Control Del Efectivo

CONTROL DEL EFECTIVO

Comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado propósito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.

En principio, es relativamente fácil para una sola persona cometer un fraude; pero, cuando tiene que actuar en conjunto con otra persona, quien lo controle, ya es más difícil; haciéndose más remota la posibilidad, cuanto mayor es el número de personas involucradas.

Siendo el efectivo uno de los bienes que se presta más al fraude, por el hecho de servir como instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades, es indiscutible que atrae, como un imán, las intenciones dolosas de quienes se encargan de su manejo y carecen de suficiente escrúpulo. De allí que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garantizar su estricto control.

En general, hay tres principios básicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber:

1) Efectuar TODOS los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.

2) Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.

3) Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad.

El CAJERO sólo llevará el libro de "INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA", y conservará solamente una COPIA de cada comprobante; enviando los originales al departamento de Contabilidad. Depositará en el banco TODOS los ingresos de efectivo, INTEGROS, lo antes posible, y mantendrá TODOS sus REGISTROS al día, en todo momento.

Antes de finalizar cada jornada diaria, redactará un COMPROBANTE DE DEPOSITO bancario, por el total de los ingresos de última hora para depositarlos, el día hábil siguiente.

A fin de hacer más riguroso el control, se puede hacer una cuenta-puente transitoria de "FONDOS POR DEPOSITAR"; la cual se debitará con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y se acreditara con los importes de los depósitos bancarios que se efectúen. Lógicamente, el saldo de esta cuenta ha de ser siempre CERO o, si acaso, igual al importe de los últimos ingresos del día; los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depósito YA ha sido redactada por el cajero, por ese mismo monto.

Por último, el cajero no ha de tener ACCESO a la correspondencia de los clientes y los proveedores de la empresa, ni a los libros de Contabilidad.

LA CENTRIFUGA O "FILTRACIONES"

Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una sucesión de robos sistemáticos, los cuales se van tapando unos con otros. Por ejemplo: Un cajero deshonesto recibe Bs 8OO,oo en pago de una factura y se apropia del dinero, sin registrar la operación. Posteriormente cobra otra factura mayor y, con su importe, cubre el fraude anterior y se apropia la diferencia y así sucesivamente. Tales irregularidades sólo son posibles en empresas donde no exista un adecuado control interno.

EL ARQUEO DE CAJA

Es una inspección ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de TODO el dinero, en monedas, billetes y cheques; así como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se compara el total con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad.

En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba llevar una cuenta de ingresos (o de gastos) eventuales, para las diferencias observadas en los arqueos de Caja. Hoy día, tal proceder está en desuso. Los faltantes de Caja tienen que ser aportados por el Cajero, o por la compañía de seguros, si existe una póliza al efecto.

De igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja serán pertenencia del Cajero, y por lo tanto, se los apropiará.

En la realidad, los cajeros efectúan, ellos mismos, arqueos de caja frecuentemente, para estar al tanto de cualquier anormalidad.

EL EFECTIVO

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