SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
REEZUU2 de Septiembre de 2013
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SISTEMA ADMINISTRATIVO
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos
relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines
de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos
relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.
También podemos especificar que es el medio, a través del cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la organización, se concretan en una de múltiples decisiones en los niveles medios inferiores que a través de la conformación de rutinas de trabajo y procesos de comunicación van configurando la actividad administrativa total de la organización.
en la presente analizaremos en forma concreta la
aplicación de ese concepto en las actividades administrativas. Nuestro propósito
será demostrar a través de sucesivas elaboraciones cómo las organizaciones
modernas deben actuar bajo la forma de sistema para lograr el máximo de
eficiencia. Comentaremos por lo tanto, algunas definiciones especializadas.
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos
relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines
de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos
relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así,
el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de
procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo,
procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como
elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En
toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador
que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene
sentido sino dentro de un conjunto.
Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente
socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a
los avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su
remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la
gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y
emplean los mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus
objetivos.
Sistemas Administrativos. BuenasTareas.com. Recuperado 11, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-Administrativos/1136874.html
OBJETIVOS DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO
Es obvio destacar que el problema básico de todo conductor de empresa es el de lograr mantener una operatividad eficiente y eficaz. Este problema, de fácil enunciación pero no de tan sencilla resolución, es común a todas las organizaciones de los países modernos y se ha profundizado como consecuencia dé los procesos de globalización e incremento de la competitividad. Dentro del espectro de variables que integran esta problemática empresaria legales, impositivos, financieros, económicos, productivos, comerciales, a abastecimiento, humanos, administrativos y, en los últimos tiempos, se han agregado a la lista, aspectos que hacen a la adecuada selección de los medios y elementos tecnológicos que hacen posible una conducción empresaria eficiente en sus funciones de planeamiento, operación y control. Las condiciones económicas del mundo actual han impactado sobre la dimensión, configuración y comportamiento de las organizaciones. La aparición delas grandes corporaciones a nivel mundial ha provocado nuevas formas de administración y necesidad de aplicar nuevas técnicas y nuevos mecanismos de comunicación, colocando a la
Informacion
y al
conocimiento
en un lugar de privilegio en el momento de acceder a los elementos básicos de los procesos de decisión. El éxito de una organización se apoya en diversos factores entre los que se destacan
La elección del producto o servicio con el que se opera; su originalidad, innovación, especialización y oportunidad de lanzamiento influyen en su nivelde éxito.
•
El mercado, es decir el conjunto de potenciales clientes o usuarios.
•
La gestión del conocimiento (
knowledge malajemente
); este es un factor quizás de más reciente aplicación pero que junto a los recursos humanos resulta indispensable para sobrevivir en la competitividad.
•
La estructura financiera, o sea disponibilidad de capital o de crédito suficiente.
•
El aporte de la tecnología en los adecuados niveles de actualización
Una conducción profesional capaz de fijar estrategias, formular planes y aplicar y utilizar herramientas de control. Los factores indicados más arriba son determinantes del éxito en un macro nivel. Pero si a ello no se agrega un desarrollo eficiente de las operaciones menores que conforman los
sistemas administrativos
no se alcanzarán los resultados esperados. Las operaciones de detalle, integrantes dé los sistemas administrativos, serán las que permitan coordinar la conjunción de dichos factores, dado que si bien una buena organización administrativa no asegura por sí sola el éxito, la ausencia de ella impedirá la adecuada combinación de los otros factores.2. EL TERMINO “SISTEMA” EN UN SENTIDO AMPLIO. El vocablo
sistema
ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su sentido amplio, los sistemas no constituyen nada nuevo para la Historia del hombre. Es así como desde antiguo de habló y se escribió sobre sistemas filosóficos que a su vez fueron fuente o permitieron el planteamiento de otros sistemas: astronómicos, matemáticos, geográficos, etcétera. En la vida moderna se utiliza la palabra
sistema
en disciplinas muy diversas y su aplicación se ha generalizado enormemente. Oímos hablar (o leemos) sobre el sistema solar, sistemas económicos, políticos, sociales, sobre sistemas de transportes, de comunicación, sistemas contables, sistema circulatorio, sistema respiratorio, etc. Cuando se emplea vulgarmente la palabra
sistema
no siempre su utilización es correcta respecto del concepto al cual se refiere. La generalización del vocablo ha provocado un uso abusivo. En términos generales es frecuente aplicar
sistemas
como un término abreviado que representa. Involucra y suplanta a una frase más larga. Por ejemplo, cuando leemos “sistema económico” puede pretenderse que interpretemos algo así como la referencia a “índices de precios, cifras de empleo, nivel de inversión, etcétera, estrechamente ligados a otros factores dela economía, como nivel de la producción, salario real, etcétera. En otro ordende ideas, tomando conceptos de Robert Chin (Bennis, W. G.; Benne, K. D.;Chin, R.: “
The Utility of System Models and Developmental Models for Practitioners”
en
The Planning of Change
;
Holt, Richart and Winston. Inc. New York, 1961,
págs. 201/214, citado por P. P. Schoderbek en
Management Systems,
J. Wiley & Sons, Inc. New York) los sociólogos industriales pueden mirar a la fábrica como un
sistema social
donde multitud de personas trabajan juntas en un relativo aislamiento respecto del exterior, con intención de analizar qué ocurre respecto de las relaciones e interdependencias entre esaspersonas.Profundizando en el análisis del significado de
sistema
en su sentido amplio, nos encontramos con una gran variedad de conceptos que satisfacen su definición. Así del diccionario Webster extraemos las siguientes definiciones
Una unidad compleja formada por varias partes, a menudo diferentes ,sujetas a un plan común o sirviendo un propósito común.
–
Un agregado o disposición de objetos reunidos en interacción o interdepen-
decía; un conjunto de unidades combinadas en forma natural o artificial pará formar un todo integral, orgánico, organizado; una totalidad que trabaja ordenadamente; una unificación coherente.
–
Un grupo de cuerpos (como el sistema solar) que se mueven juntos en una forma interrelacionada o bajo la influencia de fuerzas o atracciones relativas.
–
Los órganos del cuerpo que cooperan en el desarrollo de alguna de las funciones vitales.
–
Un grupo de objetos naturales relacionados entre sí.
–
Un grupo de dispositivos u objetos artificiales integrados en una red o utilizados en un propósito común.
Por su parte, la Real Academia de la Lengua define a
sistema
como “un conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto” .En 1964 en la Systems Science Conference se propuso y aprobó la siguiente definición de
sistema
:
Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común mediante el manejo y control de materiales, información, energía y hombres.
Del análisis de esta definición surge que todo sistema está caracterizado por sus objetivos, elementos, estructura (o relación tecnológica) y su comportamiento. Una serie de elementos reunidos que formen un conjunto pero sin perseguir un objetivó o propósito común, no constituye un sistema. Al no tener ese objetivo común su comportamiento
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