Pautas Para Hacer Un Proyecto En Un Fondo Acumulado

1. NECESIDAD Y JUSTIFICACION

La alcaldía municipal de Sahagún tiene como una de sus más sentida necesidades la falta de un lugar para guardar la documentación generada por esta, así mismo tampoco dispone de infraestructura ni estantería adecuada.

Además de esto hay que tener en cuenta la acumulación irracional de documentos, no se logra encontrar la documentación requerida oportunamente exponiéndose a un gran riesgo de deterioro en sus documentos y la perdida de información valiosa, su información se encuentra revuelta entre las diferentes oficinas productoras.

El lugar donde se almacena la documentación no es el adecuado ya que el piso de este depósito esta hecho de barro pisado lo cual genera mucho polvo esta bodega se encuentra en un sótano en las instalaciones del edificio de la alcaldía.

Este archivo cuenta con 2000 metros lineales su área comprende 3x6 (18 metros cuadrados), la iluminación es con bombillas de 60 watts y su clima oscila entre los 30.5ºC, no posee un ventilación adecuada y los problemas de plagas son evidentes se ha evidenciado insectos y roedores.

En general la documentación se encuentra en un estado regular, se localiza en diferentes unidades de conservación tales como cajas de cartón, en diferentes tamaños y referencias, en carpetas, documentos sueltos amarrados con pita, documentación con argollado plástico, tomos encuadernados, ascetas, disquetes, videos, planos, cintas de grabación, y cartografía en diferentes tamaños.

Se debe conservar el 65 % del fondo

Microfilmar el 15%

Eliminar el 20 %

La alcaldía municipal de Sahagún no cuenta con el personal suficiente para realizar estas actividades por lo tanto debe contratar el personal de apoyo para en poco tiempo disponer de sus archivos y organizarlos y así poder responder a las consultas y requerimientos, además de habilitar espacios físicos al eliminar la documentación previa.

OBJETIVOS

1. GENERAL

Organizar los archivos acumulados de la alcaldía municipal de Sahagun y establecer criterios de valoración que permitan conservar, seleccionar o eliminar la documentación de acuerdo con sus valores primarios y secundarios, en el marco de la normatividad definida por el Archivo general de la Nación, y las acogidas por la Alcaldía con el fin de incorporarlo a al sistema Nacional de Archivos.

2. ESPECIFICOS

A. Aplicar un diagnostico al depósito de archivo para establecer las condiciones de organización y conservación de los documentos

B. Aplicar los criterios de valoración documental del archivo de manera que se pueda definir su conservación, selección, o eliminación.

C. Incorporación de la estantería e infraestructura necesaria en el depósito de archivo para su manejo.

D. Proteger y salvaguardar el patrimonio documental de la Alcaldía municipal de Sahagún.

E. Elaborar y aplicar la Tabla de Valoración Documental, para que se convierta en una herramienta de trabajo, que permita fijar directrices administrativas y técnicas en la consulta y conservación de documentos, con el propósito de facilitar la gestión administrativa y la toma de decisiones institucionales.

F. Permitir que la Alcaldía municipal de Sahagún cumpla con las exigencias de ley establecidas por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, en cuanto a la realización de procesos archivísticos para el manejo y administración de la producción documental.

GLOSARIO

ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad

respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN: aquel en el que se reúne la documentación en trámite

en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO HISTÓRICO: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

CARPETA: unidad de almacenamiento específica para los documentos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los

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