Protocolo de eventos. Establecimiento de la temática del evento

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REPÚBLICA DOMINICANA

UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA- RECINTO CAP CANA

SUSTENTADO POR:

Giulia Chilin (15-0462)

Paola Salcedo (15-0686)

Katerí de la Rosa (15-0634)

PROFESOR:

Ana González

ASIGNATURA:

Estructura y Operación de Congresos y Convenciones

        TEMA:

Protocolo de Eventos

FECHA:

05 de Junio del 2017

INDICE DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos. La planificación anticipada es la clave para que un evento sea todo un éxito. Según la Real Academia de la Lengua (RAE) el protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el protocolo más estricto se aplica a actos de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado y las Comunidades Autónomas. En cambio, existe un código reglamentario que sirve para regular cualquier tipo de evento (social, empresarial, deportivo…).

Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Cabe mencionar que  hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto.

DESARROLLO

Establecimiento de la temática del evento

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. Además, la temática del evento también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios y los organizadores necesitarán esta  información para identificar quienes serán los clientes objetivos.

Selección de un lugar de celebración

La selección de un lugar depende de la amplitud del evento, que por lo general se determina por el número de participantes y las actividades realizadas durante el evento. La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes, se recomienda analizar varios lugares de celebración, su nivel de servicios, el ambiente y precios antes de tomar una decisión. Además, se debe verificar la disponibilidad o limitaciones de la promoción in situ del evento, como por ejemplo:

• Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección.
• Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
• Disponibilidad de conserjes y/o puntos de información.

Visitar las instalaciones del lugar de celebración

Se debe estar al tanto de todas las actividades a realizar para anticiparse a posibles problemas. Es por esto que se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.
• Flexibilidad para modificar la distribución de las mesas de la sala.
• verificar que no existan obstrucciones visuales en la sala, es decir, la iluminación.
• Posibilidad de controlar la luz natural.
• Distracción sonora limitada detrás de las paredes del salón del evento.
• Acceso cercano a los sanitarios.

Disponibilidad de equipos audiovisuales

En la mayoría de los eventos se incluyen o utilizan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Por ende, es importante confirmar la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

• Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico).
• Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n. º necesarios).
• Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.
• Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.
• Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.
• Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.
• Tomas de corriente (cantidad y ubicaciones en la sala).

Justificar el presupuesto

Como cualquier evento o actividad a realizar, se debe realizar un cálculo anticipado de todos los gastos e ingresos para llevar un control de todo lo que implica gasto y como se puede recuperar. Entre los posibles gastos e ingresos se destacan:

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