TRASLADO DE INFORMACION AL NUEVO EQUIPO

Adquisición de recursos computacionales

13.2 EL PROCESO DE INNOVACION TECNOLOGICA DE RECURSOS

El costo total de los departamentos de informática en las empresas está constituido por varios renglones. Una gran parte de este costo se destina a la adquisición o desarrollo de programas de aplicación que resuelvan problemas funcionales a los usuarios.

Otra parte importante del costo se relaciona con la operación de los sistemas computacionales y con las operaciones diarias, tales como captura almacenamiento y comunicaciones de datos dentro y fuera de la organización.

Otro renglón importante de costos está relacionado directamente con los recursos de hardware y equipo que deben adquirirse para desarrollar y operar los sistemas de información.

Concepto % del presupuesto total

Sueldos y compensaciones 30

Compra o renta de hardware 18

Mantenimiento de hardware 7

Software (licencias, desarrollo y mantenimiento) 9

Comunicaciones (inversión y operación) 7

Papelería y accesorios 5

Viajes 5

Capacitación y entrenamiento 5

Planta física, equipo de oficina y servicios 5

Asesorías externas 4

Teléfono 4

Miembros y suscripciones 1

Total 100%

Aquí se muestra la distribución numérica del presupuesto de informática, de acuerdo con el resultado de un estudio a 89 empresas seleccionadas al azar (el 25% de los costos totales de los dptos. de informática en las empresas se destina a los recursos de hardware <compra, renta y mantenimiento de hardware>).

Normalmente el director o gerente de informática con el apoyo de soporte técnico, operaciones y desarrollo de sistemas de aplicaciones, es quien coordina el proceso del cambio de equipo computacional, además se requiere que el usuario de las diferentes áreas que integran la empresa se involucre durante el proceso de cambio de equipo.

Es importante conocer síntomas que se observan en las organizaciones y que constituyen un detonante del proceso de cambio de equipo, estas causas pueden incluir:

• Problemas del servicio con el proveedor actual

• El equipo computacional es obsoleto

• Saturación y falta de capacidad del equipo computacional

• Necesidad de incorporar nuevos sistemas de aplicación a la organización

• Equivocada decisión durante el proceso de selección del equipo actual

• Existen requerimientos de competitividad que no pueden ser logrados con la tecnología actual

• Existe la necesidad de cambiar la filosofía de operación de los sistemas actuales, tales como cambio de archivos convencionales o bases de datos, cambio de operación batch o operación en línea, o bien cuando se desea emigrar de un ambiente centralizado a un ambiente de redes de microcomputadoras o estaciones de trabajo o viceversa.

13.5 EVALUACION FINANCIER DE LAS PROPUESTAS

Es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de equipo define y evaluación las características y los factores económicos de los equipos que debe considerar la empresa.

ALTERNATIVAS DE ADQUISICION Y FINANCIAMIENTO

Se analizaran las diferentes alternativas de adquisición de equipo computacional que pueden utilizarse con más frecuencias: renta del equipo, compra y arrendamiento financiero.

Renta: proceso por el cual el usuario toma en renta el equipo del proveedor por un periodo definido como obligatorio, al término del cual pueden presentarse las siguientes alternativas.

a) Cancelar el contrato y devolver el equipo al proveedor.

b) Renovar el periodo de renta, en cuyo caso es posible negociar con el proveedor de equipo un descuento sustancial

c) Ejercer la opción de la compra del equipo.

La compra de computadoras tiene algunas ventajas con respecto a la adquisición del equipo. Algunas de estas ventajas son:

• No implica un desembolso inicial de dinero, lo que facilita la operación desde un punto de vista económico.

• El proveedor de equipo computacional es responsable de mantener su correcto funcionamiento.

• No es una opción obligatoria para el usuario en el largo plazo, lo cual permite flexibilidad para modificar la configuración seleccionada.

• Evita la obsolescencia y es mas fácil hacer un cambio de equipo posterior ya que no existe un compromiso a largo plazo con respecto al equipo.

• En la mayoría de los países se otorga una ventaja fiscal, pues el pago mensual de la renta se refleja inmediatamente en el estado de resultados del periodo.

No obstante la renta de computadoras presenta algunas desventajas que requieren considerarse

• La renta es más costosa si el equipo seleccionado se ampliara por un largo periodo.

• Las rentas están sujetas a un incremento por parte del proveedor, ya sea como un incremento real del precio o bien, como consecuencia de devoluciones de la moneda.

Compra: una segunda opción es la compra de equipo computacional, esta opción se generaliza cada vez mas entre los usuarios que adquieren soluciones no propietarias de varios proveedores.

Ventajas:

• Es el método más barato cuando el equipo se requiere por largos periodos.

• No existen incrementos de los pagos y las devoluciones de la moneda no afectan los flujos del negocio.

• Al final del periodo el equipo tiene un valor de recuperación.

Desventajas:

• Es más fácil que el quipo caiga en obsolescencia debido al compromiso a largo plazo que se adquiere con el mismo.

• Si la solución adquirida no es la adecuada, resulta el método mas caro.

• Implica un desembolso considerable de dinero lo ue genera problemas de financiamiento.

• Existen incertidumbres sobre el valor de renta del equipo, y es muy frecuente que caigan en desuso total.

• Requiere contar con una visión a largo plazo del negocio.

• Algunos sistemas fiscales hacen inadecuada la depreciacion.

Arrendamiento financiero: es una alternativa variable para disponer de equipo computacional en la mayoría de los países. En la mayoría de los casos la operación se realiza a través de un tercero (la arrendadora) , la cual paga el equipo al proveedor y retiene la propiedad del equipo hasta que el usuario le liquide cada uno de los pagos, es usual que el usuario pague al proveedor mensualmente el

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