Fondos Acumulados

2.3 ¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS?

La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.

El establecimiento del nivel de organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recolección progresiva de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.

El formato de diagnóstico que se ha implementado para la organización de los fondos acumulados tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la reciente publicación del Archivo General de la Nación: “Pautas para diagnóstico integral de archivos” (JAIMES, GARCÍA, 2003). Esta etapa corresponde a una labor previa al establecimiento del nivel de organización documental.

2.3.1 Diagnóstico: Establecimiento del nivel de organización documental

El establecimiento del nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación que “contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización” y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes ámbitos de la administración, la planeación, la gestión documental, servicios de archivos y muy especialmente como “herramienta para evaluar las diferentes variables que inciden en la preservación” y en la “formulación de programas de conservación preventiva”.(JAIMES, GARCÍA: 2003: 7).

El diagnóstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicación 15Manual de Organización de Fondos Acumulados geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional; datos sobre la planta física donde funciona el archivo: áreas de depósito dentro y fuera del edificio, condicioARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

nes ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservación de la documentación: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos libros, paquetes, costales, entre otros); estado o nivel de organización documental: instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soportes, fechas extremas, volumen documental. Del estado de todos estos aspectos es importante dejar registro visual o sonoro.

Para lograr los fines propios de este manual se hará hincapié en el último aspecto de los mencionados anteriormente, es decir, en el nivel de organización documental. Con esta afirmación no se está desconociendo la importancia y la necesidad de aplicar los formatos que contienen los datos ya mencionados, antes bien, deben ser aplicados como parte del diagnóstico integral y complementarlo con los que se presentan en este apartado. Los formatos contienen preguntas diseñadas para indagar el número de depósitos que posee la institución, así como el estado de organización, sistemas de ordenación y clasificación implementados, tipos de soportes y estado de conservación de los mismos.

El nivel de organización involucra aspectos diversos como son el conocimiento de la historia de la documentación, de su custodia, de las entidades productoras así como de su contenido informativo, fechas y volumen. Por esta razón es indispensable, conocer de manera metódica el devenir histórico y la realidad de nuestros depósitos de archivos. Parte de este objetivo se logra con la aplicación secuencial de los tres formatos que a continuación se presentan; los dos primeros están acompañados por un ejemplo tomado del diagnóstico hecho en el “Archivo de Malaria” en los años 1999 y 2002.

2.3.1.1 Aplicación del formato “Otras áreas de depósito (fuera del edificio)”

El diligenciamiento de este formato (Véase Anexos 1, 1.1 y 1.2) consiste en relacionar los diferentes sitios o lugares que albergan documentación y que se ubican en una misma ciudad; es decir, no los referidos a regionales o a seccionales, sino a sitios destina-

Manual de Organización de Fondos Acumulados16 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

dos para recibir la documentación de las oficinas productoras con el fin de descongestionarlas, solucionando temporalmente los problemas de los productores pero agudizando el problema de la acumulación y del desorden documental. Estos sitios pueden poseer no solo uno, sino muchos depósitos, cada uno en disímiles condiciones físicas de conservación y con registros de información de épocas y contenidos diferentes.

De la misma manera, este hacinamiento documental acarrea problemas graves de deterioro físico y biológico generado tanto por acumulación de polvo y por condiciones inadecuadas de temperatura y humedad. Estas circunstancias causan problemas no solo para el mantenimiento físico de los soportes, sino para la salud de las personas que van a adelantar los procesos archivísticos.

2.3.1.2 Aplicación del formato: “Identificación de fondos y secciones por depósito”

Con la aplicación del formato “Identificación de fondos y secciones por depósito” se logrará un mayor conocimiento de la documentación respecto al nombre de las entidades productoras y de sus dependencias, datos esenciales para la futura labor de clasificación. (Véase Anexos 2 y 2.1).

Antes de iniciar su aplicación es necesario realizar las siguientes preguntas:

• ¿Qué instrumentos de descripción o de recuperación posee la documentación almacenada en ese depósito?

• ¿Es consultada la documentación almacenada en el depósito?

• ¿Qué instrumentos de control de consulta y préstamo se llevan?

Estas preguntas tienen como fin indagar sobre la existencia de instrumentos que registren el nombre de productores, asuntos, fechas y volumen de la documentación, ya sea en papel o en una base de datos; en caso de existir un instrumento con estas características servirá como apoyo para conocer el nivel de organización documental del depósito y no será necesario diligenciar el formato.

La consulta y el préstamo así como los controles que se lleven de los mismos son esenciales para determinar si aún la documentación es vigente, es decir, si aún posee valores

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