Preguntas de Repaso

Preguntas de Repaso

Capítulo IV

¿Qué aspectos deben considerarse al seleccionar el equipo y los materiales para los archivos?

Los aspectos a considerarse al seleccionar el equipo y los materiales para los archivos son:

• Tendencias en la administración de documentos.

• Tecnología existente y los nuevos sistemas y procedimientos.

• Volumen, tipo y tamaño de los documentos.

• Categorías de los documentos y la protección que requieren.

• Frecuencia con que se consultarán los documentos.

• Costo y calidad del equipo, materiales y tecnología.

• Apariencia, diseño y durabilidad del equipo y de los materiales.

• Capacidad y características de los sistemas y del equipo que proporcionen ahorro en espacio y en tiempo de los empleados y reducción de costos.

• Facilidad que provea el sistema y el equipo para archivar, localizar y enviar los documentos y para consultarlos.

• Decoración y tipo de diseño, modular o convensional de la oficina.

• Capacidad para la expación.

• Necesidades presents y proyecciones futuras de la institución.

¿Cuáles son las fuentes de consulta para obtener información acerca del equipo y de los materiales disponibles en el mercado?

Las fuentes de información para obtener información acerca del equipo y materiales son la internet, periódicos, revistas relacionadas con la oficina, catálogos y las literaturas que ofrecen los fabricantes y distribuidores, así como las ferias y salones de exhibición de los distribuidores.

¿Qué tipo de gabinete de archivo se recomienda para las oficinas médicas?

El gabinete recomendado para las oficinas médicas es el Archivo Lateral, toda vez que permiten conservar muchos expedientes en un espacio mínimo y permite que más de una persona pueda trabajar al mismo tiempo. Además al colocar las carpetas en los archivos, los rótulos quedan situados al lado, lo que facilita la localización del expediente.

¿Qué características básicas tiene los archivos verticals y los archivos laterales?

Alguno de las características básicas de los archivos verticales y laterals son:

• Son resistentes, incluso al fuego.

• Estn disponibles para tamaño carta o legal.

• Economizan espacio.

¿Qué ventajas ofrecen los archivos laterales sobre los verticales?

La ventaja que provee los archivos laterales, es que generalmente se usan códigos de color en los marbetes para facilitar el archico y localización, permiten conservar muchos expedientes en un espacio mínmo, se necesita menos espacio para trabajar en ellos y permite que más de una persona puedan trabajar al mismo tiempo en un mismo gabinete.

¿Porqué es importante rotular adecuadamente cada gaveta del archivo?

La importancia de una buena rotulación en las gavetas e archivo es que de eso depende la facilidad de la localización de los documentos.

¿Qué peculiaridad tiene los archivos giratorios y las estanterías de filas movibles?

Los archvos giratorios son una tablillas giratorias conectadas dentro de una estantería abierta. Se le da vuelta a la tablilla para tener acceso a los expedientes que estan detras de ella. Este sistema permite que un empleado tenga acceso a los expedientes que estan al frente y otro a los que estan detrás.

¿Cuáles son los materiales básicos para organizar una gaveta de archivo?

Los materiales básicos para organizar una gaveta son las guías, carpetas y marbetes para las carpetas y gavetas.

¿Cuáles son los propósitos de las guías en las gavetas?

El propósito de las guías en las gavetas es dividir el archivo en diferentes secciones y sirven para indicar dónde se deben archivr o localizer las carpetas.

¿Cuál es le propósito de las diferentes posiciones de las pestañas de las guías y las carpetas?

Las posiciones de la guías facilitan la visibilidad en la gaveta. Cada posición se puede utilizar con un propósito particular de acuerdo con la función de la guía.

¿Cuál es el propósito de las carpetas?

Las carpetasle dan cuerpo y sostén a los documentos para evitar que estos se doblen.

¿Para qué se utilizan las líneas en la base de las carpetas?

Las líneas en la base de las carpetas sirven de dobles para aumentar la capacidad de la carpeta. A medida que la carpeta se llena de papeles, se debe doblar por la líneas de expansion para que la base de la carpeta se expanda de forma plana a lo largo de la línea marcada para que los papeles descansen en la base y no sobresalgan unos de otros por la parte superior.

¿Porqué se recomienda utilizer carpetas con divisiones para los expedientes del personal?

Se recomienda utilizar carpetas con divisiones para los expedientes del personal, toda vez que los mismos se pueden clasifiar o dividir por asuntos o categorías, los diferentes documentos de un expediente.

¿Qué recomendaciones se deben seguir al preparar los marbetes para las carpetas?

Las recomendaciones para la preparación de los marbetes son:

• Seleccionar o establecer en la computadora el tipo y tamaño del marbte que se va a utilizar.

• Escribir los rótulos en el mismo punto del borde superior y del margen izquierdo.

• Escribir en mayúscula sólida todo el nombre o asunto tal y como se archivará según las reglas y omitir puntuación.

• Ser consientes en la preparación de los marbetes para lograr mayor uniformidad en la rotulación y una mejor apariencia dentro de las gavetas.

¿Dónde se colocan las guías principales y las guías especiales en la gaveta?

Las guías principales van al principio de cada sección. Se colocan en la primera posición o en el extremo izquierdo.

Las guías especiales se colocan en estricto orden alfabético en la misma sección de la guía principal a la que corresponden. Sin embago, no deben estar en la misma posición.

¿Cuáles son las ventajas del rótulo sencillo y del rótulo doble?

La ventaja del rótulo sencillos es que muestra el número, letra o combinación de letras con las que comienza la sección y la ventaja del rótulo doble es que Identifica la letra o combinación de letras con las que empieza y termina una sección y permite saber hasta

...