El Ensayo plan de gestión de proyectos y áreas de conocimientos aplicables

ENSAYO  

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTOS  Y  ÁREAS DE CONOCIMIENTO APLICABLES

Esp. PIA ESMERALDA VALENCIA BEJARANO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER- UDES

PROGRAMA MAESTRÍA EN GESTION DE LA INFORMÁTICA EDUCATIVA

SANTIAGO DE CALI

2015

ENSAYO

 PLAN DE GESTIÓN  Y  ÁREAS DE CONOCIMIENTO APLICABLES

Esp. PIA ESMERALDA VALENCIA BEJARANO

Módulo Gerencia  de Proyecto de Tecnologia.  Profesor: Javier Rene Cajicá Gamboa.

UNIVERSIDAD DE SANTANDER- UDES

PROGRAMA MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA

SANTIAGO DE CALI

2015

ENSAYO PLAN DE GESTIÓN  Y  ÁREAS DE CONOCIMIENTO APLICABLES

     Una empresa o institución educativa necesitan establecer unas directrices para que sus fines tengan los resultados esperados se necesitan realizar un proyecto como una manera de solucionar sus necesidades teniendo en cuenta unos parámetros como tiempo, costo, recursos y calidad. Un aspecto muy importante en un proyecto es que se puedan involucrar todas las personas posibles que lo evalúen  en forma permanente para hacer posible la eficiencia del mismo. (…) coloca a la gestión de proyectos en el marco del ciclo de la mejora continua, al cual se le agregan los procesos de inicio y de cierre. En este marco se detallan nueve áreas del conocimiento aplicables en los proyectos: gestión de la integración, del alcance, del tiempo, del costo, de la calidad, de los recursos humanos, de las comunicaciones, de los riesgos y de las adquisiciones. Las nueve áreas del conocimiento deben tratarse con el nivel de profundidad que exige cada proyecto, pero, conceptualmente, deben considerarse siempre con un método estructurado como el descripto en este documento, para potenciar la probabilidad de éxito. Gabriel Romano y Enrique Yacuzzi, 2011, p.3

      ¿Qué importancia tiene  involucrar en los proyectos educativos las diversas gestiones tales como: integración, alcance, tiempo y costos?

Los proyectos se ven limitados por una triple restricción que se compone de tiempo, costo y alcance. El tiempo en un proyecto representa su duración; el costo, el valor económico que se debe erogar por los recursos necesarios; y, el alcance, representa su objetivo final.

• Gestión de la  integración. Su importancia y aplicación en proyectos educativos trae implícito tener que tomar decisiones acerca de dónde concentrar recursos y esfuerzos, anticipando inconvenientes o manejándolos cuando aparecen. También implica priorizar objetivos concurrentes y diferentes alternativas. Una de las funciones del acta de constitución es documentar los motivos que dieron origen al proyecto. En el acta de constitución deben intentar reflejarse los siguientes aspectos:

• Requisitos de los interesados, aquí desde un enfoque educativo podemos decir, que lo más importante es mirar el perfil de los que van a participar en el proyecto y su nivel de compromiso con él mismo.
• Necesidades del negocio, en  el contexto educativo es mirar la caracterización, la pertinencia y la necesidad del mismo para su realización y el fortalecimiento de la I.E.

• Propósito o justificación del proyecto, un proyecto que no justifique su realización, su presupuesto y su propósito no tiene un sustento teórico y práctico.

• Gerente de proyecto asignado y su nivel de autoridad, aunque está muy de moda el trabajo colaborativo, el que haya un líder o responsable del proyecto es importante porque ayuda a direccionar y hacer cumplir cada una de las metas propuestas y a tomar decisiones en un momento dado cuando las cosas no este saliendo como se planearon.

• Todo proyecto llamase educativo, administrativo, estatales, empresariales, etc. Deben contener entre otros,  estos aspectos:- Resumen de hitos, -Influencia de los interesados.-Participación de la estructura funcional,-Supuestos- Restricciones,-Presupuesto resumido. Un buen gerente de proyecto deberá mantener en su mente un enfoque integrador siempre que ejecute, controle o cierre un proyecto, y evalúe el impacto de cada acción sobre el todo.
• Gestión de alcance. Su importancia y aplicación en proyectos educativos consiste que  para definir adecuadamente el alcance, los proyectos implican compromisos que comienzan a ser evidentes después de una lectura del objetivo general, como punto inicial  un proyecto debe estar sujeto a restricciones endógenas y exógenas estas esta relacionado con las características del contexto y las endógenas son las condiciones internas de los elementos conceptuales y estructurales del proyecto, el primer paso es la recopilación de requisitos de los distintos interesados en el proyecto. Un interesado es cualquier docente, directivo o administrativo, y en casos especiales una organización que apoye el proyecto y que puede influenciar positiva o negativamente los resultados de un proyecto. Los requerimientos son las necesidades documentadas y cuantificadas de los principales interesados del proyecto. Su gestión incluye la definición y gestión de las expectativas de los beneficiarios  del mismo. También debe ser verificado; esto implica la aceptación formal por parte de los interesados, para la concreción del alcance del proyecto y sus entregables.

• Gestión del tiempo. Su importancia y aplicación en proyectos educativos. Para la gestión del tiempo es necesario realizar estimaciones, y es por esto que se debe ahondar en el proceso y descomponer cada paquete de trabajo en las actividades que lo componen. Con las actividades definidas, secuenciadas y sus recursos y duraciones estimadas, se estará en condiciones de construir el cronograma del proyecto. Esto implica un proceso para determinar las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto dentro  del marco educativo hay unos tiempos de ejecución ya que hay que contar con el cronograma institucional, que está delimitado a 10-11meses o a no ser tiempos mas largos.
• Gestión de costos. Aspecto muy importante en el ámbito educativo, porque un proyecto sin presupuesto tiende a fracasar, hay que tener claro su costo y las fuentes donde se va  a financiar el mismo. La administración financiera de proyectos incluye los procesos necesarios para planificar, estimar y controlar los costos, a fin de que el proyecto pueda ser concluido con el presupuesto acordado. Se enfoca en el costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto y en el impacto de las decisiones tomadas en el costo de uso, mantenimiento y soporte de su producto final. En este punto se deben definir aspectos tales como: nivel de precisión de estimaciones, unidades de medida, reglas de medición para valor ganado, formatos de reporte y descripciones de procesos. (…) El control de costos se realizará en base a la comparación entre el costo del avance del proyecto comparado contra el presupuestado para el mismo nivel de avance. “Implica monitorear la situación del proyecto con el fin de mantener el presupuesto actualizado y gestionar cualquier cambio que pudiera ocurrir” y es parte del control integrado de cambios del proyecto; uno de sus objetivos es que no se sobrepase el límite de financiación. Los desvíos detectados deben ser analizados y comunicados, si corresponde. Gabriel Romano y Enrique Yacuzzi, 2011, p.18

     A manera de conclusión podemos decir  que en la actualidad se busca aumentar las probabilidades para que un proyecto tenga los resultados esperados y esto se logra aplicando ciertos aspectos como conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas  de los involucrados que permitan lograr los objetivos en un tiempo delimitado desde sus inicios hasta el fin. Por lo tanto hay que involucrar al menos cuatro áreas de conocimiento; gestión de integración, gestión de alcance, gestión de tiempo y gestión de costos.

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