Simulacion de proceso bibliotecas

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FACULTAD DE INGENIERÍA

INGENIERÍA CIVIL INDUSTRIAL

Servicio de Biblioteca

PATRICIO MACHUCA VALENZUELA

GUILLERMO OLIVA MORALES

SEBASTIAN CANALES LEÓN

PROFESOR: SERGIO ROSALES

SANTIAGO – CHILE

JUNIO, 2017

1. INTRODUCCIÓN

        Las bibliotecas universitarias corresponden a un recinto de carácter agradable y dinámico, al seleccionar el mobiliario es de vital relevancia considerar esta premisa y acondicionar adecuadamente los espacios, de ahí radica la importancia de la biblioteca universitaria para la formación académica, concebido como un espacio informal de aprendizaje donde el estudiante encuentra todas las herramientas que va a manejar a lo largo de su etapa de estudio. Dentro de las diversas herramientas que son de vital importancia para el desarrollo de los alumnos es el “Box de estudio”. El Box de estudio es un espacio cerrado donde diversos alumnos se reúnen como grupo para estudiar en conjunto, resolver guías, hacer tareas, realizar trabajos grupales, seminarios, etc.

        El caso de estudio de este presente trabajo será estudiar el uso de los Box de la Universidad Nacional Andrés Bello, donde hoy en día se está generando un importante impacto en la designación de los tiempos, en la productividad de su uso y principalmente el problema de disponibilidad de las salas de estudio, ya que en temporadas de pruebas “solemnes” y exámenes, la disponibilidad de las salas se ven colapsadas obligando a los alumnos a buscar mesas en los pasillos o simplemente buscar otra alternativa de estudio.

1. OBJETIVOS Y METODOLOGÍA

        En el siguiente trabajo, tiene como objetivo mejorar la disponibilidad de las salas de estudio, con el fin de que el alumno pueda sacar el máximo provecho de la utilización de cada Box. Para lograr esto se propone realizar un análisis cualitativo y cuantitativo previo de la situación actual con la que opera la biblioteca, tomando como datos de estudio el funcionamiento de la entrega de box las, medidas de tiempos de llegadas y salidas de los alumnos y tiempos de utilización de las salas. Posteriormente se realizará una propuesta de mejora para enfrentar estos problemas que enfrenta actualmente la biblioteca, el cual será simulado en el software de modelación SIMIO, donde se analizarán los flujos de los procesos propuesta en la mejora para finalmente analizarla y comprar los resultados obtenidos en al modelación con los datos obtenidos con la actual metodología de funcionamiento. Finalmente a partir del análisis de resultados obtenidos se generaran conclusiones respecto al cumplimiento de los objetivos y las posteriores recomendaciones.

1. DESARROLLO

        En el siguiente punto se desarrollará un análisis cualitativo y cuantitativo del funcionamiento actual de la Biblioteca Unab.

        La biblioteca de la Universidad Nacional Andrés Bello de la Facultad de Ingeniería, se encuentra en el tercer piso de la sede A1 ubicada de Antonio Varas. Actualmente la unidad cuenta con una infraestructura diseñada para 232 personas, las cuales se cuentan con una capacidad de 148 mesas desplegadas a lo largo de los pasillos, y 14 boxes de estudios con capacidad mínima de 3 alumnos y capacidad máxima para 6 alumnos por box.

        El proceso de petición de box de estudio comienza cuando el grupo alumnos se acerca el mesón de recepción con la cédula de identidad de algún representante de dicho grupo, el cual se hará responsable de la petición del box. Al ser entregada la cédula, se verificará en sistema el cual asignará la sala y el horario de entrada y salida contemplada dentro de las 2 horas, al devolver la cédula al estudiante, él junto con su grupo hacen ingreso a la sala de estudio cumpliendo con el tiempo máximo de 2 horas sin derecho a renovación del box debido a su alta demanda, sobre todo en periodos de pruebas “solemnes” y exámenes, donde gran cantidad del alumnado queda sin la posibilidad de poder estudiar para prepararse en estas fechas.

        Como primera instancia de observación, se detecto un cuello de botella en función a la disponibilidad de las salas, ya que en más de una ocasión se encontraron boxes vacios, los cuales según sistema, debían haber alumnos haciendo uso de ellas, mientras que recepción de bibliotecas no se encuentra al tanto de la situación de abandono de las salas de estudio debido a que no posee una herramienta la cual permita llevar un registro de las salidas de los alumnos.

