Visión y alcance de proyectos

Visión y alcance de proyectos

Este documento es una muy buena oportunidad para que los usuarios finales y el equipo de trabajo discutan el proyecto a fin de entender los alcances y la forma en que será atacado el problema. Lo que se busca aquí es eliminar los malos entendidos y que ambas partes compartan la misma visión y el mismo alcance del proyecto.

Al finalizar la presente etapa, se debe firmar un documento que contenga:

Visión y alcance: hasta dónde se comprometen a llegar con este proyecto y cuál será la forma de trabajo para lograrlo.

Estado actual: un punto muy importante que tienes que tomar en cuenta dentro de esta etapa, es cómo están las cosas.

Objetivos del diseño: aquí se definen con precisión los compromisos, que como líder del proyecto, estas tomando para solucionar el problema original.

Equipo de trabajo involucrado: todos, el personal de las áreas parte del proyecto o como participante en alguna de las etapas, deberán firmar de conformidad.

8.2 Cronogramas

Los cronogramas son representaciones gráficas de las actividades definidas para un proyecto (kronos: tiempo). Generalmente el nombre del responsable de la actividad y los elementos involucrados se muestran.

El propósito de los cronogramas es mantener un control en actividades, su secuencia, sus actividades predecesoras y subsecuentes.

Para elaborar un cronograma es necesario tomar en cuenta los siguientes elementos:

•Tareas que integran el proyecto

•Secuencia de tareas

•Esfuerzo y duración estimada por tarea

•Responsable por tarea

El cronograma resulta ser una estimación de las fechas y resultados. Al crear este cronograma debes de considerar las fechas con el tiempo suficiente para completar la tarea, así como para enfrentar posibles problemas.

Existen muchos programas que permiten realizar este tipo de documentos:

MS Project tiene uno de los generadores de cronogramas más importantes y completos del mercado, sin embargo existe software de distribución libre que realizan las funciones básicas. Una hoja de cálculo puede realizar también las funciones básicas.

Plantillas de MS Excel.

8.3 CPM

Critical Path Method (CMP) es un modelo también conocido como de ruta crítica. Este modelo se basa en que existe una compensación entre el tiempo que se tarda en completar una actividad y el costo de los recursos que se le asignan.

Es decir, para que una actividad se concrete con el costo mínimo ¿Qué tiempos se le deben destinar? Con este modelo se pretende elegir de manera correcta el tiempo de duración de cada actividad y alcanzar los tiempos especificados con un costo mínimo.

En este caso también se deberá elaborar una lista de actividades, tiempo y el diagrama de red para el proyecto. Algunos datos que se requieren, para los paquetes que calculan este modelo son:

•Tiempo normal: es el tiempo máximo requerido para cada actividad.

•Costo normal: el costo requerido para lograr el tiempo normal.

•Tiempo de compresión: el tiempo mínimo de la actividad.

•Costo de compresión: el costo requerido para lograr el tiempo de compresión.

•Compresión: es el proceso de reducir un tiempo de una actividad.

Gráfica de Visio.

La principal debilidad de este modelo es que podría haber muchas rutas que condujeran al nodo deseado. Es decir, que podrían haber demasiados caminos para completar esa actividad.

Hay seis pasos para usar PERT y CPM:

•Detallar el proyecto y todas sus actividades o tareas significativas.

•Definir las interrelaciones entre actividades; qué actividades deben preceder a otras.

•Dibujar la red conectando todas las actividades.

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