Diseño Organizacional y Procesos Caso: “La Bellota”

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Curso: Diseño Organizacional y Procesos

Caso: “La Bellota”

Integrantes:

• Luis Alberto Gonzales Pinto
• Carlos Fernandez Davila Torres
• Susana Montes Ayarza
• Ana Rosales Sanchez
• Carolina Rivera Unocc

Inicialmente, se convoca a una junta general de accionistas; y luego de tomar la decisión de aceptar este nuevo reto; se acordó una “inyección” de liquidez por parte de los accionistas para poder solventar los futuros gastos e inversiones que implica asumir este nuevo reto.

Así mismo se aceptó la propuesta por parte de Finanzas y Contabilidad; de solicitar un crédito bancario para dividir riesgos en caso de eventualidades negativas para la empresa,

Desde el directorio se tomó la decisión de apoyar a todas las áreas, aprobando el presupuesto que este nuevo reto implica; como contratación de nuevo personal, capacitaciones, adquisición de maquinarias e implementaciones que se crea conveniente y favorable para el desarrollo de las actividades.

La gerencia general convocó a todo personal de la empresa a un almuerzo de cámara; donde dio a conocer la noticia de que la empresa asumiría un gran reto como parte del crecimiento y desarrollo. Así mismo se dio a conocer que la empresa  entrara en un proceso de reestructuración debido al reto asumido, a la vez se solicita el compromiso total de cada trabajador para cumplir con la encomiable tarea.

Gerencia general se reunió con las 6 áreas de la empresa: Logística, Finanzas, Operaciones, Marketing, RR.HH. y Seguridad. Con la finalidad de transmitir las recomendaciones que desde el directorio se pide y estos a su vez comprometan a sus equipos de trabajo.

Finalmente en coordinación con gerencia general y RR.HH. se decide incentivar a cada equipo de trabajo que logre alcanzar las metas planteadas como parte del cumplimiento de este nuevo reto; ya que se vio necesario plantear metas y así poder tener un criterio de medición del avance de los objetivos.

Para esto se coordinó con Marketing y publicidad adquirir bonos de descuentos en restaurantes y centro de recreación familiar; Contabilidad y finanzas aprobó el presupuesto para otorgar un bono trimestral por el cumplimiento de las metas; el mismo que será repartido después del primer trimestre empezado las actividades.

Logística:

• El área de logística, recibe la propuesta para la adquisición de nuevas maquinarias por parte del área de producción; ya que el desarrollo de nuevas actividades implican grandes números de producción.
• Se solicitará cotizaciones de maquinarias nuevas y de última generación; a nuestros proveedores.
• Presentación a Finanzas de las proformas dadas por nuestros diferentes proveedores.

Finanzas:

• Solicita financiamiento a Bancos locales.
• Los Bancos locales evaluaran a la empresa en cuanto a sus indicadores financieros para saber si somos sujetos de crédito.
• Los bancos locales nos emiten las propuestas con sus tasas de interés, comisiones y gastos.
• Se evalúa en comité de créditos por parte de Contabilidad y Finanzas; según las condiciones dadas por las diferentes entidades bancarias.
• Se optara por aquella entidad bancaria donde ya tenemos historial crediticio; puesto que también se incrementará el número de nuestros trabajadores y por ende el número de pago de haberes; lo cual beneficia a la entidad financiera pues nos brindan el servicio de pago de haberes.
• El desembolso será mediante abono a nuestra cuenta corriente para luego poder realizar la transferencia al exterior (cuenta de nuestro proveedor).
• El cronograma de pagos será enviado a Contabilidad y Finanzas para que aprueben con el banco emisor del crédito; una autorización de cargo en cuenta mensual para el cumplimiento de las cuotas.
• Aprobación de compra, se optara por aquella que generé mayor beneficio tanto económico como de utilidad en la empresa

• Emisión de la orden de compra; por lo que se realizará una transferencia al exterior (banco de destino del proveedor)
• Las maquinarias llegan directo a nuestra empresa, debido a que el contrato establecía que era a todo costo (incluye el flete de envío, desembarco en el puerto y traslado hasta las instalaciones de la empresa; y así mismo capacitación en las instalaciones de la empresa)

Para incrementar la capacidad del proceso de teñidos a 4 veces su capacidad actual; se deberá contratar personal altamente calificado en estas funciones; pues así lograremos cubrir nuestras nuevas expectativas.

Por lo tanto el área de producción emitirá una solicitud de contratación de personal; dirigido a RRHH. En el cual se detalla el perfil de cada postulante.

