Políticas Administrativas

POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación. ¿Por qué surge la necesidad de disponer de políticas? La organización o la empresa está constituida por personas. Estas personas, que ocupan las diferentes posiciones que se han establecido en la organización, deben desempeñar las funciones que les han sido asignadas. Toda esa actividad tiene que conducir hacia el logro del objetivo o de los objetivos que se ha fijado la empresa.

Sin embargo, en muchos sentidos esas personas son diferentes. Piensan de manera diferente; poseen distintos niveles de educación; tienen diferentes especializaciones o habilidades, etc. Al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona tendería a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio. Entonces tendríamos hechos como los siguientes:

1. El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana.

2. El jefe de una sección determinada opina que para su gente la mejor hora de colación es a las 12 del día, en circunstancias que el jefe de la cafetería cree que la mejor hora de servir la colación es a las 13 horas.

3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a horas distintas.

4. El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo el día frente a las máquinas esperando la decisión de los encargados para su revisión.

5. Existe una alta rotación de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recién contratado.

6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se preocupan de ellos.

En todos estos casos es posible que las decisiones y la conducta de cada una de las personas mencionadas sean correctas; sin embargo, si bien es cierto que desde el punto de vista individual esto es válido, desde el punto de vista de toda la organización, la situación parece ser caótica y no es aventurado predecir que una empresa con esos problemas está condenada al fracaso. Se hace necesario aunar criterios, establecer guías generales de acción comunes para todos, con el fin de que la organización marche de una manera unitaria. Es necesario disponer de ciertas políticas generales que regulen la conducta de los individuos y los encasillen dentro de ciertas reglas generales de acción. En los casos citados anteriormente, es posible solucionar los problemas presentados y armonizar la conducta de esa organización con las siguientes políticas:

1. Considerando que el trabajo de venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de ventas comenzará a las 9:30, disponiendo así de un período previo para preparar el material y tener todo listo para la recepción de los clientes.

2. Se establecen tres períodos de colación: la Sección A a las 12:00, la Sección B, a las 12:5 y la Sección C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido por la Cafetería,

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