Auditoria Administrativa

UNIDAD IV PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

4.1 PUNTOS ESENCIALES DE UN BUEN INFORME

El informe deberá estar redactado en buen español y escrito con la suficiente claridad para que no sea entendido en forma equívoca. El auditor tendrá que hacer lo más que pueda para expresar sus ideas con exactitud, concisión y cortesía. La exactitud consiste en que lo que se dice esté basado en una información definida. La concisión implica una exposición precisa de lo que se informa.

La cortesía es el empleo de palabras y expresiones que eviten una innecesaria brusquedad en las alusiones. Habrá que dar atención especial a la expresión, estructura de párrafos y frases y unidad correctas. Deberá tenerse especial cuidado que lo que se dice sea fácilmente comprensible. Una buena redacción presenta ciertas cualidades que no es posible desdeñar: claridad que no deje duda respecto a lo que se pretende decir, precisión que refleje verdad, variedad en la forma de expresarse que mantenga la atención del lector y sobriedad que evite demasiada palabrería. Conviene emplear un vocabulario sencillo, evitando todo término o expresión técnica. Al escribir el informe, deberá cuidarse que los espacios entre líneas sean a doble renglón, con objeto de facilitar la inserción de correcciones. El manuscrito preliminar deberá estar escrito en forma legible para que el revisor y mecanógrafo lo pueda leer sin dificultad. El redactor deberá prestar atención a ortografía, puntuación y aspectos gramaticales en general.

La redacción será en un estilo preciso, descriptivo, sin sensacionalismos, chocarrerías, modismos o frases hechas. El auditor no debe saltar demasiado pronto a conclusiones, sino que debe seleccionar todo informe que pueda ser demostrado y contar con los hechos concisos. Necesita ser veraz y cuidadoso, enfocando las cosas con rigor científico y sin pronunciamientos anticipados o prejuicios personales. Tiene que ser constructivo y positivo. Su informe deberá estar concebido en forma impersonal, utilizando en su redacción la tercera persona gramatical.

4.2 TIPOS DE INFORMES

Los informes de auditoría administrativa se pueden presentar en varias formas. A veces son verbales, en forma de:

─ memorándums

─ cartas

─ cuestionarios

─ rutinarios

─ especiales

─ informales o técnicos

La forma a escoger dependerá de las necesidades particulares de la empresa, teniendo presente a quién se rendirá el informe, quién o quiénes recibirán copias del mismo, la forma, estilo, clase y tamaño del papel a usar.

Por lo general se rendirá por escrito, pero en mayoría de los casos, cuando se trate de aspectos condenciales o de naturaleza controvertible, se rendirá primero en forma verbal.

Hay auditores. Que prefieren hasta sus recomendaciones o sugerencias al principio de informe. Algunos se extienden en la descripción de las comprobaciones hechas y en la forma en que cada renglón o método ,fue investigado. Algunos piensan que es conveniente comentar favorablemente las prácticas que encontraron enteramente satisfactorias. Hay otros que subrayan de manera especial, la forma en que se están realizando las funciones de la empresa. El informe comprenderá documentos tales como la gráfica de organización de la compañía, gráficas de flujo o corriente, informes de operaciones, programas de trabajo muestras de formas y registros, etcétera.

Por ejemplo, se describirán primero, en detalle, los diferentes aspectos del sistema de control de la producción y actividades conexas y, más adelante,

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