Subsistemas de ventas al contado

Subsistemas de ventas al contado

Las ventas representan la principal fuente de ingreso de cualquier tipo de sociedad debido a que constituye la transferencia de bienes o la prestación de servicios bajo condiciones acordadas por las partes de conformidad con el comercio ejercido en nuestro país.

Las operaciones de ventas pueden realizarse al contado. En ese sentido es necesario contar con apropiado sistema de controles internos que garanticen la recuperación o retorno de los valores en manos de los clientes donde se incluyen los  siguientes instrumentos:

1. Diagrama de Flujo
2. Procedimientos
3. Políticas y controles internos
4. Asientos contables
5. Formularios

1. Diagrama de flujo

Inicio                                    Fin

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      B. Procedimiento

1. El cliente presenta la solicitud de cotizaciones ya sea por medios físicos o electrónicos, indicando por lo menos la descripción de los bienes y las cantidades conforme a la unidad de medida.

1. El área de ventas evalúa la misma verificando, para proceder con la correspondiente cotización, incluyendo costo unitario, impuesto, totales, y descuentos si aplican.

1. El cliente presenta la orden de compras en estado original que puede ser físico o electrónico.

1. Recibida la orden de compra el área de ventas procede a emitir una factura con un número de comprobante fiscal, y lo distribuye de la siguiente forma:

• Original (cliente)
• 1ra copia (almacén)
• 2da copia (contabilidad)
• 4ta copia (cronológico comprobantes fiscales emitidos)

1. Almacén procede a realizar la salida emitiendo un conduce.

1. Contabilidad tomando en cuenta el sistema de control de inventarios realiza los asientos de lugar.

1. Caja recibe el pago, y contabilidad registra los asientos de lugar.

1. Fin del proceso.

1. Políticas y controles internos

Políticas:

1. Las ventas preferiblemente serán al contado.

1. Toda venta estará sustentada en un número de comprobante fiscal tomando en cuenta el sector al que pertenece el cliente.

Controles internos:

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero debe elaborar un recibo de ingreso de caja. Sin embargo para el almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

1. Asientos contables

Ventas al contado

• Sistema periódico      

Efectivo caja y banco                   xxx

@

Ventas                                                    xxx

• Sistema perpetuo o permanente

Inventario de mercancías

@

Efectivo en caja y banco

1. Formularios

1. Cotización

2. Factura

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Factura con NCF

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