METODOS PARA LLEVAR A CABO UNA CIRCULARIZACION

METODOS PARA LLEVAR A CABO UNA CIRCULARIZACION

Existen diversos métodos para llevar a cabo una circularización de saldos, los cuales responden a las necesidades de información del auditor o bien a las circunstancias en que este realiza su trabajo.

Desde la planeación, el auditor debe tomar en cuenta las condiciones en que efectuará la auditoria, así como los objetivos que la misma pretende alcanzar y definir el método de confirmación que debe ser utilizado.

Entre los métodos de circularización que frecuentemente se aplican, están los siguientes:

 Confirmación Positiva

 Confirmación Negativa

 Estado de Cuenta Periódicos

2.1. CONFIRMACION POSITIVA

El método de circularización por medio de confirmaciones positivas, es comúnmente utilizado por el auditor independiente debido a que él mismo trata de satisfacerse sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas por cobrar.

Este método consiste en enviar la solicitud requiriendo respuesta al saldo confirmado, se esté o no, de acuerdo con el mismo.

2.1.1. VENTAJAS

 Permite al auditor conocer el número de respuestas que han sido obtenidas del total de las confirmaciones enviadas, independientemente si en la respuesta consignada en cada una de ellas se indica estar o no de acuerdo, con el saldo confirmado.

 El auditor, puede enviar una segunda solicitud de confirmación por los saldos no confirmados, a modo de obtener la mayor información posible de terceros.

 Identifica los porcentajes confirmados, conformes o no conformes y sin respuesta.

2.1.2. DESVENTAJAS

 Debido a que se solicita confirmación del saldo, se este o no de acuerdo con el mismo, es más prolongado el tiempo en obtener las respuestas ya que por lo general la empresa o persona confirmada le da mayor importancia a la misma; cuando el saldo que se le requiere confirme, no es igual al registrado en su contabilidad.

 Mayor tiempo de trabajo en la tabulación de los datos, separando las respuestas que indican estar de acuerdo con el saldo confirmado; de las que no lo están.

Estas respuestas deberán ser tabuladas y evaluadas individualmente, para que al final se llegue a obtener la cobertura en porcentajes y valores absolutos de los resultados del proceso de confirmación.

2.2. CONFIRMACION NEGATIVA

Por medio de este método se envía la solicitud de confirmación con la instrucción que se devuelta al auditor únicamente, si no esta de acuerdo con el saldo confirmado. Por lo general, este tipo de Confirmación es utilizado cuando la cartera de las empresas esta formada por un universo muy grande de clientes y todos por montos menores.

2.2.1. VENTAJAS

 Permite identificar problemas o situaciones irregulares con rapidez, en vista de que los esfuerzos del auditor van dirigidos únicamente, a aquellos casos en que la respuesta a la confirmación indica discrepancia entre los registros de la empresa auditada y la confirmación.

 Por lo general se reciben las respuestas inmediatamente ya que la empresa o persona confirmada, se esmera por aclarar cualquier diferencia entre sus registros y los de la empresa auditada.

 Facilita el manejo de la información, pues reduce substancialmente las respuestas obtenidas.

2.2.2. DESVENTAJAS

 No es recomendable técnicamente para un auditor independiente cuyo objetivo principal es el de opinar sobre la razonabilidad de las cifras de los Estados Financieros, pues seria una limitación al alcance de su trabajo, debido a que no se sabe con certeza si las respuestas no fueron recibidas; porque no existían diferencias entre el saldo confirmado y los registros contables de la persona o empresa confirmada o si la causa se debió a que las confirmaciones no fueron atendidas o bien no llegaron a su destino.

 Es importante tabular el resultado de la circularización, según los tipos de respuesta obtenidas y determinar el alcance que se logro del total de los saldos confirmados.

2.3. ESTADOS DE CUENTA PERIODICOS

Al igual que la confirmación negativa, por lo general los estados de cuenta periódicos son utilizados por los auditores internos para verificar el registro correcto de las principales operaciones con proveedores y clientes de una empresa y poder identificar discrepancia u observaciones sobre cargos y créditos efectuados a cuenta en forma oportuna.

En el caso que un auditor externo no consiga respuesta a su confirmación de saldos con rapidez, puede utilizar la ultima respuesta del estado de cuenta de la persona o empresa que no pudo confirmar, la cual podrá sustentar en forma provisional o definitiva, sus papeles de trabajo siempre que se justifique la causa por la que no obtuvo respuesta a su confirmación y que las circunstancias así lo permitan. De este modo los estados de cuentas periódicos, pueden servir como procedimiento alterno de auditoria.

Además de los métodos de confirmación positiva y negativa, existen una subdivisión, según la forma en que las mismas se realicen; siendo estas:

 Confirmación en Forma Directa

 Confirmación en Forma Indirecta

2.4. CONFIRMACION EN FORMA DIRECTA

Una circularizacion, se realiza en forma directa cuando la solicitud de confirmación, se incluye el saldo que debe ser confirmado a una fecha determinada; sea en moneda nacional o extranjera. La ventaja de este tipo de circularizacion es que facilita la respuesta al proporcionar un monto que debe ser confirmado como correcto o no, por la empresa o persona a quien se envía la confirmación, generalmente es utilizada para confirmar Cuentas por Cobrar.

2.5. CONFIRMACION EN FORMA INDIRECTA

Cuando la solicitud de confirmación no incluye el saldo o monto circularizado, se trata de una confirmación en forma indirecta. La inconveniencia de este tipo de cirucularización consiste, en que tiende a crear renuencia en la respuesta ya que la persona o empresa confirmada puede responder una cantidad diferente a la que muestran los registros de la empresa auditada y por lo consiguiente traer consigo ajustes; generalmente es utilizada para confirmar Cuentas por Pagar.

FACTORES A CONSIDERAR, PARA ESTABLECER EL TIPO DE CIRCULARIZACION A ENVIAR

Durante la fase de planeación del trabajo de auditoria, el auditor debe contemplar ciertos aspectos

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