Hacer presentaciones orales y escritas

Hacer presentaciones orales y escritas.

OBJETIVOS DE DESARROLLO:

• HACER PRESENTACIONES ORALES IMPACTANTES Y COMPROMETIDAS.
• ESCRIBIR CLARAMENTE Y PERSUASIVAMENTE.
• RESPONDE APROPIADAMENTE A PREGUNTAS Y DESAFÍOS.

Hacer presentaciones orales y escritas

Los directores deben dominar los elementos básicos de la comunicación pública y ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a diferentes situaciones (Barrett, 1977; Mambert, 1976; Peoples, 1988; Sanford y Yeager, 1963; Wilcox, 1967). Es posible que se dirija a muchos públicos diferentes a través de comunicación oral y por escrito. Desafortunadamente, los nuevos directores a menudo carecen de estas habilidades. Según una encuesta de reclutadores de negocios, las mayores deficiencias en los graduados universitarios fueron la falta de buena comunicación oral y habilidades de redacción (Endicott Report, 1992). Teniendo en cuenta que las habilidades para hablar y escribir son fundamentales para una buena administración y muchos empleados nuevos también son relativamente débiles en estas áreas, debemos dirigir nuestra atención a cómo los gerentes pueden mejorar estas dos habilidades críticas.

Elementos esenciales de presentaciones efectivas

¿Cómo puede una persona satisfacer todas las demandas de comunicación que enfrenta un buen director? Hay cinco pasos básicos para hacer presentaciones efectivas: los etiquetaremos como las Cinco S de una presentación efectiva. Estas cinco S son secuenciales en el sentido de que cada paso se basa en los pasos anteriores. La buena comunicación depende en gran medida de una adecuada previsión y preparación. Los primeros tres pasos incluyen la preparación, el cuarto y quinto se centran en la presentación hablada o escrita. La preparación adecuada es la piedra angular de la comunicación efectiva (Collins y Devanna, 1990; Gelles-Cole, 1985; Wells, 1989).

1. Elabore una estrategia específica para el auditorio y la ocasión. Esta es la fase en la que desarrolla sus propósitos en relación con la audiencia y la situación.
2. Desarrolla una estructura clara. Este paso traduce su amplia estrategia en contenido específico.
3. Apoya tus ideas con ejemplos, ilustraciones y otro material adaptado a tu audiencia. Esto reforzará tus ideas.
4. Prepara tu material para crear un estilo de presentación que mejore tus ideas. La forma en que presentas tus ideas suele ser tan importante como lo que presentas.
5. Complementa tu presentación con respuestas confiables e informadas a preguntas y desafíos. Tu desempeño en una discusión o intercambio de notas espontánea y fluida debería ser tan impresionante como informativa.

1. FORMULAR UNA ESTRATEGIA ESPECÍFICA

Identifique su propósito

Antes de reunir información o escribir respuestas debe aclarar su propósito general para hablar o escribir. ¿Está tratando de motivar, informar, persuadir, demostrar o enseñar? Su propósito general es comunicar si está proporcionando información, demostrando una técnica o desarrollando un informe. Cuando su propósito es informar, está preocupado con la transmisión y retención de ideas y hechos. Por otro lado, si está motivando a los trabajadores para lograr una mayor producción, convenciendo a los demás de adoptar sus ideas o de estimular el orgullo en la compañía, su propósito general es persuadir. La persuasión requiere el uso de un lenguaje motivador, argumentos convincentes y adaptación al auditorio. Su propósito general puede afectar la forma en que estructura su mensaje y cómo complementa sus ideas y su estilo de presentación. Ese es el por qué es importante identificar en primer lugar su propósito general. Una vez que ha identificado su propósito general debe ser más fácil determinar su propósito específico.  

Puede descubrir su propósito específico al preguntar: “¿Qué es lo que el auditorio quiere saber?” o “¿Qué comportamientos o actitudes quiero que mi auditorio adopte?” Su respuesta puede ser: “Quiero que mi auditorio aprenda los seis pasos de nuestro nuevo procedimiento de contabilidad” o “Quiero que empleen más tiempo con los clientes”. Cada uno de éstos es un propósito específico. Determina cómo adaptará el resto de su preparación para el auditorio y las demandas de la situación.

Adapte el mensaje al auditorio (audiencia) específico

El éxito de su comunicación depende en parte del entendimiento y receptividad de su auditorio. La clave para desarrollar un mensaje apropiado para el auditorio es entender su conocimiento sobre el tema, la actitud hacia su mensaje y las expectativas de su presentación. Si ya saben lo que usted está tratando de enseñarles, se aburrirán y quizá se vuelvan hostiles. Comience con lo que ellos ya saben, luego extiéndase sobre eso. Si está enseñando un nuevo procedimiento contable, comience con el que su auditorio utiliza actualmente y luego agregue pasos nuevos. Recuerde que los auditorios retienen mucha más información si el material se relaciona con algo que ya saben, replanteado y repetido, reforzado con ayudas visuales y con un límite de tres a cinco ideas nuevas. Un auditorio motivado retiene más, así que al inicio de su mensaje explique cómo pueden utilizar la información.  

Las actitudes del auditorio hacia su mensaje también son muy importantes de considerar. Los receptores hostiles no aprenden con tanta disposición como los receptores ansiosos. Si su auditorio es hostil, comience por fijar metas realistas. Si trata de hacer demasiado, puede disparar un efecto de boomerang en el que éste se vuelva aún más hostil. Enfatice las bases comunes al compartir valores similares o metas paralelas. Por ejemplo, puede señalar que el incremento de utilidades es bueno para todos en la empresa o que todos tienen participación para mejorar las condiciones de la planta.  

Satisfaga las demandas de la situación.  

Las expectativas de los receptores acerca de su presentación también son importantes. La situación con frecuencia determina expectativas, como el nivel de formalidad. Algunas situaciones claramente demandan presentaciones más formales. Si se espera que usted se dirija a un consejo directivo, debe prepararse con cuidado. Por otro lado, si se le piden comentarios en el momento, no es apropiado ni práctico un discurso preparado. En este caso es permisible presentar más comentarios espontáneos. La comunicación escrita también incluye ciertas expectativas. Las invitaciones a un día de campo de la compañía pueden ser publicadas en los tableros de boletines, pero las invitaciones a una junta del consejo directivo son enviadas en forma individual. Algunas situaciones son engañosas. Por ejemplo, la televisión a menudo parece informal; sin embargo, debe pensar con detenimiento sus comentarios. Los banquetes y las ceremonias pueden alentar una atmósfera informal y amistosa, pero no se deje engañar. Estos no son los mismos entornos como eventos de uno a uno o de pequeños grupos.  

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