SECRETARIA GENERAL

SECRETARIA GENERAL

DENOMINACIÓN DEL CARGO: Es la encargada de apoyar al Gerente General en todas las actividades administrativas.

NATURALEZA DEL CARGO: Depende directamente del Gerente General.

DESCRIPCIÓN DEL CARGO: Es responsable de ejecutar labores secretariales de la dependencia asignada

FUNCIONES:

 Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

 Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.

 Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.

 Recibe y envía correspondencia.

 Opera la máquina fotocopiadora y fax.

 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

 Realiza y recibe llamadas telefónicas.

 Actualiza la agenda de su superior.

 Toma mensajes y los transmite.

 Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.

 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.

 Convoca a reuniones de la unidad.

 Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.

 Actualiza el archivo de la unidad.

 Distribuye la correspondencia de la unidad.

 Elabora cheques.

 Desglosa y entrega cheques.

 Lleva control de caja chica.

 Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.

 Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.

 Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.

 Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.

 Elabora actas de notas.

 Elabora hemeroteca.

 Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.

 Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.

 Recibe y controla peticiones de tesis de grado.

 Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.

 Actualiza la cartelera.

 Vende guías a los estudiantes.

 Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.

 Transcribe y acceso información operando un microcomputador.

 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

EDUCACIÓN: El nivel de educación debe ser Tecnóloga en Secretariado Bilingüe

EXPERIENCIA: Debe contar con experiencia en Asistente Administrativa Bilingüe

HABILIDAD MENTAL: Se requiere de gran polivalencia, perfecto dominio de las normas de protocolo empresarial, tener iniciativa y ser una persona proactiva.

RESPONSABILIDADES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

DINERO

Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en

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