Administración De Inventarios

Gestión de inventarios para hacer su negocio más rentable: “un enfoque gerencial para la administración de inventarios”

1. Introducción

Al revisar la historia de numerosas compañías exitosas en diversos mercados, es común encontrar que ante temas como la globalización, mercados agresivos, crecientes competidores y otras oportunidades y amenazas del mercado, han tenido que enfrentar revoluciones logísticas. Es decir, en muchos casos la logística surgió como una necesidad ante aumentos en la complejidad en la forma en que se llega al consumidor final. Así mismo la administración de inventarios surge como una necesidad ante el desbalance temporal que existe entre la oferta y la demanda y al igual que una buena gestión logística, una adecuada gestión de inventarios puede ser el elemento diferenciador para alcanzar el éxito en términos de rentabilidad y operación de su compañía.

2. ¿Qué son los inventarios?

A pesar de ser los inventarios un concepto que en el ambiente de logística y producción se use tan comúnmente, y de hecho se dé su definición por sentada, es interesante ver las diferentes formas de entender este concepto entre diferentes compañías, y de hecho entre las distintas partes en una misma empresa. Más aun, se encuentran compañías en donde no se logra conciliar una administración de inventarios efectiva por el simple hecho de que los diferentes entes lo conceptualizan de maneras disímiles.

Entre las respuestas que puede encontrar en su organización están: “Es lo que está en la bodega”, ”es lo que no se ha vendido”, “es el problema más grande que tengo”, “es un activo liquido”1, “Es lo que la gerencia quisiera disminuir”, en fin. Un ejercicio que sugiero haga al finalizar la lectura de este artículo es plantearse esta pregunta y así mismo planteársela a los miembros de su equipo de trabajo. Es muy probable que se sorprenda.

En general no creo que haya una sola respuesta correcta de qué es el inventario, pero la que considero más adecuada es la siguiente: es el conjunto de productos que se almacenan con el fin de satisfacer demanda futura. En el argot de la logística se suelen diferenciar varios tipos de inventario, entre los que están: de materia prima, de material de empaque de producto en proceso, de producto en tránsito y de producto terminado.

En este punto la pregunta que vale la pena plantearse es ¿Por qué tener inventarios? (valdría también la pena hacer esta pregunta a los miembros de su equipo), con respecto a este punto existen varias razones de las cuales mencionaré las principales:

1. Economías de escala: En muchos casos los sistemas productivos generan reducción en el costo unitario de producción al aumentar las unidades

producidas, esto por la distribución sobre mayor número de unidades de los costos fijos.2

2. Existencia de tiempos positivos y representativos de suministro (Lead Time)

3. Aleatoriedades: En los sistemas de distribución y suministro las compañías se enfrentan a varias fuentes de variabilidad.

• Demanda

• Lead Times

• Oferta mano de obra

• Costo de capital

4. Especulación: Ante mercados de alta incertidumbre puede ser conveniente proveerse de inventarios sujeto a un aumento importante en los precios del producto en cuestión.Estacionalidad de la demanda: cuando se sabe que existe un incremento estacional de la demanda se puede recurrir a inventarios en periodos anteriores para nivelar las cargas de trabajo.

5. Para ocultar ciertas ineficiencias del sistema de suministro: Los altos inventarios tienen el efecto de las mareas altas al ocultar problemas o ineficiencias de la operación.

Todo lo anterior conlleva una definición funcional implícita del inventario con la que me siento más cómodo: “el inventario es el producto almacenado con el fin de administrar la variabilidad y los desfases temporales entre la oferta y la demanda”

3. Roles y metas en el problema de inventario:

Antes de intentar resolver los problemas de inventario de su compañía es importante entender la dinámica organizacional y las motivaciones con respecto a los inventarios.

En primera instancia comprendamos el enfoque del área financiera; los inventarios suelen ser uno de los activos más grandes de la compañía y teniendo en cuenta que el valor generado por una empresa no está dado por el nivel de activos si no de hecho en la capacidad de rotarlos lo más rápidamente posible, luego la motivación del área financiera será en general la de disminuir el nivel de los inventarios3.

Veamos ahora el enfoque de producción; este varía según los indicadores con que se mida esta área. Si los indicadores fueran costo unitario promedio, utilización de los equipos, o nivel de cumplimiento, producción estará motivada a empujar el producto, lo que conlleva a una política de incremento en los niveles de inventario. De otro lado si se mide por niveles de obsolescencia, cumplimiento de planes de producción o sobreocupación de los centros de distribución y bodegas, el área estaría motivada a políticas reduccionistas de inventarios.

Finalmente, pensemos en el área comercial; típicamente estarán motivados a maximizar el nivel de cumplimiento y servicio dado que son el área que tiene mayor nivel de cercanía con los clientes y serán los que reciban las quejas ante eventuales incumplimientos. De otro lado en muchos casos los comerciales piden aumento de inventario para tener disponibilidad de producto y así poder cerrar algunas ventas.

Como se puede observar, cada uno de estos enfoques tiene una visión local del problema de inventarios lo que, en cada caso, llevaría a la compañía a óptimos parciales; en el caso de una política reduccionista de inventarios se sacrificaría el nivel de servicio y en caso de una política de altos inventarios se incurriría en altos niveles de costo de administración de estos. Luego, es labor del área de logística cumplir funciones de director de orquesta en cuanto a inventarios se refiere y encontrar las políticas adecuadas de inventarios y justificar ante unos porque no se pueden bajar los niveles de inventario y ante los otros porque no se pueden subir.

4. Control vs. administración de inventarios

En el ambiente de la logística es común encontrar dos conceptos que se mezclan y de hecho en ocasiones se confunden, y son estos

la administración y el control de inventarios.

El control de inventarios se refiere a la parte operacional de los inventarios, es decir, todas aquellas prácticas que se tienen en cuenta a la hora de almacenar el producto. Entre otras

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