Tablas de retención documetal EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

APLICAR TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS POLITICAS INSTITUCIONALES

ESTUDIANTE VIRTUAL Y A DISTANCIA

ELSA FARIETA ROCHA

PROFESORA:

NATHALIE ROSADO MAZA

 “SENA” Organización Documental en el Entorno Laboral

BOGOTÁ D.C.

2015

Actividad 2

Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas. Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:  

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

 2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

 3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

 4.  Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser   archivado esos documentos?

 5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

 8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Para empezar a realizar su labor Arnulfo, debe empezar realizando una capacitación a los empleados indicándoles la importancia de organizar los archivos de acuerdo a las normas, artículos y decretos.

Despues de realizar la capacitacion, Arnulfo  debe empezar a organizar el archivo en un espacio amplio y así empezar clasificar los documentos por su orden.

1. clasificacion de los documentos de manera jerarquica y logica
2. Ordenar los documentos (cronologico de acuerdo a su importancia o alfabetico) aplicando las tablas retencion documental.
3. Con esto se debe lograr un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tacticamente organizados de tal manera que sea facil de encontrr, se puede organizar consultas y pocos freuentes.

1. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

• No tener el personal con los conocimientos de Archivística
• No diferencias documentación importante de la empresa y los documentos que no son necesarios y se guardan por periodos largos de tiempo accionando saturación en documentación.
• Inexistencia de un sistema de archivo electrónico
• Malos hábitos a la hora de organizar documentación
• Falta de técnicas de archivo

1. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Se deben aplicar las técnicas del ciclo vital, relacionarse en las etapas correspondientes (archivo de gestión, archivo central o archivo histórico) los documentos que tiene la entidad en las diferentes dependencias se organizaran, de acuerdo normas contando con las tablas de retención documental, estas técnicas es indispensable para ver los documentos desde su inicio duración en cada ciclo y disposición de los documentos para las necesidades de la empresa hasta su archivo final de acuerdo a su importancia.

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