SEMANA TERCERA

SOLUCION ACTIVIDAD SEMANA 3

PRESENTADO POR: ADRIANA MAYERLY CAICEDO GÁFARO – APRENDIZ AVA

3.1. Actividades de Reflexión inicial

“Acuerdo 060 por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficialicen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas”.

Es importante que todos los procesos que se realicen para la administración de las comunicaciones o la recepción de correspondencia se haga basándose en modelos que permitan gestionar de manera centralizada y normalizada el servicio de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales internas o externas en desarrollo de las funciones.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

El principal objetivo es permitir un manejo de documentos logrando regular los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la conservación y el suministren las pautas necesarias para la gestión de la documentación producida y recibida por la oficina de archivo en el desarrollo de sus funciones.

Las Unidades de Correspondencia Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.

Todas las comunicaciones externas e internas que se reciban y que se generen en las dependencias u oficinas, deben quedar radicadas y registradas en el Sistema de Gestión Documental de la entidad y entregadas para su control y distribución en la Ventanilla Única del Área de Correspondencia. Los términos de vencimiento empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Los documentos se reciben, se radican adecuadamente, se distribuyen adecuadamente según sea la comunicación interna o externa.

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

La generación de una comunicación oficial interna, se puede producir en respuesta a otra comunicación oficial interna recibida y como un trámite institucional que se requiera con otra dependencia o servidor público al interior de la entidad

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

Es responsabilidad del encargado verificar que los documentos que le entrega el centro de recepción y radicación de comunicaciones para su reparto están relacionados en la planilla de control

Las comunicaciones oficiales internas deben ser entregadas por los centros de recepción y distribución

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