INVESTIGACION OPERATIVAA

REPRESENTACIONES CASTILLOS S.A. [pic 1]

PS1.1- INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION         

INTRODUCCIÓN.

El objetivo de esta actividad es determinar la necesidad del Plan de Sistemas de Información en la organización         y llevar acabo la aplicación del mismo, con el apoyo de los altos gerentes y de los jefes de las diferentes áreas.

Como resultado se obtiene la descripción del Plan de Sistemas de Información, indicando  los objetivos y las metas que se quieren logran a largo plazo con la implementación de este sistema de información, al igual que mostrara los beneficios que proporcionará, su funcionamiento. Además se identifican los factores críticos de éxito y los máximos responsables.

PS1 1.: Análisis de la Necesidad del PSI

Representaciones Castillos S.A. se dedica al rubro de compra, venta, distribución y almacenamiento de productos farmacéuticos de calidad.

Actualmente cuentan con un deficiente sistema de información el cuál no cumple con las necesidades de la empresa  en la mayoría de sus diferentes  áreas , especial brindando una información errónea sobre el tema de control de inventario provocando retraso al realizar los inventarios al final de cada mes. Igualmente la información acerca de los costos e ingresos, debido a que la contabilidad realizada quincenalmente  no cuadra con cada una de las sucursales, provocando pérdidas de tiempo así mismo pérdidas de material.

PS1.2: Identificación del alcance del PSI

Los objetivos principales será la implementación de un sistema de  información que nos ayuden en todas las necesidades que anteriormente se describieron teniendo como  objetivo estratégico la mejora de los sistemas de contabilidad tanto de bienes y de efectivo.

Las áreas  y procesos afectados por el Plan de sistemas de Información sean los siguientes:

1. ADMINISTRACIÓN
2. COMPRAS Y ALMACEN
3. CALIDAD
4. INFORMATICA

Objetivos Estratégicos relacionados: El plan Estratégico de la organización que impulsa este PSI:

1. Excelencia administrativa y operacional.
2. Enfocar una mejor atención al cliente.
3. Calidad en los productos.
4. Entregas en tiempo oportuno.
5. Crecimiento y rentabilidad.

Factores Críticos de Éxito: Los factores críticos que se considera fundamentales para el correcto desarrollo del Plan.

1. Apoyo de los gerentes de las distintas áreas.
2. Colaboración por parte del personal encargado de operar este SI.
3. Capacitación constante al personal encargado.
4. Mantenimiento adecuado al software.

PS1.3.: Determinación de Responsables

Considerando todos los procesos afectados, se nombra responsable de cada área que coordine el trabajo a realizar en cada departamento con los Directos del PSI.

Dentro de los principales  responsables de que este sistema de información se lleve a cabo son todos los gerentes del área de logística y los supervisores que son los que contabilizan lo envíos y las entregas; previa aprobación del gerente general y gerente de finanzas.

1. Director del Plan de Sistemas de Información :  Gerente
2. Representantes de las áreas afectadas:

• ÁREA N° 1: ADMINISTRACIÓN (DIRECTOR)
• ÁREA N° 2:COMPRAS Y ALMACEN(JEFE DE LOGISTICA)
• ÁREA N° 3:CALIDAD(RESPONSABLE DEL CONTROL)
• ÁREA N° 4:INFORMATICA (ANALISISTA DE SISTEMAS)

PS1.2- DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI

PS1.2.1.: Especificación del ámbito y alcance

ÁMBITOS Y OBJETIVOS

ÁREA N° 1: ADMINISTRACIÓN

• Proceso de Contabilidad: Esta área se encarga de contabilizar todos los costos e ingresos de todos los departamentos de la empresa, pero actualmente el sistema de información en el cual se introducen todos los datos esta teniendo deficiencias es su funcionamiento y por ende envía datos erróneos.

OBJETIVO: Modernización y mejor almacenamiento de datos, evitando que se distorsione la información.

• Proceso de Facturación: La secretaria encargada de imprimir y realizar las facturas, cuenta con problemas a realizar dicha operación a causa que el sistema proporciona datos distorcionados  y esto ocasiona retrasos.

OBJETIVO: Modernización en el proceso de facturación, realizarlo de manera más óptima y rápida.

ÁREA N°2: COMPRA Y ALMACÉN

Proceso de compra y almacenado: El jefe de logística introduce los pedidos a los sistemas de datos, los volúmenes de las ventas afectan el desempeño del sistema alterando de gran manera los datos, debido a que tiene poca capacidad.

OBJETIVO: Aumentar la capacidad con la implementación de este nuevo sistema, así  podrán tener datos mas precisos sin importar el volumen de ventas.

ÁREA N° 3: CALIDAD

Proceso de inspección: Debido a que los datos eran erróneos todas las diferentes sucursales tenían información inadecuada con respecto al pedido original, malogrando la calidad a la hora de la entrega así mismo proporciona malestar e incomodidad  por parte de sus clientes.

OBJETIVO: Gestión informatizada del Sistema de Gestión de la Calidad implantado en la organización según el referencial ¡SO 9001:2000.

ÁREA N° 4: INFORMÁTICA

Proceso de mantenimiento de sistema: El sistema actual que se esta operando en la empresa durante todo el ultimo trimestre estaba suscitando diferentes problemas tanto en el almacenamiento como en la información que trasmite; por esta razón se mantenía que un constante costo de mantenimiento del sistema.

OBJETIVO: Evitar costos indebidos de mantenimiento.

PS1.2.1.: Organización del PSI

Los participantes en el Plan de Sistemas de Información serán los siguientes:

1.  Jefe del Proyecto del PSI:              
   

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