El sistema de costos de calidad

El sistema de costos de calidad

Un sistema de costos de calidad es una técnica contable y una herramienta administrativa que proporciona a la alta dirección los datos que le permiten identificar, clasificar, cuantificar monetariamente y jerarquizar las erogaciones de la empresa, a fin de medir en términos económicos las áreas de oportunidad y el impacto monetario de los avances del programa de mejora que está implementando la organización para optimizar los esfuerzos por lograr mejores niveles de calidad, costo y/o servicio que incrementan su competitividad y afirmen la permanencia de la misma en el mercado.

Características de un sistema de costos de calidad

Las principales características de un sistema de costos de calidad son las siguientes:

• Resume en un sólo documento todos los costos de la organización y los expresa en unidades monetarias.

Con el fin de facilitar a la alta dirección el actuar sobre los que tienen más impacto económico. En otras palabras, permite que la alta dirección conozca y evalúe los beneficios que se obtienen de un proceso de mejora en base no a la reducción de errores, sino a la reducción de los costos.

Si la alta dirección está enfocada en la obtención de utilidades que en la permanencia del negocio en el mercado, dará más valor a un informe de calidad basado en la disminución de los costos que a otro basado en la disminución de las fallas.

Cada sistema de costos de calidad se implementa de acuerdo a las características del producto que se fabrica o del servicio principal que se presta, a la complejidad del proceso de fabricación o de la prestación del servicio principal, al uso que el cliente hace del producto o del servicio principal y al avance alcanzado por la empresa en el proceso de mejora de la calidad.

• El sistema de costos de calidad no puede por sí mismo reducir los costos y/o mejorar la calidad.

Es sólo una herramienta que permite a la alta dirección conocer la magnitud del problema de los costos, determinar con precisión las áreas de oportunidad y evaluar monetariamente los resultados de los esfuerzos en la mejora continua de la calidad.

• En un sistema de costos de calidad es más importante la coherencia que la exactitud.

Un sistema de costos de calidad es un indicador aproximado de las magnitudes y de las tendencias de los costos.

Su principal finalidad es el presentar a la alta dirección las áreas de oportunidad más impactantes en términos económicos a fin de que actúe sobre ellas lo antes posible.

El retrasar la información hasta tener datos exactos de los costos es un error que puede resultar muy costoso e incluso una de las causas que pueden terminar con la implementación de cualquier sistema de costos de calidad.

Hasta un 10% de variabilidad en la exactitud de los datos es aceptable, siempre y cuando haya coherencia en los mismos y se incluyan las actividades y los costos más impactantes.

• La difusión del reporte de los costos de calidad es estrictamente interna y limitada a unos cuantos puestos de la organización, generalmente de la alta dirección.

Dado que, al igual que el estado de resultados y el balance general, el reporte de los costos de calidad contiene datos confidenciales sobre la empresa, es conveniente limitar su difusión a aquellas personas que pueden aprobar o negociar acciones sistematizadas de corrección o de mejora.

Clasificación de los costos de calidad de acuerdo al motivo que los origina

En cuanto al motivo que los origina, las erogaciones de un sistema de costos de calidad se clasifican en:

• Costos de calidad

Son los gastos generados por asegurar que los productos, los servicios, los procesos y los sistemas cumplan con los requerimientos, éstos a su vez se subdividen en:

Costos de prevención

Son aquellos importes erogados para prevenir y evitar el incumplimiento de los requerimientos de cualquier producto, servicio, proceso y/o sistema de la empresa.

La mejor forma de invertir el dinero en una empresa es canalizando las inversiones hacia los costos por prevención, ya que su uso adecuado llevará a la disminución de las otras clases de costos.

Desde el punto de vista financiero, no son realmente un costo, si no una inversión; una inversión para evitar costos futuros.

Costos por evaluación

Son las erogaciones generadas por la inspección de los productos, los servicios, los procesos y/o sistemas

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