Tablas Retención Documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son una herramienta archivística determinada por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para inspeccionar el ciclo de vida de los documentos en una empresa. También se conocen como el listado de series con sus correspondientes características documentales, originados o recibidos por los elementos administrativos de una entidad o corporación,  en desempeño de sus funciones, a las cuales se les fija el tiempo de persistencia en cada período de archivo.

En lo que confiere a la aplicación de tablas de retención documental en Colombia, al darle aplicabilidad a este tema tan significativo en la legislación colombiana, las TRD, que actualmente nos sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la archivística. Adicionalmente, promueve la ordenación y el fortalecimiento de los archivos, para garantizar así una eficacia de la misión de la organización y la preservación del patrimonio fundamentado.  

No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino también para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura corriente. Empleando la concepción de lo cual define las TRD como una cadena consentida por tipos documentales, a las cuales se determina el tiempo de estabilidad en cada período del ciclo vital de los documentos; indica que nos suministran en principal instancia la dirección de la información y contribuyen a la racionalización.

Dentro de la tabla podemos definir los 3 tipos de archivos según el procedimiento que se quiera, existe  ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO, ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE. La utilización de las tablas permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la  institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central,  e histórico de las entidades; en la entidad Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías y los Entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimientos Públicos, Empresas Social del Estado, Industriales y comerciales  del Estado, Empresas de Economía Mixta,  Entidades descentralizadas indirectas, Unidades administrativas especiales; E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: Comunas y Corregimientos, entre muchos otros incluyendo instituciones legislativas, organismos de control y Órganos de administración de Justicia

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