Procedimientos Administrativos

LA PRUEBA – CAPITULO XV

OBJETIVOS

1. Probar el sistema, y
2. Realizar sobre él los últimos ajustes, antes de su puesta en marcha.

Para su cumplimiento se ha de realizar un caso de prueba completo, procesando la información que ha sido escogida para el caso, y a través del cual nos aseguraremos:

1. Del correcto funcionamiento del software;
2. Del perfecto acople entre las respectivas partes del sistema en que si y en que no interviene el computador;
3. De la adecuada capacitación de los usuarios;
4. De la terminación y ajuste de los manuales de operación y los manuales de procedimientos administrativos.

TAREAS A DESARROLLAR

1. Preparación de un caso de prueba por parte del analista y del usuario en forma conjunta; este caso de prueba deberá ser lo más severo posible, debiendo preverse todas las alternativas que puedan presentarse, aún la de la más remota probabilidad.
2. Procesar el caso de prueba, simulando situaciones cercanas de la realidad que se proyecta, haciendo fluir la información por los distintos sectores que intervienen en la operatoria, haciendo correr todos los programas que componen la aplicación, etc.
3. Analizar los resultados efectivos de la prueba en función de los resultados teóricos esperados.
4. En caso de que surjan errores, se deberán realizar las correcciones del caso en:

• Los manuales de operación;
• Los manuales de los procedimientos administrativos;
• Los distintos programas que componen la aplicación;
• En los diseños de los archivos;
• En los formularios intervinientes; etc.

Y procesar nuevamente el caso de prueba desde el comienzo.

1. Mientras subsistan errores, recomendamos ejecutar el paso anterior una y otra vez en el módulo en el cual se ha localizado la situación.

E. FEIJOÓ: decía que la prueba debía realizarse en condiciones óptimas de fracaso; esto significa que el analista no debe estar presente en el momento de procesarse la prueba, ya que, si lo está, podría influir sobre su desarrollo y realizar correcciones sobre la marcha, que no quedarían documentadas en los manuales y/o en las versiones de los programas fuente y demás documentación interna del sistema que se guarde como definitiva.

LA IMPLANTACIÓN – CAPITULO XVI

OBJETIVOS Y COMENTARIOS GENERALES

Persigue por objetivo, poner el sistema en marcha, en funcionamiento normal. Para que la implantación del sistema sea todo un éxito, los analistas encargados de las anteriores etapas habrían tenido la obligación de realizar una serie de tareas tendientes a asegurar la implantación de un “buen producto”. Un buen producto es un acertado análisis, un adecuado diseño, una correcta construcción y una buena prueba contribuyen en forma notable el éxito final.

De no haberse obrado en las etapas anteriores en la forma correcta, es en esta etapa de Implantación donde saldrán a la luz los errores, los descuidos, y los incumplimientos de pasos y recomendaciones.

Es importante aclarar que los diseños modulares facilitarán no sólo la prueba sino también la implantación.

TAREAS A DESARROLLAR

1. Provisión de los recursos necesarios para el sistema: se habrán precisado los recursos a afectar al sistema; y en la etapa de Implantación debemos destacar todos nuestros esfuerzos en controlar que los responsables de obtener los citados recursos los hayan obtenido en el tiempo y en la forma convenidos.

Recursos que podrían llegar a considerarse:

1. Muebles necesarios para el funcionamiento: escritorios, sillas, armarios, etc.
2. Espacio físico adecuado: oficinas, depósitos, lugares de atención al público, instalaciones sanitarias, etc.
3. Hardware y Software necesario: equipos computadores, impresoras, elementos accesorios, programas necesarios de distinta naturaleza, etc.
4. Formularios y manuales administrativos y de operaciones para ser usados en el sistema: ya entregados por la imprenta y/o por los responsables de su confección.

1. Conversión y/o preparación de los archivos necesarios para comenzar con el funcionamiento en forma regular del nuevo sistema: es una tarea a la que en un primer momento no se le da la importancia y una carga de trabajo muy grande:

• La conversión de los archivos, o
• La preparación de los archivos

Esta tarea es de suma importancia ya que, de no realizarse, el sistema a ser introducido no podrá funcionar simplemente por la carencia de uno de sus elementos imprescindibles. La carga de trabajo es grande porque en muchos casos es importante el tamaño de los archivos en cuestión.

1. Ejecución del sistema en paralelo: en un proceso en el que el sistema vigente y el sistema a implantar coexisten durante un período completo, de forma tal de asegurarnos que el sistema a implantar cumpla con todas las exigencias del caso antes de comenzar a funcionar solo.

Este proceso proporciona una seguridad adicional al respecto de la confiabilidad del sistema a implantar.

Desventaja: durante el período que dura, el procesamiento paralelo, la estructura administrativa se ve resentida por una sobrecarga de trabajo.

Ventaja: poder analizar los resultados que arrojan ambos sistemas ante el procesamiento de idéntico lote de datos.

1. Implantación de un sistema en unidades regionales: la introducción de un sistema que afectará distintas localizaciones en unidades usuarias que operan en forma similar, puede requerir un esfuerzo de envergadura; sin embargo, el uso inadecuado de ese esfuerzo puede no llegar a rendir sus frutos.

En esos casos descriptos conviene concentrar todos los esfuerzos de implantación en una única unidad, para que los resultados puedan hacerse extensivos a las restantes.

COMENTARIOS ADICIONALES

1. El computador o los computadores asignados deben ser alojados en sitios tranquilos y seguros especialmente establecidos para su adecuado funcionamiento, y sólo accesibles a las personas que han sido designadas para operarlos. Las distintas conexiones y el tendido de cables deberán realizarse en forma prolija y correcta para no interferir el normal funcionamiento del sector afectado y de los sectores vecinos.
2. Se recomienda realizar una adecuada disposición de las oficinas, para ganar funcionalidad, facilitar el tránsito de personas y evitar cualquier tipo de molestias a las personas que trabajan en ellas.
3. Los servicios propios relacionados con el computador y con las personas que trabajan con él y en las oficinas afectadas al sistema, merecen un especial cuidado, ya que su inadecuado funcionamiento podría llevar a dificultar en distinto grado la operatoria del sistema. Se pueden mencionar dentro de los servicios propios:

• Aquellos esenciales para las personas: luz, agua, calefacción, refrigeración, etc.
• Aquellos esenciales para el computador: energía eléctrica, refrigeración, detectores de calor, detectores de humo, etc.

1. Una adecuada capacitación de los distintos usuarios, operen éstos o no el computador, es imprescindible para evitar improvisaciones que puedan atentar contra el buen funcionamiento del sistema a implantar.

EL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

DEFINICIÓN DEL SECTOR

Es el encargado de conocer los problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los diversos sistemas formales a los objetivos determinados por la dirección superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean.

Los sistemas que están sujetos a la acción de este departamento son los administrativos. La estructura y los procedimientos que toman en cuenta son los formalmente establecidos. Las técnicas aplicables son las que aportan el análisis de sistemas o la clásica técnica de racionalización denominada, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

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