Carta Salvaguarda

XXXX XXX, 200X

Señores

Contraloría General de la República

Atn. Dr. Nombre del Contralor Delegado

Nombre de la Contraloría Delegada

[Dirección de la CGR]

En relación con su proceso auditoria de los estados contables de Nombre del Sujeto de Control al 31 de diciembre de 20X1 y 20X2 y los correspondientes Estado de actividad financiera, económica y social, para los años terminados en esas fechas, efectuado con el propósito de expresar una opinión en cuanto a si los estados contables presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera, los resultados de las operaciones, de la Entidad de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación, confirmamos a nuestro leal saber y entender, a la fecha de esta carta, las siguientes manifestaciones expresadas a ustedes durante el desarrollo de su examen:

1. Somos responsables por la adecuada presentación en los estados contables de la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en la situación financiera y los flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. También somos responsables por la oportuna preparación y presentación de los reportes de cuenta a la Contraloría General de la República.

2. Nosotros confirmamos que:

a) Entendemos que el término “fraude” incluye tanto errores resultantes de estados contables fraudulentos como errores resultantes de la malversación de los activos. Los errores resultantes de estados contables fraudulentos hacen referencia a errores u omisiones en montos o revelaciones en los estados contables efectuados a sabiendas para engañar a los usuarios de los mismos. Los errores resultantes de la malversación de los activos, incluyen el hurto de activos de la Entidad, frecuentemente acompañado por documentos o registros falsos o engañosos para encubrir el hecho de que los activos se han perdido o se han pignorado o comprometido sin la autorización apropiada.

b) Somos responsables de la implementación y operación de los sistemas de contabilidad y de control interno diseñados para prevenir y detectar el fraude y error.

c) Hemos revelado a usted lo que sabemos de la ocurrencia de fraudes o sospechas de fraude que puedan involucrar a (i) La administración; (ii) Los empleados que desempeñan funciones importantes en el control interno u (iii) Otras personas, y que podrían tener un efecto importante sobre los estados contables.

d) Hemos revelado a usted lo que sabemos de alegatos de fraude, o sospecha de fraude, que afectan a los estados contables, y que nos han sido comunicados por los empleados, ex–empleados, analistas financieros, reguladores u otros.

e) Hemos revelado a usted los resultados de nuestra evaluación del riesgo de que los estados financieros pueden contener errores importantes como resultado de fraude.

f) Somos responsables de establecer y mantener un sistema de control interno efectivo sobre el reporte de información financiera.

3. Hemos puesto a su disposición:

Todos los registros contables y su correspondiente documentación de soporte.

Todas las actas de Asamblea de Accionistas, Junta Directiva y Comités de Gerencia, o resúmenes de reuniones para las cuales las minutas no han sido preparadas.

4. No tenemos comunicaciones de Entidades reguladoras o Entidades financieras referentes a incumplimientos con o deficiencias en las prácticas de reporte de información financiera, que pudieran tener efecto importante sobre los estados contables.

5. No hay transacciones significativas que no hayan sido apropiadamente registradas en los libros de contabilidad o que no se hayan revelado en los estados contables.

6. No tenemos conocimiento acerca de:

a) Irregularidades que comprometan a la gerencia o a los empleados que desempeñan funciones importantes dentro del sistema de control interno contable.

b) Irregularidades que comprometan a otros empleados que pudieran tener un efecto importante sobre los estados contables.

7. La Entidad no tiene planes ni intenciones que pudieran afectar en forma significativa el valor o clasificación de sus activos y pasivos.

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