Comunicación Efectiva Empresarial

La comunicación es el proceso a través del cual se transmite información. Tradicionalmente se entendía como comunicación “el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”. Partiendo de esta definición la comunicación a nivel general para poder ser trasmitida de forma eficaz y eficiente necesita ser clara y concisa, ser transmitida de forma objetiva e imparcial.

La comunicación en las organizaciones juega un papel de gran importancia; sin embargo, al no ser efectiva y no contar con métodos eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos como: malos entendidos, notificación inadecuada de las prioridades, órdenes confusas; todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo.

Hoy en día, es fundamental que los ejecutivos sepan expresar, comprender, vender y presentar sus ideas tanto a jefes como a compañeros y clientes.

El primer obstáculo, en orden de importancia, es precisamente no reconocer que existen obstáculos.

Las personas comúnmente creen que comunicarse es tan fácil y natural como hablar y oír, cuando en realidad la comunicación es compleja y representa un reto manejarla eficientemente.

Veamos algunos aspectos de la complejidad en la comunicación:

* Lo “verdadero” no es lo que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor.

* El resultado de la comunicación se mide por el efecto en el receptor (no por las intenciones del emisor).

* La responsabilidad de la comunicación efectiva es tanto del emisor como del receptor.

* Cuanto mayor es la identificación del receptor con el emisor tanto mayor será su “voluntad de absorber” el mensaje emitido.

Principales barreras en la comunicación:

* Creemos que lo que comunicamos es tan claro para los demás como lo es para nosotros.

* Creemos que todos damos el mismo significado a las palabras.

* Creemos que la manera en que percibimos las situaciones es igual a como la perciben los demás.

* Creemos que estamos en lo correcto y los demás están equivocados.

* Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas, por supuesto la nuestra.

A estas barreras se suman algunas distorsiones en la comunicación como:

1. Generalización. Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola experiencia.

2. Eliminación. Omisión de información.

3. Distorsión. Transformación de la realidad percibida en una representación interna y que se asegura es la única opción verdadera.

¿Qué se puede hacer para enfrentar y superar estos obstáculos en la comunicación?

La formación grupal, el coaching y la retroalimentación personalizada pueden constituir un buen programa de intervenciones. Y, por supuesto, la práctica personal; de hecho, la buena noticia al término de esta nota, es que todos podemos ser buenos comunicadores si existe interés y entrenamiento. Todos podemos precisar y clarificar el lenguaje, prevenir la confusión, comprender el verdadero significado de las palabras y conectar el lenguaje con la experiencia.

El impacto organizacional de una inadecuada comunicación llega principalmente a la productividad, seguido de la confusión grupal y esfuerzos duplicados al no comprender metas, instrucciones, objetivos y/o prioridades.

Un elemento fundamental para la comunicación eficaz es la escucha activa.

La escucha activa es el principio más importante y difícil de todo el proceso comunicativo: saber escuchar. Existe la creencia errónea de que se escucha de forma automática, pero escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar.

Una escucha activa debe dirigirse al que habla, sin tratar de interceptar el mensaje con nuestros propios deseos y valoraciones o prejuicios. El oír nos hace simplemente percibir vibraciones de sonido, identificar palabras que nos son comunes y brindar una respuesta superflua. El escuchar nos refiere no solo a observar y atender lo que la persona está expresando directamente, sino también el sentido que subyace a sus palabras y comportamientos.

Qué implica una escucha activa y efectiva:

- Ser empático (anímica y físicamente)

- Formular preguntas: Es necesario no quedarnos con dudas respecto a la información que nos ofrecen.

- Resumir (parafrasear)

- Adecuada posición corporal y contacto visual: Ayudan a que se vea la importancia que le damos a la información transmitida.

- Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del otro)

- Evitar interrumpir

- No hablar demasiado

Otro gran obstáculo consiste en olvidar que un 90% de la comunicación depende de aspectos no-verbales y por lo tanto, el no cuidar este canal determinante de la comunicación es uno de los más frecuentes errores que se cometen.

Es decir, se cuida el aspecto verbal descuidando el no verbal. Esto implica una incongruencia entre lo verbal y lo no verbal que sugiere en el oyente una actitud doble o insegura presente en el hablante.

Aspectos a cuidar en la comunicación no-verbal.

- Tono de la voz

- Postura e imagen

- Gestos

- Expresión del rostro y cabeza

- Mirada

- Contacto y distancia física

Dentro de las empresas debe existir un tipo de comunicación lateral-diagonal, donde se formen equipos inter funcionales para la solución de problemas, que incluyen a personal de diferentes departamentos, se ha convertido en un enfoque cada vez más necesario para tratar con problemas que atraviesan las líneas organizacionales. Para que la comunicación sea efectiva y asertiva dentro y fuera de la empresa, se debe tener en claro que se necesita ser empático, paciente, tener la destreza necesaria para saber manejar las situaciones que se les presenta.

CLAVES PARA UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA

Tu mensaje tiene que ser:

1. Claro.

2. Conciso.

3. Concreto.

4. Correcto.

5. Coherente.

6. Educado.

7. Creativo.

Ahora hablaremos más a fondo sobre la comunicación eficaz aplicándola en las empresas:

PERCEPCION DE LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS:

En la comunicación empresarial, la percepción que tengan los receptores (públicos) es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de retro comunicación que originara. Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la organización, los que tienen que conocer todos los empleados desde los niveles altos de la estructura organizacional (alta gerencia) hasta los empleados

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