Auditoria Adminsitriva

ETAPA 2

INSTRUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estiman más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la selección de instrumentos de medición que se emplearan, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible el examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.

TECNICAS DE RECOLECCION

1. Investigación documental

2. Observación Directa

3. Acceso a redes de información

4. Entrevista

5. Cuestionarios

6. Cedulas

1) INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que pueda aportar elementos de juicio a los auditores. De las siguientes fuentes documentales básicas, se pide:

Definir cada tipo de documento y describir o ejemplificar la información que en ella se encontró o encontraría en el caso que no cuente con la información real.

a) INFORMACIÓN NORMATIVA

Acta Constitutiva: Un acta constitutiva es el documento necesario y obligatorio para la formación legal de una organización o sociedad, que debe estar redactada y contener datos fundamentales según algunos parámetros comunes, valor de las acciones, número de acciones, numero de accionistas, porcentaje de participación y consejo de administración. Debidamente firmada por quienes serán integrantes de la sociedad. (definición.mx)

Reglamento interno: Cuerpo de normas de orden técnico y administrativo necesarias para la buena marcha de la empresa relacionada con: Higiene, Primeros Auxilios, Seguridad en las Labores (monografías)

Normas nacionales o internacionales: Normas que se establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente, así como garantizar el repuesto en caso de ser necesario, garantizar la calidad del servicio educativo, la seguridad de funcionamiento y trabajar con responsabilidad. (wikipedia)

Decretos y acuerdos: Decreto es la decisión de una autoridad sobre la materia en que tiene competencia (el acuerdo 279 de la ley general de educación) (Definicion.de)

Acuerdo es un convenio entre dos o más partes o una resolución premeditada de una o más personas. (Definicion.de)

b) INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Manuales administrativos: Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas, ejemplo manual de procedimientos. (asset-o)

Sistemas de información y certificación: sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo, ejemplo el SISE (Wikipedia)

Sistema de certificación es un documento que indica que un producto, servicio o proceso cumple con los estándares (ehowenespanol)

Plantilla de personal: Es el documento en donde se suscribe todos los puestos que conforman a la organización, las áreas donde están asignados y su condición laboral en donde se encuentran. (Monografías)

Proyectos estratégicos: Los proyectos estratégicos están diseñados para cumplir uno o varios objetivos a largo plazo y están relacionados con la misión de la institución. (pyme.lavoztx)

Inventario de mobiliario y equipo: registro documental con orden y precisión de los bienes y demás cosas en una entidad (activos fijos). (Wikipedia)

Indicadores Financieros: Es una relación entre cifras extractadas de los estados financieros y otros informes contables de una empresa con el propósito de reflejar en forma objetiva el comportamiento de la misma, ejemplos indicadores de rentabilidad, endeudamiento, actividad y liquidez. (Wikipedia)

Indicadores de Gestión: aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización, indicadores de productividad medidos en número, cantidad o personas. (Definición.de)

c) INFORMACIÓN DEL MERCADO

Productos y/o servicios: Educativos.

Áreas: Básica, media y superior

Población: niños, jóvenes y adultos.

Ingresos: ingresos de clase media.

Factores limitantes: Amplia competencia de instituciones particulares con menor precio.

Comportamiento de la demanda: Demanda baja en los servicios educativos superiores.

Comportamiento de la oferta: Alta oferta en servicios educativos superiores por parte de la competencia.

d) INFORMACIÓN DE LA UBICACIÓN GEOGRAFICA

Localización: Orizaba y Córdoba

Características de la zona: Urbana en la periferia de la ciudad

Cercanía del mercado (clientes y proveedores): Ningún problema porque los proveedores son los docentes y los clientes son de la misma zona.

Distancias y costos de transporte (Compra o Venta): 1 hora de distancia entre los clientes y proveedores para llegar a la institución y costos elevados de pasajes, peaje y gasolina.

e) INFORMACIÓN DE ESTUDIOS FINANCIEROS

Recursos Financieros para inversión: se solicitara a la secretaria administrativa.

Evaluación financiera: se solicitaran informes a la secretaria de fianzas que permitan evaluar los resultados.

Creación de Valor: dentro de la mejora continua el cambio es fundamental para generar valor y se buscara identificar acciones que midan la satisfacción y logros en cada área.

f) INFORMACIÓN DE LA SITUACIÓN ECONOMICA

Situación de la economía nacional: Desaceleración económica

Situación de la economía regional: Baja tasa de desempleo, ingresos bajos.

Aspectos sociales: Violencia y Delincuencia.

Situación demográfica: Baja.

g) INFORMACÍON DEL COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR

Cultura: Conservadora, se basa en preceptos religiosos y morales.

Estratos sociales o nivel socioeconómico a quien se atiende: Clase media

Características de la familia: Profesionistas y pequeña

Ciclo de vida del consumidor: 6 y 3 años para básica, 3 años para media y 4 para superior.

De las técnicas siguientes (2 a 6) Señalar en qué casos las aplicará, es decir cuando las utilizaría y qué tipo de información obtendría de cada una de ellas. A continuación se anexa una definición de cada una de ellas

2) OBSERVACÍON DIRECTA

Este recurso puede ser empleado por los auditores para revisar áreas físicamente en donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante.

En que áreas o departamentos las aplicaría y qué tipo de información obtendría:

Observación de clases: verificar las estrategias de enseñanza y cumplimiento del programa.

Servicio al cliente en todas las áreas: verificar los protocolos de atención y tiempos.

3) ACCESO A REDES DE INFORMACIÓN

Redes, intranet, extranet, etc. Para detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo.

En que áreas o departamentos las aplicaría y qué tipo de información obtendría:

Intranet: SISE

Redes: Competencia

4) ENTREVISTA

Reunirse con una o varias personas orientándose a obtener información operativa, completa y precisa, percibir actitudes y obtener comentarios.

En que áreas o departamentos las aplicaría y qué tipo de información obtendría:

En cualquier área y se busca obtener la impresión, comentario, queja o satisfacción en las funciones que realiza.

5) CUESTIONARIOS

SE utiliza para obtener información deseada en forma homogénea por medio de preguntas escritas predefinidas, secuenciadas y separadas por temática, con el propósito de que se muestren las interrelaciones entre las diferentes áreas.

En qué áreas o departamentos las aplicaría y qué tipo de información obtendría:

Encuestas y se aplicarían en cualquier problema a identificar.

6) CEDULAS

Formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación de datos para su revisión y análisis.

En qué áreas o departamentos las aplicaría y qué tipo de información obtendría:

Se utilizaran en el proceso de la auditoria administrativa para recaudar información que permita agrupar, calcular, revisar y analizar los datos de cada departamento de la institución.

MEDICIÓN

Se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo. Para la primera

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