PETRÓLEOS DEL PERÚ PETROPERÚ S.A

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“Año de la Lucha contra la Corrupción e Impunidad”

PETRÓLEOS DEL PERÚ PETROPERÚ S.A.

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                INFORME DE PROYECTO DE INNOVACIÓN:

Macro para la emisión y control de cheques por distinto concepto

Practicante: Jean Pool Atahuaman Lopez

Gerencia: Gerencia Corporativa de Recursos Humanos                              / Sub Gerencia Administración de Personal

Jefatura: Jefatura Remuneraciones

Sede: Oficina Principal

Lima-2019

INFORME DE PROYECTO DE INNOVACIÓN

1. TEMA

• Macro para la emisión y control de Cartas Cheque por distinto concepto

1. ANTECEDENTES

1. La emisión de cartas cheque por la Jefatura Remuneraciones suele ser muy recurrente durante cada mes, ya sea por conceptos tales como: Liquidaciones de Beneficios Sociales, Plan Solidario, Procesos o Embargos Judiciales, etc. Por lo general no existe un cronograma preestablecido para realizar esta actividad, por lo que la solicitud de emisión de cheque podría venir de diferentes jefaturas o Gerencias en cualquier momento, por tal motivo necesitarán ser incluidas a las actividades diarias de pago de la jefatura.

1. El proceso de emisión de Cheque consiste en elaborar una carta donde expresa la cantidad de cheques a emitir, el monto total, la fecha y además dicha carta contará con un anexo con el contenido del detalle de los conceptos y montos parciales, el cual se encuentra como archivo de Excel.

1. Como es un proceso manual, necesita ser verificado minuciosamente, por lo general la persona quien elabora la carta verificará constantemente los datos y montos, aparte de realizar la edición manualmente tanto de la carta como del anexo; por lo que este proceso de verificación y elaboración de la carta toma un tiempo considerable.

1. Luego se presenta la carta al supervisor y jefe del área, quien dará el visto bueno para que sea firmada por los funcionarios autorizados de la Gerencia de Finanzas. Finalmente se envía de manera virtual y física a la tienda Interbank ubicada en el primer piso de la Oficina Principal, la cual envía el correo de confirmación, y con ello procede a emitir la cantidad de cheques que se mencionan dicha carta.

1. En base a lo dicho anteriormente, se observó que durante el proceso había actividades repetitivas las cuales podían ser automatizadas.

1. OBJETIVO

• Elaborar una macro para automatizar la emisión del anexo de la carta.
• Elaborar una base de datos la cual guarde los cheques en detalle con cada uno de los importes.
• Obtener un informe actualizado de las cartas emitidas por fechas, montos y conceptos
• Crear una plantilla para las cartas en Word, y conectarla por medio del sistema de correspondencia a la macro.

1. BENEFICIO PARA EL ÁREA

• Reduce los tiempos de emisión, y elimina los tiempos de edición de las cartas
• Reduce la cantidad de errores que se puedan presentar en la elaboración, y reduce el tiempo de verificación.
• Mejora el control de las cartas emitidas, para así obtener información inmediata de que cheque ya se trabajó y cuando.
• Evitar contratiempos en el trabajo diario de la jefatura, especialmente en las fechas donde hay mayor cantidad de carga laboral, tales como pagos de quincena, finde mes, utilidades, CTS, etc.

1. DESARROLLO

1. Descripción de actividades Realizadas

• En un principio se llegó a conocer todas las actividades necesarias para emitir cheques, además de aprender el método manual que ya se venía realizando con anterioridad.
• Se empezó a reconocer las principales deficiencias que llevaba no tener un control adecuado de las cartas emitidas, como por ejemplo la necesidad de contar con un cuaderno en físico para el caso de las Liquidaciones y así evitar pérdidas de los cheques emitidos, además de no tener mapeado el monto mensual de cheques emitidos o anulados y porque conceptos.
• También se llegó a identificar en que medida solían ocurrir errores de tipeo, y cuanto estas retrasaban la emisión de las cartas, además de que la edición generaba algunos errores identificables en la impresión, que luego tenían que ser corregidos.
• Se empiezó con la elaboración de las plantillas (Carta y Anexo), al principio se estuvo trabajando con ingreso y registro manual en la hoja de Excel, pero anexado con la plantilla en Word por medio del sistema de correspondencia.
• Finalmente, para poder optimizar el proceso se procedió a automatizar las actividades manuales mediante una macro, el cual facilite el ingreso, anule el proceso de edición de la Carta y el Anexo y además donde se pueda tener un registro de las cartas elaboradas.

1. DAP (Diagrama de Actividades del Proceso) de las actividades para la emisión de Cheque, antes de la mejora

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