Importancia De Organizar Un Fondo Acumulado

IMPORTANCIA

La realización del diagnóstico es la primera fase que se debe ejecutar en la organización del Fondo Acumulado, donde se obtienen los aspectos y deficiencias de su situación actual. El Informe técnico sobre la situación Archivística del Acervo Documental de la Secretaria de Educación del Caquetá, permite conocer información a partir de la cual se pueden evaluar las condiciones en que estos se encuentran, con el fin de identificar los documentos que por su valor administrativo, legal, histórico, fiscal, cultural, corresponden a conservarlos y dar cumplimiento a la normatividad existente.

Por tal razón, se debe tener en cuenta los siguientes criterios: riesgo de pérdida, deterioro de los soportes, desorganización y dispersión de los documentos, antigüedad e importancia de su contenido, frecuencia de consulta, carencia de instrumentos de descripción, deficiente condición locativa, falta de mobiliario adecuado, elementos archivísticos, espacio insuficiente y necesidades de automatización, entre otros.

La organización de los fondos acumulados no debe limitarse a la ejecución de procesos archivísticos y de conservación, sino que también debe contemplar una administración del fondo, unas políticas de difusión y acceso al público para su consulta, así mismo se deben establecer programas de contingencia que garanticen la preservación del acervo documental

Los fondos acumulados exigen implementar estrategias y herramientas administrativas que permitan su organización, las cuales deben involucrar a todos los miembros de la organización, especialmente a los directivos para conseguir el aval y tener el respaldo del Archivo General de la Nación (AGN).

Un fondo documental organizado debe dar cumplimiento a uno de los fines esenciales de los archivos consagrado en la ley 594 de 2000: “disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.

En la planificación de un fondo acumulado debe involucrarse una administración encargada de garantizar que el archivo tenga una infraestructura física, administrativa y organizacional que corresponda con las necesidades de la organización y del mismo archivo.

Para que un fondo acumulado después de organizado ayude a cumplir con la misión de la organización, es necesario propender por involucrar y sensibilizar a todos los funcionarios sobre la importancia del archivo para la organización, además de ser un instrumento para la administración, donde se encuentra el testimonio de las actuaciones administrativas, productivas y económicas indispensable para la toma de decisiones, es la memoria de la entidad, en los cuales se registran todas sus operaciones.

En este sentido, se diseñó un instrumento

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