 Recursos Humanos

• RRHH. Recibe la solicitud del área de Producción para la contratación de personal nuevo y así se emite el perfil de los candidatos como también los requisitos de cada puesto vacante.
• Mediante intranet (sistema interno de comunicación a todo nivel) se enviará las vacantes a cubrir; dado que algunas vacantes serán suplidas por personal interno de la empresa y con esto se promoverá la línea de carrera interna.
• Se realizará una publicación en diarios locales de prestigios como el grupo El Comercio y mediante publicaciones virtuales (sin costo) en la misma página web y redes sociales de la empresa.
• Se fija un plazo de 15 días calendarios para la recepción de CV. Internos y externos.
• RRHH. Seleccionará los CV que hayan cumplido con el perfil y requisitos previamente establecidos para ocupar las vacantes disponibles.
• Se convocaran a entrevistas donde participara RRHH y se contara con un servicio externo para el proceso de pre-selección; brindado por una empresa de prestigio en el rubro: Selección de Talentos.
• Los candidatos que hayan sido previamente seleccionados pasaran un examen psicotécnico y de conocimientos generales.
• Las personas que continúen en el proceso de selección, pasan una entrevista personal con la gerencia del área que solicita las vacantes.
• Ya con los candidatos a cubrir las posiciones se iniciara el proceso de contratación en el caso de los postulantes internos se iniciara una nueva contratación siendo parte de la planilla con contrato permanente.
• Finalmente se solicitará asesoría externa para la capacitación del nuevo personal en el uso de las maquinarias adquiridas; cuya gestión será a cargo de nuestro proveedor de maquinaria (acuerdo realizado en el proceso de compra de maquinaria nueva).

 Sistemas

• Gerencia General tiene la orden de implementar un órgano en la empresa como parte de supervisión por lo que se crea el departamento de sistemas integrados.
• RRHH. Presento el candidato adecuado el cual ya fue evaluado y forma parte del equipo de trabajo; quien a su vez solicito a RRHH. La contratación de personal altamente calificado quienes formaran parte de su propio equipo de trabajo
• Sistemas solicita la adquisición de un software que permitirá el control de calidad y producción; la solicitud va a dirigida a Logística pero con el V°B° de Producción.

Logística

• Se envía solicitud de cotización a nuevos proveedores de sistemas (recomendación del nuevo jefe de sistemas).
• Se recibe la visita de los proveedores; quienes desean conocer la empresa donde se implementará el nuevo software y así calificar su buena implementación, ya el software cuenta con la certificación; ISO 25000 “Calidad del producto Software”.
• Se adquiere el nuevo software el cual tiene como requisitos de compra la capacitación para su implementación.
• El equipo es capacitado para su correcto uso; esto se desarrolla dentro de las instalaciones de la empresa y se llevara a cabo en tan sólo 1 día.

 Recursos Humanos

• Recibirá el detalle del personal a cesar por parte de las áreas de Logística, Finanzas y RRHH
• Procede a evaluar los contratos vigentes.
• Se toma la decisión de que aquellas personas que estén en lista de ser cesados; pero cuyo contrato culminara en los siguientes 2 meses; simplemente no se les renovará en el contrato, y así evitar gastos por incumplimiento en normas y leyes laborales.
• Quienes cuenten con contrato vigente o personal con contrato indefinido, se pasara a negociar su salida, para lo cual se solicita apoyo legal y así no incurrir incumplimientos de los derechos laborales.
• Se procede con el cese de los trabajadores; siendo la conformación de las área de logística, finanzas y RRHH de la siguiente manera:

• Logística: mantendrá su gerencia, y tendrá como subordinados a Compras, Almacén y Distribución.
• Finanzas: mantendrá su gerencia y los subordinados serán: Contabilidad y Tesorería.
• RRHH.: mantendrá su gerencia y conformaran su equipo: Asistencia Social y Salarios.

 Comercial y Marketing

• El área comercial y marketing; solicita nuevos integrantes para la conformación de su equipo de trabajo.
• Se envía a RRHH. La solicitud de contratación con perfil adecuado de postulantes.  

Recursos Humanos

• RRHH. Recluta a los postulantes y luego de la evaluación correspondiente realiza la contratación de personal.
• El área comercial solicita la capacitación inmediata de su equipo de trabajo
• Se busca entidades de prestigio como universidades e institutos especializados.
• Recibimos propuestas y beneficios que se podrán obtener al término de la capacitación
• Aprobación y elección: se toma en cuenta que el IPM (Instituto Peruano de Marketing)  como parte de un convenio con la entidad financiera que brinda el servicio de pago de planillas; otorgará descuentos corporativos para nuestros trabajadores que desean tomar cursos en su institución.
• Se logra un convenio con el IPM para que puedan capacitar al personal dentro de nuestras instalaciones.
• RRHH. y Marketing se reúnen para establecer un temario en función a nuestras necesidades de aprendizaje.
• Se realiza las charlas y capacitaciones dentro de nuestras instalaciones para lo cual Logística provee de servicios de cofee break y almuerzos en nuestra entidad; el cual será brindado por un restaurant del cual se obtuvo un convenio como parte de premiación por logro de objetivos. (hecho que fue anunciado inicialmente por Gerencia general)
• Finalmente se realiza una evaluación cuyo resultado aprobatorio otorgara una certificación.

Luego de todas las evaluaciones y procesos de contratación; el personal en general de la empresa está conformado por 900 trabajadores; de los cuales un grupo fue por ascenso interno y la diferencia por contratación externa.

Gerencia General en coordinación con RRHH. Organiza una ceremonia en el auditorio principal para reconocer el ascenso de personal y así mismo dar la bienvenida en general a los nuevos integrantes de la empresa. Dado el futuro crecimiento es oportuno hablar de la línea de carrera que la empresa ofrece; con lo cual se logra fidelizar a nuestros empleados.

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