NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LOS TRÁMITES DOCUMENTARIOS

I. PRESENTACIÓN

El presente trabajo tiene como finalidad describir las características generales de las normas y procedimientos en los trámites documentarios, con el objetivo de realizar de manera más efectiva los procesos de producción, tramitación y archivo de documentos dentro de un “área administrativa” de la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniería.

Nuestro trabajo está dividido en tres capítulos que explicarán de manera detallada los procesos mencionados anteriormente y su aplicación en la FIIS.

El primer capítulo da a conocer el marco teórico del tema a desarrollar; además, explica la aplicación de estos conceptos en la “FIIS”.

En el segundo capítulo, exponemos nuestras propuestas de mejora, después de realizar un análisis del proceso de trámite documentario en la FIIS.

Por último, en el tercer capítulo mencionamos algunas conclusiones del trabajo elaborado y recomendaciones que puedan optimizar el proceso de documentación.

II. DESARROLLO DEL ÁREA APLICADO A LA FIIS

El trámite documentario es un proceso muy importante dentro de cualquier organización, ya que permite organizar y controlar la documentación producida y transferida de la organización. Este capítulo se divide en dos partes fundamentales: Marco teórico y Aplicación a la FIIS.

1. MARCO TEÓRICO

Base Conceptual

Comprende el conjunto de procesos destinados a interrelacionar a las organizaciones con el medio ambiente; a las acciones tomadas para canalizar la documentación recibida y emitida, mantener información del estado de atención de estos documentos y preservar la documentación que constituya el archivo de la organización.

Se puede decir que el funcionamiento del Trámite Documentario es un indicador de la eficiencia y productividad del trabajo de la organización, convirtiéndose por tanto en difusor de su imagen.

Dentro de las actuales tendencias de mejoramiento de procesos, el trámite documentario es el ente que reúne a todos los inputs y outputs de los diferentes sistemas que conforman la organización (Operacional, Comercial, Económico Financiero, Planeamiento y

Administrativo), es decir se interrelaciona con todos los sistemas. La importancia de este concepto radica en que son inputs del gran sistema empresarial que dinamizan su funcionamiento y outputs que vienen a ser la expresión de que una acción ha sido terminada.

Concepto:

El Trámite Documentario como componente del Sistema de Apoyo Administrativo, es el soporte de la información que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la ejecución de acciones de nivel operativo, involucra todos los sistemas de la organización en la medida que tiene que ver con

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