FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN. ¿Qué es la planeación?

 CAPÍTULO SIETE

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FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN[pic 3]

1. ¿Qué es la planeación?

La planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines como con los medios. En la planeación formal se definen los objetivos específicos durante un periodo específico. Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organización.

1. ¿Por qué los gerentes planean? Por cuatro razones:

1. Proporciona dirección.
2. Reduce la incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a anticiparse al cambio.
3. Minimiza   el  desperdicio  y  la  redundancia.  Las   ineficiencias  se  vuelven obvias y pueden corregirse o eliminarse.
4. Establece objetivos o los estándares utilizados para controlar.

1. Planeación y desempeño.

• La  planeación  formal  está  asociada  con  resultados  financieros  positivos; utilidades más altas, etc.
• La calidad de la planeación afecta más al desempeño que cuánta planeación se haya hecho.
• El entorno externo puede reducir el impacto de la planeación en el desempeño.
• El tiempo de planeación es extenso (unos 4 años) para que ésta comience a afectar al desempeño.

1. Objetivos y planes. La planeación involucra:

1. Objetivos: son los resultados de los propósitos deseados.
2. Planes: documentos que describen cómo se lograrán los objetivos.

1. Tipos de objetivos.

Si las organizaciones tuvieran un solo objetivo, pasaría que se ignorarían otros objetivos necesarios para el éxito a largo plazo. Por lo tanto, todas las organizaciones tienen varios objetivos. Se pueden clasificar en:

1. Financieros: desempeño financiero de la organización.
2. Estratégicos: están relacionados con todas las demás áreas.

Lo que normalmente describen las organizaciones son los objetivos establecidos, pero no los reales

1. Tipos de planes.

• Planes estratégicos:

• Se aplican a toda la organización,
• Establecen los objetivos generales.
• Buscan posicionar a la organización en su entorno.
• Abarcan periodos largos (+ de tres años).

• Planes operacionales: o        Abarcan        un área  operativa[pic 4]

particular.

• Son limitados.

• Planes de largo plazo:

> 3 años.

• Planes de corto plazo: < de un año.
• Planes específicos: claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
• Planes direccionales: planes flexibles que exponen pautas generales.
• Plan único: un plan para una vez. Es diseñado para ésa ocasión.

• Planes permanentes: se utilizan varias veces y proporcionan una guía para las

actividades que se realizan repetidamente.

1. Métodos para establecer objetivos.

El establecimiento tradicional de objetivos, el cual los objetivos establecidos por los

gerentes  de  nivel  alto  fluyen  hacia  abajo  en  la  organización  y  se  convierten  en

subobjetivos para cada área de la organización. Entonces, aquí los gerentes de nivel alto saben qué es lo mejor, debido a que pueden ver la perspectiva general. Problemas:

1. Transformar objetivos estratégicos en objetivos departamentales, de quipo e individuales, puede ser un proceso difícil y frustrante.
2. Cuando los gerentes de nivel alto definen los objetivos de la organización en términos generales, estos objetivos ambiguos se tienen que hacer más específicos conforme fluyen hacia abajo a través de la organización. Se pierde claridad.

Cuando la jerarquía de los objetivos de la organización está claramente definida, se forma una cadena de medios y fines, es decir que los objetivos de nivel alto están ligados a objetivos de nivel bajo.

Actualmente muchas organizaciones utilizan la administración por objetivos APO:

• Empleados y gerentes determinan conjuntamente los objetivos específicos.
• Se revisa periódicamente el progreso.
• Las recompensas se asignan basadas en los objetivos.
• Formado por cuatro elementos:

• Especificidad de objetivos.
• Toma de decisiones por participación.
• Un periodo de tiempo explícito.
• Retroalimentación sobre el desempeño.

1. Características de los objetivos bien escritos.

Los gerentes deben poder plantear objetivos bien escritos:

• Están escritos en términos de resultados en lugar de acciones. Se enfocan en los fines en lugar de los medios.
• Son mensurables y cuantificables. (cómo y cuánto)
• Son claros con respecto a un marco de tiempo.
• Son desafiantes pero posibles.
• Están por escrito.
• Se comunican a todos los miembros de la organización que deban saberlos.

1. Pasos para establecer objetivos.

1. Revisar la misión de la organización o el propósito: ¿los objetivos reflejan la misión?
2. Evaluar los recursos disponibles. ¿hay recursos para lograr la misión?
3. Determinar los objetivos individualmente o con información de otros. ¿los objetivos son específicos, mensurables y oportunos?
4. Escribir los objetivos y comunicarlos a todos los que deban saberlos. ¿está todo el mundo en la misma sintonía?
5. Revisar los resultados y si los objetivos se están cumpliendo. ¿qué cambios se necesitan en la misión, los recursos o los objetivos?

1. Desarrollo de planes Está influenciado por tres factores:

1. De contingencia en la planeación:

1. Nivel del gerente:

1. Nivel medio-bajo realizan planeación operacional.
2. Nivel alto realiza planeación estratégica.

1. Incertidumbre  ambiental.  Si  ésta  es  alta,  los  planes  deben  ser

específicos y flexibles.

1. Concepto de compromiso: los planes deben extenderse lo suficiente para cumplir con los compromisos realizados cuando se desarrollaron los planes. Planear para un periodo demasiado largo o demasiado corto resulta ineficiente e ineficaz.

1. Métodos de planeación.

En el método tradicional, se usa un departamento de planeación formal, que es un

grupo de especialistas en planeación cuya única responsabilidad es ayudar a escribir

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