ELABORACION PROGRAMA DE PRESUPUESTOS

1. Elaboración del programa de presupuestos:

Actualmente se concibe el presupuesto como un proceso que tiene relación con otros. Cuando la administración trabaja con el sistema de Planeación estratégico, por ejemplo, es necesario analizar el comportamiento interno y externo de la organización, definir la misión, los objetivos, las estrategias, las políticas, los programas, determinar el presupuesto y los procedimientos y evaluar y controlar todo el sistema.

Cuando se recurre al sistema de presupuestos con el interés de prever el futuro de las organizaciones, será igualmente necesario emplear varias herramientas de la Planeación pues no puede concebirse esta técnica como la sola acumulación de cifras para elaborar estados financieros proyectados, sino como un proceso integral en el cual se inserta una parte sustancial constituida por la misión, los objetivos las políticas y las estrategias de una parte procedimental relacionada con las técnicas para predeterminar las cifras que conforman el presupuesto. En uno u otro caso, es indispensable establecer un conjunto de etapas que proporcionan buenos resultados: crear una cultura presupuestaria y analizar las ventajas y limitaciones del sistema, analizar el comportamiento de la empresa, evaluar las fuerzas ambientales no controlables, definir las actividades que realizan las personas y conformar un comité encargado de analizar las diferentes etapas del sistema, elaborar un manual y conocer las diferentes herramientas de análisis de la información. Estos aspectos no deben olvidarse al trabajar con un sistema formal de presupuestos.

Debido a su importancia cada etapa deberá estudiarse profundamente, definir sus procedimientos y analizar sus bondades y limitaciones.

Hablemos de un programa de presupuestos, que referirse a todos los pasos que se debe efectuar para obtener los mejores planes posibles y lograr resultados excelentes en la operación de los medios.

1.1 Etapas.

Fundamentalmente son Cuatro las etapas a seguir en todo programa presupuestal: Análisis interno y externo de la empresa, Plan administrativo, Plan financiero y Seguimiento o control.

1.1.1 Preiniciación

Se inicia en el último trimestre del año anterior al que se ha de presupuestar. En esta etapa se evalúan los resultados, se hace un análisis de los factores con el fin de fijar objetivos que pretende alcanzar la administración a corto o largo plazo. Para esto deben realizarse labores tales como:

 Análisis de la empresa. Es la herramienta que permite efectuar un diagnóstico de la empresa sobre las variables internas y externas, controlables y no controlarles que puede afectar el desarrollo operacional y normal de la entidad. Incluye también un análisis de los puntos fuertes llamados fortalezas, y de los puntos débiles denominados debilidades, que tiene toda organización.

 Especificación de metas. Son aspectos fundamentales que nos llevan a detallar los objetivos generales, a especificarlos para convertirlos en metas definidas y medibles para la empresa entera y para cada área determinada. Ejemplo: es un objetivo de la empresa la maximización de las utilidades, una meta específica es esperar un 15% de utilidad neta sobre las ventas esperadas para el próximo periodo.

 Análisis y desarrollo de estrategias. Tiene su fundamentación en la búsqueda de las mejores alternativas que se pueden conseguir para el logro de objetivos generales y metas específicas. Representan el plan de acción a seguir, ¨ como ¨ hacer las cosas, y se debe concentrar en el área crítica, tales como: los resultados financieros, el manejo de las ventas, el control de calidad, la productividad, los recursos humanos y económicos, la aceptación del público, entre otros.

 preparación de las propuestas a seguir. Es el desarrollo y comunicación de las diferentes premisas o pautas que se esperan llevar a cabo. Las suposiciones, lo que se espera hacer. Conjuntamente con las estrategias se desarrolla completamente el plan de acción para el logro de objetivos y metas.

1.1.2 Elaboración.

Puede iniciarse con base en los programas de cada departamento remitidos al director de presupuestos. En la elaboración cada departamento planea sus actividades así:

Ventas: Planifica las ventas determinando las cantidades, precios, sucursales distribuidores, publicidad (en valores), promociones y demás planes relacionados con su función.

Producción: Elaborar los requerimientos de las unidades a producir al igual que los niveles de inventarios según la capacidad normal de la empresa.

Tesorería: Prepara un pronóstico de las necesidades de efectivo según lo requiera la empresa y si fuese necesario las fuentes de financiamiento.

Compras: Solicitar las cotizaciones y según las mejores condiciones planear sus pedidos. Al igual determinar las necesidades de mano de obra y elaborar el presupuesto.

El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios y las recomendaciones pertinentes. Analizando el presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras se procede a ajustarlo

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