El oficio.ELEMENTOS DE UN OFICIO

El Oficio

El oficio es el documento que se emplea para el tratamiento de asuntos, como comisiones, nombramientos, notificaciones, solicitudes, aclaraciones, etc., dentro de las dependencias gubernamentales. El oficio se utiliza también para el trámite o la solución de asuntos relacionados entre intereses de un particular y los de la administración pública.

De manera similar a la carta, a través del oficio se puede establecer la comunicación no sólo entre personas, sino también entre departamentos. Es un documento cuya característica primordial es la sobriedad del estilo. Su objetivo no es agradar, sino informar de hechos, regularizar una situación, agilizar un trámite, etc.

ELEMENTOS DE UN OFICIO.

1. Membrete: Se consigna el nombre de la dependencia que emite el oficio, se integra el escudo nacional o la de la dependencia.
2. Identificación del oficio: Nombre de la oficina administrativa que gira el oficio y número de oficio.
3. Asunto: Es la síntesis del contenido. Es indispensable que el destinatario se entere rápidamente del contenido.
4. Fecha.
5. Identificación del destinatario.

• Nombre
• Cargo Oficial
• Domicilio de la dependencia ( en el caso de tratarse de un oficio externo)
• Presente (Expresión de apelación)

1. Texto

Consta de:

• Antecedentes del asunto: Cuando el oficio es respuesta a otro, se inicia con la “referencia”, es decir, número y fecha de expediente, para que el destinatario pueda identificar el asunto.
• Cuerpo o desarrollo: Es la parte esencial de contenido, donde es expone con claridad y precisión el asunto objeto del oficio.
• Fin o conclusión: son las frases finales donde se alude al acuerdo, solicitud u orden expresados con anterioridad, y que indican, ya sea un reconocimiento hacia el destinatario o el deseo de una resolución favorable del asunto planteado.

1. Frase de Cortesía: A t e n t a m e n t e
2. Lema: Es la frase que emplean las instituciones públicas y privadas para expresar sus ideales o filosofía. Se escribe entre comillas.
3. Antefirma: Se anota el nombre completo de quien suscribe el oficio, y en el siguiente renglón, el puesto que desempeña.
4. Firma: Es la rúbrica del responsable del oficio
5. Anexos: Se le da el mismo tratamiento que en la carta comercial.
6. c.c.p: En los oficios es muy frecuente incluir la relación de los nombres de las personas a quienes se les manda copia del documento. Después de la abreviatura se escribe el nombre del destinatario y el cargo que desempeña.

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