El Efectivo Y Su Control

I.- EL EFECTIVO

El efectivo representa los fondos inmediatamente disponibles que pueden ser utilizados para finalidades diversas, relacionadas con las operaciones normales de una Organización, ya sea con o sin fines de lucro. De acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad de Aceptación General N 10 (DPB) se considera como una partida monetaria, no protegida contra la inflación.

Partidas que se consideran efectivo

Las partidas que se consideran en efectivo normalmente vienen a ser:

 Moneda nacional de curso legal emitida por el Banco Central de Venezuela (BCV).

 Moneda extranjera, por ejemplo: dólares, euros y pesos.

 Cheques recibidos como por ejemplo: cheques de gerencia, cheques personales de clientes.

 Recibos de tarjetas de debito y crédito, generalmente firmadas por el cliente.

 Cesta tickets debidamente autorizada para ser recibido como efectivo por las empresas.

Partidas que no se consideran efectivo

 Cheques posfechados. De encontrarse cheques posfechados su valor debe registrarse en una cuenta por cobrar y no como efectivo, pues los mismos si se presentan al banco no podrían ser cobrados.

 Cheques devueltos. Los cheques que una vez presentados al banco le son devueltos a la empresa su valor debe registrarse en una cuenta por cobrar.

II.- ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es uno de los recursos más complejos y delicados. El volumen de transacciones que se producen en una Organización como consecuencia del manejo de las entradas y salidas de efectivo es bastante importante, teniendo un efecto en cuentas relacionadas con el balance general y el estado de resultados.

Para los entes sin fines de lucro el objetivo de la administración de efectivo es lograr un grado de eficiencia del ente en la asignación de los recursos escasos. En estos entes los recursos son aplicados a la consecución de sus objetivos; la eficiencia no consiste en lograr un gran superávit, sino la satisfacción de la mayor cantidad de necesidades en mayor grado, para lo cual los recursos disponibles se consumen.

Fuente (entradas)

Entre las fuentes más comunes que afectan a cuentas de los activos y de los ingresos, tenemos:

 Ventas. Referidas a la recepción de efectivo en virtud de las ventas de mercancías, productos o servicios de acuerdo a las operaciones realizadas por la Organización.

 Aportes y Donaciones

 Cuentas por cobrar. Se refiere al pago de los clientes de la empresa por las ventas a crédito efectuadas.

 Otros ingresos que están referidos a las entradas de efectivo como consecuencia, por ejemplo de ingresos por intereses y venta de activos.

Usos (salidas)

Entre las salidas de efectivo más frecuentes que afectan cuentas del activo, pasivo y gastos, encontramos:

 Inversiones a corto y largo plazo. Las inversiones a corto plazo están referidas a colocaciones de efectivo en certificados a plazo fijo u otros tipos similares de instrumentos financieros que utilizan las instituciones financieras y las bolsas de valores para que las empresas inviertan temporalmente. En cambio las inversiones a largo plazo son colocaciones en efectivo que realizan las Organizaciones, de acuerdo a su interés particular, generalmente en acciones y bonos emitidos por otras empresas.

 Adquisición de activos propiedad, planta y equipo. Se refiere a la adquisición en efectivo de algún terreno, vehículo, maquinaria u otro activo que pueda comprar la Organización para llevar a cabo las operaciones normales.

 Inventarios (Sistema permanente). Se relacionan cuando hay adquisiciones en efectivo de mercancías y/o producto.

 Gastos pagados por anticipados o cargos diferidos. Están referidos a salidas de efectivo de gastos de seguros, alquileres y otros.

 Pasivo circulante o no circulante. Se refiere a pagos en efectivo realizado por préstamos por pagar, acumulaciones por pagar, impuestos, dividendos, bonos y otras obligaciones que la empresa haya adquirido.

III.- CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

El término de control interno se utiliza, en su forma más amplia, incluyendo el control interno contable y el administrativo. Mientras que el control interno contable se utiliza con el fin de proteger los activos y garantizar la confiabilidad de los registros contables, incluyendo la autorización y aprobación así como la separación de responsabilidades relacionadas con los registros y custodia; los controles administrativos se establecen para asegurar la eficiencia operacional y la sujeción a las políticas empresariales o gerenciales, refiriéndose indirectamente a los registros contables. El control administrativo incluye normalmente en las organizaciones sin fines de lucro, estudios de tiempo, informes de funcionamiento, e inspección de procesos.

El control interno se ha definido como el plan y todas las medidas adoptadas por una organización para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia.

El establecimiento y mantenimiento del control interno es responsabilidad de la gerencia, debiendo mantener una buena supervisión continua con el fin de lograr su efectividad y eficiencia.

Un sistema satisfactorio para el manejo del efectivo deberá incluir controles claves, como los siguientes:

 Acceso a las áreas. La restricción a las áreas de caja donde se maneja el efectivo es muy importante, pues solo deben tener acceso las personas responsables y competentes debidamente designadas por la administración de la empresa.

 Autorización. Es el acto de autorizar una transacción específica como medio de control. Quien autoriza debe tener la facultad y competencia para hacerlo, con ello se asegura que solo las transacciones legítimas y apropiadas se pueden procesar.

 Firmas autorizadas. Las personas que firman la emisión de los cheques deben estar debidamente autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias correspondientes.

 Segregación de funciones. La separación de una actividad suele tener varios propósitos cumplir con objetivos de control y además, facilita la especialización de las labores y por supuesto, del personal que las ejecuta en cuanto a:

o Las personas que manejan

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