Introducción A La Administración De Proyectos

Introducción a la Administración Profesional de Proyectos

Un proyecto se define como un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único.

Harold Kerzner ha definido el éxito a través de la historia:

• Periodo Tradicional (1960-1985). mide el éxito principalmente en términos técnicos; el estilo de liderazgo es autoritario, efectuado por la persona con más experiencia.

• Periodo de Renacimiento (1985-1993). El éxito se mide en función del apego al tiempo, costo y desempeño o calidad técnica; el estilo de liderazgo es más participativo que en el periodo tradicional.

• Periodo Moderno (1993 a la fecha). Mide el éxito en función del apego al tiempo, costo, desempeño y aceptación del cliente; el estilo de liderazgo considera el facultamiento, el liderazgo situacional y la integración de equipos.

El Método Escala define el éxito como el cumplimiento de los objetivos de tiempo, costo y calidad, a satisfacción del cliente y de los involucrados clave al mismo tiempo que desarrollamos relaciones a largo plazo con proveedores y demás integrantes del equipo.

Participantes clave en proyectos:

• Cliente. Contratante, propietario o desarrollador del proyecto que autoriza, define el alcance, establece lineamientos y criterios de aceptación.

• Patrocinador. Persona a cargo de la dirección del proyecto en la empresa el cual asegura la toma de decisiones a tiempo, apoya la asignación de recursos y provee la dirección estratégica al gerente del proyecto.

• Gerente del proyecto. Encargado del proyecto el cual lidera el equipo del proyecto para alcanzar los objetivos.

• Miembros del Equipo. Son el gerente, los organizadores, el staff y los proveedores; quienes elaboran y ejecutan el plan del proyecto.

Para el desarrollo de todo proyecto existen cinco procesos estos son inicio, planeación, ejecución, control y cierre lo cual nos llevara a la mejora continua cumpliendo con la visión, misión y objetivos del proyecto.

Una de las funciones más importantes del Gerente de proyecto es el lograr y mantener el equilibrio entre Alcance-Tiempo-Costo, se debe establecer desde un inicio las fronteras de cada área, para monitorearlas muy de cerca en el desarrollo de los trabajos previos al diseño, durante este y a lo largo de la implementación, hasta llegar al cierre del proyecto.

Existen estructuras que apoyan la cultura de la Administración de Proyectos y otras que la obstaculizan. Dentro de las estructuras básicas tenemos:

Estructuras Funcionales: Esta dependerá de acuerdo a las funciones de diferentes departamentos (Dirección, ventas, ingeniería, mantenimiento). Estructuras en base a proyectos: Esta se dirige a la dirección, gerentes de un proyecto.

Estructura Matricial. Considera la combinación de ambas estructuras y es la más común para empresas que, además de su operación diaria continuamente manejan proyectos.

La administración Profesional de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.

Todo Gerente de proyectos deberá tener cinco habilidades claves:

 Liderazgo

 Comunicación

 Negociación

 Solución de Problemas

 Hacer que las cosas sucedan

Estas habilidades son indispensables para la existencia de un ambiente laboral confortable, armonioso, de respeto mutuo; donde los empleados se sientan empoderados en cada una de las funciones que realizan y apoyados por un líder que los guía por el camino del éxito.

Técnicas y Herramientas - Apoyos, Métodos y Tecnología

Cada herramienta explicada debe contestar las siguientes preguntas:

• ¿Para qué sirve?: Apoya la definición de proyectos y la toma de decisiones y permite una visión global.

• ¿Qué incluye?: Incluye el título o idea central, las ramas, subramas y entregables.

• ¿Cómo desarrollarla?: definir la idea central, colocar los subtemas o entregables, utilizar palabras clave, estimular la creatividad, aportar ideas y después revisar y organizar.

• ¿Cuándo utilizarla?: Se utiliza durante el bosquejo de ideas a lo largo del proyecto.

Una técnica de gran utilidad en la administración de Proyectos para bosquejar ideas, facilitar el entendimiento, trabajar en equipo entre muchos otros usos son los Mapas Mentales.

Los mapas mentales fueron desarrollados por Tony Buzan con el objetivo de optimizar la colaboración entre los hemisferios izquierdo y derecho de nuestro cerebro, donde el hemisferio izquierdo se relaciona con el enfoque detallista, lógico, ordenado, ordenado, analítico, matemático, estructurado y racional, y el derecho con lo artístico, creativo, espontáneo, soñador, intuitivo, emocional y visionario.

Esto quiere decir que en ambas partes del cerebro se concentran las capacidades que tenemos los seres humanos para poder desarrollar diversas habilidades, éstas son las que hacen posible que seamos capaces de desarrollar proyectos.

Actualmente los criterios para medir el éxito de los proyectos ha cambiado, ahora las personas están conscientes que si se presenta un proyecto dentro del tiempo establecido, calidad técnica estipulada y presupuesto acordado; pero si al cliente no le parece no se puede considerar exitoso.

Está más que demostrado que la administración empírica e improvisada, no provee las bases adecuadas para cumplir los objetivos, y se tiene que recurrir a procedimientos, técnicas y herramientas más efectivas que vuelvan predecibles los resultados de los proyectos. Cabe mencionar que la administración profesional de proyectos, considera la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir y superar las expectativas de los involucrados.

Capítulo 2

Cómo iniciar un proyecto

Al momento de iniciar un proyecto lo primero que debe hacerse es visualizar la misión y los objetivos por cumplir, de ésta manera se tendrá un panorama más claro de lo que se quiere lograr a la vez que servirá de guía para el proceso de la Administración de Profesional de Proyectos. Los proyectos nacen de los esfuerzos de lograr una misión que a vez permite alcanzar la visión. Los proyectos surgen por alguna de las siguientes causas: Demanda del mercado, petición del cliente, necesidad de negocio, requerimientos legales y avances tecnológicos.

Para evaluar la factibilidad de un proyecto, primero surge una iniciativa informal, una vez que se ha concretado pasa a ser una iniciativa formal, y es en este momento en el cual

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