La Carta

LA CARTA

Del latín charta, una carta es un papel que porta un mensaje escrito y que, por lo general, suele introducirse dentro de un sobre para proteger su contenido.

La persona que envía la carta se conoce como remitente o emisor, mientras que quien la recibe se denomina destinatario o receptor. Lo habitual es incluir los datos y la dirección postal del destinatario en el anverso del sobre, mientras que la información del remitente aparece en el reverso. De este modo, el servicio del correo postal puede identificar y entregar las cartas con mayor facilidad.

Varias son las partes que debe tener todo documento de este tipo para considerarse como tal. Así, por ejemplo, tiene que contar con un encabezado, con una serie de datos básicos (fecha, lugar, nombre y dirección); un saludo, la correspondiente exposición del asunto sobre el que trata la carta, la despedida y finalmente la firma de la persona que redacta y envía dicha misiva.

Entre las diversas clases de cartas existentes (personales, formales, comerciales…)

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías y las comunicaciones digitales, la noción de carta se amplió para incluir a los correos electrónicos y a otros tipos de comunicaciones. La esencia, de todas formas, es la misma: enviar un mensaje a otro destinatario, aunque en este caso es posible incluir contenidos multimedia (videos, audios, etc.).

• Tipos de Carta

Cartas Comerciales: Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.

Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.

Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, etc.

Cartas de Relaciones públicas: Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones.

1. Cartas de agradecimiento. Se trata de las que se expresa un sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayuda u hospitalidad, buen trato etc.

2. Cartas de felicitación. Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, y para quedar bien con los clientes, directivos, etc.

3. Cartas de presentación. Aquí las recomendaciones las damos nosotros en referencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en día este tipo de cartas están perdiendo cada vez más valor, y en pocas ocasiones se solicitan.

4. Cartas de invitación. Dejando el sistema de llamar por teléfono a una larga lista de invitados, se usa de forma muy habitual la redacción de un modelo de carta adaptada a un grupo de personas.

Cartas Varias: En este tipo están las cartas de recomendación, informes, memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.

Cartas de recomendación: Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las personas más cercanas, ya sean compañeros de trabajo o la persona contratante del anterior empleo. Siempre son útiles porque expresan los detalles que el nuevo contratado no se atreve a preguntar o necesita de semanas de experiencia para constatarlos.

Carta Electrónica: Con la llegada de Internet y de las nuevas tecnologías, e-mail, sms, entre otros... Está claro que estamos dejando de lado la antigua tradición de enviar cartas, así como su correcta redacción, o las tradicionales cartas escritas a mano. A pesar de todo ello, la esencia de una carta, que siempre reside en su contenido y en la forma de expresarse, sigue siendo, y seguirá siendo la parte más importante del documento, que nunca podrá ser sustituida por un ordenador.

• Estructura de La Carta

La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector.

Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:

1. Inicio.

2. Cuerpo de la carta.

3. Cierre

Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente.

1.- El inicio de las cartas

Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y estilo.

Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir de fórmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo.

El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales.

Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:

1.- La fecha

En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no existe una norma al respecto.

Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los escritos.

A continuación damos algunas indicaciones:

• Los meses se escriben en minúscula.

• Los años se escriben sin punto.

• Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra índole, debemos hacerlo todo con letra.

• Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del año (20 de marzo de 2001).

• No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por considerarse una fórmula anticuada (Madrid, 18 de julio de 2000 en lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000).

2.- El saludo o encabezamiento

El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario y del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y comenzar la carta directamente.

Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de redactar los encabezamientos:

• Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr. Gómez, Estimada Sra. Gómez).

• Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos; Estimados usuarios).

• Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres. Nuestros).

• Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino (Estimado/a Sr./Sra.).

A continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos

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