RELACIÓN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

1. RELACIÓN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Contra lo que suele creerse, en la legislación colombiana existen no pocas disposicionesatinentes a los archivos de gestión, centrales e históricos.La dispersión de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas noden cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y obligatorios que tienenque ver con los archivos. Por su parte, los responsables de esto no pueden actuar frente alas autoridades del orden municipal, departamental o nacional en demanda de la atenciónque requiere el trámite documental o el patrimonio histórico de la Nación.Con esta breve relación el Archivo General de la Nación desea informar a las autoridades,archivistas, funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los más importantes preceptosy las normas esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participaciónde todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la construcción de la políticaarchivística en nuestro país.El cumplimiento y respeto de los derechos fundamentales consagrados en la ConstituciónPolítica de Colombia, como el Derecho a la Información (art. 20), Derecho de Petición (art.23), Acceso a los Documentos Públicos (art. 74), serán posibles si en la AdministraciónPública se establece una verdadera y responsable organización técnica de los archivos entodos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la informaciónrequerida por los ciudadanos.Los archivos de gestión y centrales son fundamentales para la administración pública y laguarda de los derechos ciudadanos y los archivos históricos conservan la memoria colectivaque es esencial para la identidad de la Nación. Por tales razones a ningún ciudadano y tantomenos a ningún funcionario le pueden ser indiferentes, desde su producción hasta sudisposición final, sea esta la eliminación o la conservación permanente.Por todo lo anterior, invitamos muy especialmente a los funcionarios de la administraciónpública y a los archivistas a consultar entre otras las siguientes disposiciones referenciadasa continuación, para sustentar la elaboración de proyectos y la definición de accionesarchivísticas que hagan de los archivos centros de información útiles para la gestiónadministrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del país.CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIAArtículos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 313LEYESLey 4 de 1913: Obligación de las entidades oficiales con relación a inventarios de los documentos de archivo, acceso a los documentos públicos. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337)Ley 43 de 1913: Provee a la conservación de ciertos documentos oficialesLey 47 de 1920: Protección del patrimonio documental y artístico.Ley 45 de 1923: Conservación de documentos bancarios. (Artículo 99)

2. Ley 40 de 1932: Registro y reformas civiles de las personas (Artículo 29)Ley 14 de 1936: Aprueba tratado internacional sobre protección de patrimonio culturalLey 163 de 1959: Protección del patrimonio culturalLey 39 de 1981: Microfilmación y certificación de archivos (Artículos 1, 2, 3 y 4)Ley 23 de 1981: Regula archivos de las historias clínicas (Artículos 33, 34 y 35)Ley 23 de 1982: Derechos de Autor (Artículo 2)Ley 57 de 1985: Publicidad y acceso a los documentos públicos (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27)Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.Ley 6 de 1992: Reforma Tributaria - Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables (Artículo 74)Ley 31 de 1992: Publicidad, reserva y conservación documentos del Banco de la República. (Artículos 54 y 55)Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación de la Nación.Ley 80de 1993: Estatuto de Contratación Administrativa (Artículos 39 y 55)Ley 44 de 1993: Derechos de autor funcionarios públicos (Artículo 10)Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79)Ley 270 de 1996: Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos Judiciales (Artículo 95)Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13)Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos.Ley 734 de 2002: Código Único Disciplinario (Artículo 34 Num. 1, 5 y 22 Artículo 35 Num. 8, 13 y 21).Ley 795 de 2003: Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 22).Ley 951 de 2005 Por el cual se crea el acta de informe de gestión

3. DECRETOSDecreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorioDecreto 3354 de 1954: Restringe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación de patrimonio histórico, artístico, monumentos.Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas (Artículos 8, 13 al 16)Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos (Artículos 1 a 5)Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria (Artículo 633)Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes (Artículos 31 a 33)Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51)Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96)Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable (Artículos 123 y 134)Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3)Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11)Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la NaciónDecreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; limitar el Uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29)

4. Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos (Artículos 1, 47, 49 y 62)Decreto 1094 de 1996: Facturas ElectrónicasDecreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional

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