ANALISIS DEL PROCESO DE COMPRAS DE MATERIALES E INSUMOS EN FUNDACIÓN LA SALLE SUB CAMPUS TUMEREMO

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN DE PREGRADO

PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

SEDE EL CALLAO

ANALISIS DEL PROCESO DE COMPRAS DE MATERIALES E INSUMOS EN FUNDACIÓN LA SALLE SUB CAMPUS TUMEREMO

El Callao, Abril 2016

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Venezuela en los actuales momentos pasa por una fuerte crisis económica y financiera con presencia de altos índices de inflación, escenario que afecta a todos los sectores de la economía, en especial a las organizaciones e instituciones quienes deben llevar un estricto control sobre los costos, en tal sentido, dada las circunstancias los procesos de compras juegan un papel muy importante, lo que ocasiona que la gerencia mantenga la atención sobre ellos, debido a que no existe otra área funcional donde ahorrar sea tan importante o el efecto sobre las operaciones sea tan efectivo.

Las organizaciones públicas o privadas ameritan de procesos bien definidos y acertados para las compras, que garanticen la adquisición de los equipos, materiales e insumos necesarios para mantener el funcionamiento y la operatividad, de lo que se deduce que una compra inteligente puede significar la diferencia entre el éxito o fracaso de cualquier organización. Montoya (2004) comenta:

En cualquier organización, las compras son una actividad altamente calificada y especializada. Deben ser analíticas y racionales para lograr los objetivos de una acertada gestión de adquisiciones que se resume en adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo y adecuado, buscando la máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el proveedor desee seguir realizando negocios con su cliente. (p. 34)

Bajo estas premisas, se puede decir que el Departamento de Compras cumple una función muy importante dentro de la empresa, es una unidad de servicios hacia los demás departamentos mediante el abastecimiento de insumos y materiales necesarios para mantenerlos activos cumpliendo con las especificaciones de calidad exigida. Por lo que se evidencia que la realización eficaz y efectiva de la función del Departamento de Compras tiene un efecto vital en el bienestar de la organización.

Es tarea del Departamento de Compras mantener excelentes relaciones con los proveedores, y como herramienta de comunicación debe hacer uso de las tecnologías para así ampliar la cartera de los proveedores y acortar las distancias. Es así como en Latinoamérica producto del avance en las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) ha sido posible la integración de mercados, las compras se pueden realizar a nivel nacional e internacional a buenos precios y tiempos de entrega.

Sin embargo, en Venezuela, por falta de liquidez económica, en las principales industrias que pertenecen al Estado, se ha observado un deterioro considerable del aparato productor como equipos, maquinaria, plantas, lo que ocasiona una tendencia a la baja de la producción, por falta de inversión, que ha repercutido de manera negativa en las relaciones con los proveedores, al revisar la prensa se puede observar las innumerables quejas de microempresarios o proveedores de la empresas básicas que les adeudan millones de bolívares. Tal como lo manifiesta Ramírez (2012):

Las deudas vencidas de hasta por cuatro años, la poca posibilidad de cumplir con las facturas, el abanico cerrado de oportunidad de inversión en las empresas básicas y la cercanía del pago de utilidades acortan la vida de las ya casi inexistentes pequeña y mediana industrias (pymes). Gremios como Fedeindustrias Bolívar y la Asociación de Industriales Metalúrgicos y de Minería de Venezuela, hablan en términos de subsistencia. (p. 1)

En el Estado Bolívar, por momentos se han paralizado las empresas del aluminio por falta de insumos o por el mal estado de la maquinaria y equipos, por lo que se dificulta cada  día más la efectividad y eficacia del Departamento de Compras, por un lado el desabastecimiento general, no se consiguen los materiales e insumos, los altos costos y la burocracia presente en muchas empresas.

El Departamento de Compras de la Fundación La Salle Sub Campus Tumeremo presenta debilidades en los procesos de compras de insumos y materiales para el buen funcionamiento de esta casa de estudios, lo cual se evidencia por la falta de algunos insumos y la tardanza en la adquisición de los mismos. La principal causa radica en que las decisiones de compras se encuentran a nivel central (Caracas), quienes desconocen la realidad de la zona de Tumeremo, Municipio Sifontes, las requisiciones de insumos y materiales se realizan por correo o por teléfono, en muchas oportunidades se alega que la información no llega, se han presentado retrasos en el pago de proveedores por falta de recursos entre otros aspectos.

Como consecuencia de esta situación se tiene perdida de la calidad de los servicios que brinda la institución, ya que se encuentran baños sucios por falta de detergentes, no se les entrega a tiempo las constancias a los estudiantes por falta de papel o tinta, ausencia de materiales de oficina. El pronóstico de esta situación es la pérdida de la calidad de los servicios que brinda la institución.

Por lo antes expuesto surge la siguiente pregunta de investigación: ¿Cómo se realiza el proceso de compras de materiales e insumos en Fundación La Salle Sub Campus Tumeremo?. Y las siguientes subpreguntas:

¿Cuál es el nivel de satisfacción de los demás departamentos usuarios con el servicio del Departamento de Compras?. ¿Cuáles son los factores positivos y negativos que afectan el proceso de compras en la Fundación La Salle Sub Campus Tumeremo?. ¿Cómo deberían ser las estrategias para optimizar el proceso de compras de materiales e insumos en Fundación La Salle Sub Campus Tumeremo?

Para dar respuestas a estas interrogantes es necesario desarrollar esta investigación con la finalidad de revisar los procesos de compras para optimizarlo, corregir las fallas o errores, mejorarlo, hacerlo más efectivo y eficaz y así garantizar que la Fundación la Salle Sub Campus Tumeremo funcione cabalmente.

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