EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

Caso N°2 EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el inventario documental. Según el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

R/ El inventario debe comenzarlo hacer con un Instrumento de recuperación de información que describa de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

2. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta

R/ No es correcto porque tanto el funcionario que entrega como el que recibe deben de verificar con los inventarios documentales que todo esté bien y en orden para evitar cargos legales.

3. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?

R/ la verdad considero que el afán con el que el dueño le solicita a Daniel entregar su cargo

4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.

¿Cómo debe ser Archivado esos documentos?

R/ Arnulfo debe Archivar esos documentos en forma magnética de igualmanera que los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronológicamente, por tipo de consulta o poco frecuentes.

5. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.

R/ No porque en el inventario documental es como un balance de verificación entre lo que se encuentra relacionado en el archivo y la carencia de el indicara un desorden de archivo y una demora en la búsqueda de documentos.

6. Desde el punto de vista archivístico

¿Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario Documental?

R/ Desde el punto archivístico es muy importante ya que es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada UDT, además de que serán los únicos que permitan realizar una Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo del Concentración

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