SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

Es el conjunto de actividades, funciones y procedimientos que utiliza la administración de una empresa, para el alcance y desarrollo eficaz de sus objetivos.

Son aquellos sistemas utilizados por las empresas para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la misma.

ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

 Estructura organizacional: Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz. Es el ambiente donde se van a desarrolla los sistemas.

 Recursos materiales y técnicos: Los materiales son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios. Mientras que los técnicos son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos. Se deben tomar en cuenta para elegir a las personas que deberán desarrollarlos.

 Políticas: Es el marco normativo y legal en donde se deben enmarcar todas las actividades y funciones que se ejecuten en una empresa. Para implementar un sistema se debe verificar que su ejecución no viole dicho margen.

 Funciones: Son el conjunto de actividades, cargos y tareas que se deben ejecutar dentro de una empresa, se tiene que ver cuáles son las labores que realiza la misma en el alcance de sus objetivos, para la implementación de los sistemas. Es decir, dependiendo de las actividades que allí se ejecuten de eso dependerá también el sistema que se utilice.

PRINCIPALES SISTEMAS ADMINISTRATIVOS PRESENTES EN UNA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL.

 Sistema de nóminas.

 Sistema de crédito y cobranza.

 Sistema de venta.

 Sistema de caja.

 Sistema de compras.

 Sistema de inventarios.

SISTEMA DE NÓMINAS.

Es el proceso de diseñar, organizar, implementar y controlar un sistema de pago veraz y oportuno de las remuneraciones y compensaciones al personal de la empresa, dando cumplimiento a las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social que establecen las leyes del país.

Un sistema de nóminas, se puede definir como un documento contable con el cual una empresa acredita el pago de las retribuciones salariales a un conjunto de trabajadores por los servicios que éstos le prestan durante un tiempo determinado a dicha empresa o institución.

Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

Según la forma de pago:

 Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

 Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

 Mensual: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

El periodo de pago y la fecha de pago, va a depender directamente de las normas y reglas que existan en la empresa.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NÓMINAS.

 Comprobar que los gastos por remuneraciones al personal correspondan a servicios efectivamente recibidos y se encuentran debidamente clasificados y registrados.

 Comprobar que todas las obligaciones contractuales y legales relativas a remuneraciones y sus deducciones, se hayan registrado y valorado adecuadamente en el periodo correspondiente.

 Existencia de un sistema de información que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones (S.S.0, L.P.H, P.F, INCES).

 Obtener un resumen de los totales de las nóminas clasificadas por periodos de pago.

 Generar reportes y recibos entre otros.

ELEMENTOS DE ENTRADA Y SALIDA DEL SISTEMA DE NOMINA.

ENTRADA, PROCESAMIENTO, SALIDA, RETROALIMENTACIÓN.

Entrada; la entrada es la actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios. Cuando se elaboran cheques de pago, por ejemplo, antes de proceder a su cálculo o impresión debe recolectarse información sobre el número de horas trabajadas por cada empleado.

Procesamiento; supone la conversión o transformación de datos en salidas útiles. Esto puede implicar ejecutar cálculos, realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, y almacenamiento de datos para su uso posterior.

El procesamiento puede llevarse a cabo de manera manual o con la asistencia de computadoras. En el caso de la aplicación en el pago de nómina, el número de horas trabajadas por cada empleado debe convertirse en un pago neto. El procesamiento requerido puede implicar primero que nada multiplicar el número de horas trabajadas por el índice salarial por hora del empleado, con lo que se obtendría la cifra correspondiente al pago bruto.

Salida; implica producir información útil, por lo general en forma de documentos y /o reportes. Entre las salidas pueden contarse los cheques de pago de los empleados, reportes dirigidos a administradores y la información que debe suministrarse a accionistas, bancos, organismos gubernamentales y otros.

Retroalimentación; es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. La presencia de errores o problemas, por ejemplo, podría imponer la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un proceso. Supongamos que, en cuanto al número de horas trabajadas por un empleado, se introdujo en una computadora la cantidad de 400 en vez de 40. Afortunadamente, la mayoría de los sistemas disponen de recursos para comprobar que los datos son congruentes con escalas predeterminadas. La escala del número de horas trabajadas podría ir de o a 100. Es improbable que un empleado trabaje más de 100 horas a la semana. En nuestro ejemplo, el sistema determinaría

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