Auditoria Administrativa

CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES SOBRE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Concepto: Auditoría administrativa es lo que su nombre implica: Auditoría de la administración, sirve para evaluar la calidad de los administradores o, más precisamente, su habilidad para alcanzar metas específicas y cumplir con las tareas asignadas. Permite detectar las debilidades y deficiencias existentes dentro de la organización y proponer las soluciones pertinentes para superar dichos problemas.

ANTECEDENTES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Antiguamente la auditoría estaba enfocada únicamente a aspectos financieros; se interesaba primordialmente en descubrir fraudes, comprobar el correcto registro de las transacciones y corregir los errores detectados en los registros contables.

Sin embargo el análisis ha cambiado al transcurrir de los años, pues la demanda de inversionistas, accionistas, entidades de gobierno y público en general, consisten en información útil que no se puede encontrar solamente en estados financieros, y que les permite juzgar la calidad de la administración; y con ese propósito, surge la Auditoría Administrativa.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, ya que revela las deficiencias existentes, y a través de ello permite establecer las acciones necesarias para subsanar las mismas. Por lo que se debe fijar un marco para definir objetivos que encaminen las tareas a logros específicos.

Entre los objetivos que se consideran como prioritarios para poder instrumentar la auditoría administrativa de manera consistente, podemos mencionar los siguientes:

DE CONTROL

Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

DE PRODUCTIVIDAD

Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

DE ORGANIZACIÓN

Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

DE SERVICIO

Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes, de esta forma se podrán detectar debilidades que corregir o fortalezas que puedan ser explotadas.

DE CALIDAD

Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzcan bienes y servicios altamente competitivos, que permitan a la organización mantener un alto nivel de participación dentro del mercado al cual pertenezca.

DE CAMBIO

La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización, permitiéndole no solo adaptarse al cambio si no prevenirlo y anticiparlo para lograr ventajas competitivas.

DE APRENDIZAJE

Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

DE TOMA DE DECISIONES

Traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización utilizando la experiencia y el criterio de quien realice las decisiones.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Esta Herramienta puede aplicarse a una función específica, un departamento o grupo de departamentos o a la empresa en su totalidad. La totalidad de la organización incluye los aspectos:

a) Naturaleza Jurídica

b) Criterios de Funcionamiento

c) Estilo de Administración

d) Proceso Administrativo

e) Sector de actividad

f) Ámbito de operación

g) Numero de Empleados

h) Relaciones de Coordinación

i) Desarrollo Tecnológico

j) Sistemas de comunicación e información

k) Nivel de Desempeño

l) Trato a Clientes (Internos y Externos)

m) Entorno

n) Productos y/o Servicios

ñ) Sistemas de calidad

CAMPO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa no se limita a empresas con fines lucrativos o con características mercantiles, si no es aplicable a toda entidad que requiere administración.

Toda aquella entidad que cuente con personal encargado de la supervisión en la realización de todos sus procesos y actividades constituye perfectamente un campo de aplicación para la auditoría administrativa.

BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La realización periódica de auditoría administrativa es de vital importancia en una empresa, ya que los beneficios que de ella se obtienen son bastante significativos para la misma, entre ellos sobresalen los siguientes:

a) Detecta problemas administrativos y las dificultades operativas que se relacionan con ellos, antes de que sucedan, como acontece con la auditoría financiera. Es decir que posee un carácter preventivo.

b) Constituye una herramienta administrativa para auxiliar a la organización en el cumplimiento de los objetivos deseados.

c) El enfoque que brinda la auditoría administrativa a través de la aplicación del cuestionario, es que este se traduce en una apreciación objetiva que se basa en opinión personal y relativa a los hechos.

DIFICULTADES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

a) El tiempo necesario para llevarlas a cabo: se refiere a aquel destinado a asesorar al gerente sobre las deficiencias y debilidades que enfrenta la empresa y que es necesario solucionar.

b) Su costo: el cual debe ser presupuestado, para que la auditoría administrativa sea realizada sin alterar los planes económicos de la empresa y así pueda ser considerada como una inversión.

c) Factor humano: es el problema más importante que se presenta, pues es necesario actuar con mucho cuidado para evitar influir negativamente en el ánimo del gerente y que esto disminuya la productividad de su área de responsabilidad.

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