        En segunda instancia dentro de la etapa de desarrollo, es realizar un estudio cuantitativo de datos con el fin de recopilar mayor información que pueda ayudar a comprender el problema de la disponibilidad de los boxes de la biblioteca universitaria. Para esto se decidió tomar distintas muestras de tiempo y uso de estas salas de estudio a partir de la segunda semana del mes de Junio del presente año, la cual contempla una semana importante para el alumnado ya que comienzan a enfrentarse al último periodo de pruebas “solemnes” para culminar su semestre.

        En la siguiente tabla (ver en anexos) muestra los resultados obtenidos del estudio y control de tiempos de llegada y salida de los alumnos quienes hacen uso de los boxes de estudio de la biblioteca  a partir del día lunes 12 de Junio hasta el día  viernes 16 del mismo mes.

        Una vez desarrollada la toma de muestras, se procede a observar el layout de la biblioteca (ver figura) con el fin de comprender desde una perspectiva analítica los procesos que comprenderán el modelo que será desarrollado en la siguiente etapa.  

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Fuente: Biblioteca Unab, Campus Antonio Varas

1. DESARROLLO DE MODELOS Y RESULTADOS

        A partir de los datos obtenidos en el estudio anterior se realizará, a través del software de modelación SIMIO, una simulación la que tiene como objetivo contextualizar la investigación de la hipótesis planteada mediante el diseño del modelo del sistema que actualmente utiliza la biblioteca de la Unab, así de este modo lograr comprender el comportamiento actual que presenta este sistema, para posteriormente evaluar nuevas estrategias y elaborar un nuevo modelo que permita un mejor funcionamiento de los boxes de la biblioteca.

        En la siguiente imagen, muestra el proceso del modelo de la biblioteca desarrollado en SIMIO, donde apoyados del layout, se ingresan los datos obtenidos de las muestras obtenidas en la etapa de desarrollo.

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Fuente: Programa Simio.

        Una vez ingresado los datos obtenidos al sistema, el modelo con el que actualmente funciona la biblioteca de la Unab arrojó los siguientes resultados:

Modelo Actual

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        Fuente: Programa simio.                                                     Elaboración: Propia.

        Posterior al desarrollo del modelo actual, se procede a desarrollar un nuevo modelo a partir de lo estudiado en la etapa de desarrollo y de los resultados obtenidos, donde se encontró que gran parte de los alumnos no sacaban el máximo provecho de las 2 horas que les eran habilitadas para estudiar, ya que cierta cantidad de alumnos ingresaba a realizar pequeños repasos previos a las solemnes, otros desarrollaban algunos ejercicios de guías o simplemente entraban a responder algunas dudas antes de las pruebas, se decidió establecer un nuevo modelo que consiste en establecer dos modos de estudio, donde la mitad de las salas de estudio serán utilizadas para un uso máximo de dos horas para aquellos grupos de alumnos que decidan realizar una jornada larga de estudio o seminarios, mientras que el resto de las salas serán utilizadas con un máximo de una hora para los grupos de alumnos que decidan realizar estudios breves como repasos, resolución de solemnes anteriores o resolver pequeñas dudas previas a las pruebas.

        En la siguiente imagen, muestra los  resultados obtenidos del nuevo modelo propuesto obtenidos en SIMIO.

Modelo Mejorado

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         Fuente: Programa Simio                                             Elaboración: Propia.

1. ANALISIS DE RESULTADOS

        A partir de los resultados obtenidos en los procesos anteriormente simulados, se procede a realizar un análisis de resultados donde se establecerá un estudio comparativo de ambos modelos.

        En la siguiente tabla muestra los resultados obtenidos en el primer modelo, modelo con el que actualmente opera la biblioteca, donde en amarillo están marcadas las muestras que duraron menos de 1 hora en el sistema (24 unidades), las que representan un 43% del total de la muestra, debido a esto se determinó reducir a 1 hora el 50% de los boxes con el objetivo de mejorar la eficiencia del sistema. Dado a que el promedio de desaprovechamiento es de 52,3 minutos por box solicitado, lo que representa un 43% en contraste con el tiempo máximo a provecho (120 minutos), es que se decidió configurar la muestra de la hipótesis a través de la siguiente ecuación: (t1...tn * 43% + 10), los 10 minutos sumados se establecieron considerando hipotéticamente que los estudiantes aprovechan más el tiempo al saber que tienen menos tiempo de disponibilidad. Luego las muestras fueron sometidas a Easy Fit para conocer la distribución optima.

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