Fundamentos de la planeación: ¿por qué planifican los gerentes?

Fundamentos de la planeación:[pic 1]

¿por qué planifican los gerentes?

• Proporcionan dirección
• Reduce la incertidumbre
• Minimiza el desperdicio y la redundancia
• Establece los objetivos o los estándares para controlar

• Objetivos ESTABLECIDOS: declaraciones oficiales que hace la organización de las metas que asegura perseguir (financieros, estratégicos)
• Objetivos REALES: objetivos auténticos que sigue la organización

Tipos de planes:

• Por su alcance (estratégicos y operativos)
• Por su marco temporal (de largo plazo y de corto plazo)
• Por su especialidad (direccionales y específicos)
• Por su frecuencia de uso (de un solo uso y permanentes)

Modelo de establecimiento de objetivos:

• Establecimiento tradicional de objetivos
• Cadena medios-fines
• Administración por objetivos (APO)

Pasos del establecimiento de objetivos:

1. Revisar la misión o propósito de la organización
2. Evaluar los recursos disponibles
3. Determinar los objetivos, ya sea de forma individual o con aportación de otras personas
4. Escribir los objetivos y comunicarlos a todos los involucrados
5. Revisar los resultados y verificar si se han cumplido los objetivos

Administración estratégica:

• E. CORPORATIVA: determina en que líneas de negocio opera o desea operar una organización y lo que quiere lograr al participar en ellas.

• Crecimiento: cuando una organización quiere ampliar el número de sus mercados o los productos que ofrece mediante su negocio actual o poniendo en marcha otro nuevo.
• Estabilidad: la empresa no crece pero tampoco se rezaga.
• Renovación: trata de solucionar un debilitamiento del desempeño

• Las estrategias corporativas se manejan con la matriz BCG

• E. COMPETITIVAS: determina cómo competirá la organización en su línea de negocio.

• Papel de ventaja competitiva:

• Amenaza de los nuevos competidores
• Amenaza de los sustitutos
• Poder de la negociación de los compradores
• Poder de la negociación de los proveedores
• Rivalidad actual

• Tipos de EC:

• E. liderazgo en costo
• E. de diferenciación
• E. de enfoque

• E. FUNCIONAL

Controles administrativos:

[pic 2]

¿por qué es importante el control?

• Permite revisar el avance hacia los objetivos y corregirlos
• Minimiza riesgos al disponer de información y retroalimentación sobre el desempeño
• Protege la organización y sus recursos

Proceso de administración estratégica:

1. Planeación (metas, objetivos, estrategias, planes)
2. Organización (estructura, administración de recursos humanos)
3. Dirección (motivación, liderazgo, comunicación, comportamiento individual y grupal)
4. Control (normatividad, medición, comparación, acciones)

Proceso de control:

1. Medición
2. Comparación
3. Toma de acciones

Mediciones de desempeño organizacional:

• Productividad
• Efectividad organizacional
• Clasificación de la industria

Herramientas para medir el desempeño organizacional:

• Control preventivo: previene problemas (se realiza antes de las actividades)
• Control concurrente: resuelve problemas en la medida que estos se presentan
• Retroalimentación: control que se realiza al finalizar las actividades (analiza problemas y los corrige)

Diseño organizacional básico:

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Propósitos de la función de organización:

• Dividir labores específicas entre puestos de trabajo y departamentalizaciones.
• Asignar tareas y responsabilidades en relación a los puestos de trabajo.
• Coordinar las tareas organizacionales.
• Agrupar los puestos de trabajo.
• Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos.
• Establecer líneas formales de autoridad.
• Asignar y depurar los recursos organizacionales.

Decisiones que implica el diseño organizacional:

• Especialización del trabajo
• Cadena de mando: línea de autoridad que se extiende desde los niveles organizacionales más altos hasta los más bajos, y cuya función es especificar quien le reporta a quien. (autoridad de línea y de staff, responsabilidad, unidad de mando)
• Tramo de control/administrativo: cantidad de empleados que un gerente puede manejar con eficiencia y eficacia.
• Centralización y descentralización:

• Centralización: las decisiones las toman los empleados de niveles superiores de una organización (gerente)
• Descentralización: empleados de niveles inferiores aportan para la toma de decisiones (vendedores, supervisores)

• Formalización: reglas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados
• Departamentalización:

• Funcional: agrupación de puestos de trabajo por función (gerente de planta -> gerente de ingeniería, gerente de contabilidad, gerente de compras, etc.)
• Geográfica: agrupación de puestos de trabajo por región geográfica (vicepresidente de ventas -> director de ventas región sur, director de ventas región norte, etc.)
• Por productos: agrupación de puestos de trabajo por línea de producto (Bombardier -> sector de tránsito masivo -> división de transito masivo, Bombardier- Rotax , sector de productos ferroviarios -> división de productos ferroviarios a basa de diesel)
• Por procesos: agrupación de puestos de trabajo con base en el flujo de productos o clientes (responsable de planta -> gerente del departamento de lavado, gerente del departamento de secado, gerente del departamento de entrega)
• Por clientes: agrupación de puestos de trabajo con base en clientes específicos y únicos con necesidades comunes (director de venta -> gerente de cuentas minoristas, gerente de cuentas mayoristas, gerente de cuentas públicas)

Estructuras mecánicas y orgánicas:

• Mecánicas:

• Alta especialización
• Departamentalización rígida
• Cadena de mando clara
• Tramos de control limitados
• Centralización
• Alta formalización

• Orgánica:

• Equipos interfuncionales
• Equipos interjerárquicos
• Libre flujo de información
• Tramos de control amplios
• Descentralización
• Baja formalización

Factores de contingencia que afectan la decisión estructural:

• Estrategia y estructura
• Tamaño y estructura
• Tecnología y estructura: hallazgos de Woodward:

• Producción por unidades: unidades o pequeños lotes  (orgánica)
• Producción por masa: grandes lotes  (mecanicista)
• Producción por proceso: producción en términos de procesos continuos  (orgánica)

• Incertidumbre en el entorno y estructura

Diseños organizacionales tradicionales:

• Estructura simple: diseño organizacional con poca departamentalización, poca formalización y autoridad centralizada (empleados de niveles superiores tomas las decisiones de la org.).
• Estructura funcional: diseño organizacional que agrupa especialidades ocupacionales similares o relacionadas.
• Estructura divisional: diseño organizacional conformada por unidades o divisiones independientes o semiautónomas.

Los gerentes y la comunicación:

¿qué es la comunicación?

Es la transferencia y la comprensión de significados.

• Comunicación interpersonal: es la comunicación entre dos o mas personas
• Comunicación organizacional: son todos los patrones, redes y sistemas de comunicación en una organización.

Funciones de la comunicación: 

• Controlar
• Motivar
• Expresión emocional
• Información

Proceso de la comunicación interpersonal[pic 4][pic 5]

Comunicación interpersonal efectiva:

Barreras de la comunicación:

• Filtrado (mayormente de información)
• Emociones
• Sobrecarga de información
• Actitud defensiva
• Lenguaje
• Cultura nacional

Formas de superar las barreras de la comunicación:

• Uso de retroalimentación
• Simplificación del lenguaje
• Escucha activa (no interrumpen, hacen preguntas, muestran empatía)
• Control de las emociones
• Observación de las señales no verbales

Comunicación organizacional:

Comunicación formal e informal:

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