Universidad.

El propósito fundamental de la UNA es desarrollar, en estrecha colaboración con cada una de las

sedes y con base en su propia experiencia, mecanismos alternos que contribuyan a hacer más

eficaz la valoración documental. Desde esta perspectiva, el punto de partida para el diseño de

estrategias efectivas que permitan optimizar la organización documental, es la coordinación entre

este proceso y la elaboración de las Tablas de Valoración Documental. En la medida en que se ha

avanzado en el tema, se ha observado que no es indispensable aplicar determinados

procedimientos a la totalidad de las series, debido a que buena parte de éstas carecen de valores

secundarios y por tanto son susceptibles de eliminación. En consecuencia, no resulta productivo

invertir tiempo y recursos en estas series y en cambio se puede agilizar el trabajo. Se trata

entonces de avanzar en la ejecución de los procedimientos técnicos de la organización

documental

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