Sistemas Administrativos

1. DEFINIR CONCEPTO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SU IMPORTANCIA.

Los sistemas administrativos son la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización.

Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.

Los especialistas en sistemas de información describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones así como las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una decisión (buena o mala) A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones o que indican el estado de las variables importantes.

2. ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

A) Estructura Organizacional: Es el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas. En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de toda la organización.

B) Recursos y materiales tecnológicos: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos) donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de datos(teclados, scanners, códigos de barra); elementos de procesamiento de la información (hardware y software); elementos de transmisión de información(redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranet).

C) POLÍTICAS: Constituyen el plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación. Por ejemplo, según la norma internacional ISO9004 la alta dirección de la empresa debe asegurar la existencia de un proceso eficaz y eficiente para comunicar la política de calidad: requisitos, objetivos y logros. Esto contribuirá a mejorar el desempeño de la organización y comprometer a las personas en el logro de los objetivos de calidad.

D) FUNCIONES:

DE PRODUCCIÓN: Estas funciones pertenecen a las esenciales del sistema, las cuales representan su misión específica. Aquellas que se encaminan a la obtención final del producto o servicio son las más elementales; en tanto otras de carácter paralelo, de ayuda (asesoría técnica, tratamiento de la información, traslado de la información, entre otros). Las funciones de producción habitualmente constituyen cadenas de tareas.

DE APOYO: Las funciones de apoyo son las funciones complementarias vitales, las cuales hacen posible el afianzamiento, el progreso y la existencia del sistema. Abarcan el factor humano, la infraestructura, las máquinas, los procedimientos, el reglamento y las tecnologías.

REGULADORAS: Esta funciones son útiles para poder establecer, organizar, dirigir y corregir los dos grupos de funciones explicados anteriormente (funciones de producción y de apoyo). La importancia de las funciones reguladoras se basan en el elemento general del control ya que, aquel comportamiento de un sistema administrativo que no haya sido regulado podrá originar su descomposición.

E) VENTAJAS

- Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

- Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

- Flexibilidad, si bien es aplicado a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.

- El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

- Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos entorno del cual opera.

F) CARCTERÍSTICAS.

• Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

• Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

• Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

• Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

• Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

• Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

• Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

3. SISTEMAS DE NOMINA: A) OBJETIVOS, B) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, C) REQUISITOS: 1- ELEMENTOS DE ENTRADAS: A) CONTROLES DE ASISTENCIA, B) CONTROLES LEGALES, C) CONTRATACION COLECTIVA, D) CONTROLES PATRONALES. 2) ELEMENOS DE SALIDA: A) NOMINA, B) COMPROBANTES DE PAGO DE NOMINAS. C) LISTADOS ADICIONALES. D) REGITROS INDIVIDUAL DEL TRABAJADOR.

Concepto.

Se puede definir como un documento contable con el cual una empresa acredita el pago de las retribuciones salariales a un conjunto de trabajadores por los servicios que éstos le prestan durante un tiempo determinado a dicha empresa o institución.

Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

A) Objetivos.

4. SISTEMA DE CREDITO Y COBRANZA

Se refiere al conjunto de procedimientos que se interrelacionan entre si para poder otorgar un crédito y luego poder cobrarlo.

1) Funciones.

 Aprobación de crédito a clientes determinados en condiciones equitativas;

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