Resumen Gestion De Proyectos Rentables

GESTIÓN DE PROYECTOS RENTABLES

Introducción

El objetivo de este libro es lograr que el empresario o gestor de proyectos utilice el sistema de Gestión de Proyectos Rentables, y así puedan hacer un seguimiento preciso al progreso semanal y tomar las medidas correctivas necesarias, informar a los participantes sobre su desempeño, identificar los cambios a realizar en el presupuesto general y comunicarse de manera semanal con los cliente para evitar sorpresas. Este sistema es un conjunto de metodologías y mediciones que ayudan a monitorear el proyecto y de esa forma, promover la eficiencia, el trabajo en equipo y la rentabilidad.

PRIMERA PARTE

Sentar Las Bases

Como King Kong nos llevó al sistema de Gestión de Proyectos Rentables: Comienza hablando acerca de “Arrow”, una compañía dedicada a la construcción de montañas rusas, esta no era un éxito comercial, puesto que no siempre generaba utilidades y luchaba por obtener contratos. A ella entraron a trabajar dos ingenieros: Joe Cornwell y Joe VanDenBerghe, ellos fueron los encargados de planear la construcción de una montaña rusa llamada “Kong”. Al terminarla se presentó perdida en su construcción. Luego de esto hicieron nuevos proyectos de ingeniería, saliéndose de Arrow y creando  una compañía llamada “Setpoint”. En esta se unió a ellos Joe Knight. A ellos los denominaron “Los Joes”.

Para evitar problemas y sobrecostos decidieron siempre pagar sus cuentas a tiempo y tener buenas relaciones de trabajo con sus clientes. Pensaban en crear un sistema de Gestión de Proyectos Rentables donde se viera reflejado tanto costos reales como tiempo real, teniendo en cuenta estas características: Proactivo, permitir alcanzar metas a corto y largo plazo atándolos a la información financiera, permitir la comunicación con clientes, crear compromiso y disciplina y por último, ayudar en la concentración de las tareas importantes/no urgentes.

Por qué el departamento de contabilidad es su peor enemigo: En este subtema se trata acerca de la importancia de compartir información financiera con todos los empleados, dándoles a conocer la utilidad bruta del proyecto, teniendo en cuenta los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados). Al llevar la contabilidad como lo ordenaba los PCGA notaban un descenso de la utilidad cada tres meses, para este problema se plantean soluciones: definir los costos de mercancía vendida como compras externas y reconocer los ingresos y utilidades solo sobre la base de trabajo de mano de obra.

Los tres principios de control: La clave de una buena Gestión de Proyectos Rentables es mantener el control.

• La responsabilidad es del gestor del proyecto: el directo es el encargado de todos los aspectos del proyecto, los gestores son responsables de la planeación, inicio, ejecución y rentabilidad del proyecto. Estos últimos tienen ciertas responsabilidades entre las cuales destacamos: desarrollo, monitoreo, actualización e informes semanales, compra de materiales, cumplimiento de los requisitos de mano de obra, mantener motivada a la gente, mantener la vigilancia para detectar sorpresas, etc. No se debe dividir la responsabilidad.
• Los gestores de proyectos necesitan información precisa y oportuna: Datos claves: materiales y costos de mano de obra. Sistema de recolección de datos: un sistema de compras, un sistema de rastreo temporal, un sistema de informes que permitiera conocer en tiempo real datos de compras y tiempos, e interfaz manual entre los dos sistemas.
• Muchos ojos funcionan mejor que dos y muchos cerebros funcionan mejor que uno solo.

SEGUNDA PARTE

Poner A Funcionar El Sistema

Rastrear sus materiales: Es importante rastrear materiales puesto que estos generan incrementos en los presupuestos, estos incrementos se dan por cambios en los precios, mal cálculo de los materiales y lo costosos que son los subcontratistas. La cifra acertada de CMV (Costos de Mercancías Vendidas),  es fundamental en el sistema de Gestión de Proyectos Rentables, puesto que esta es la base para obtener la utilidad bruta de un proyecto y si esta se calcula mal, el resto estará también mal. En este capítulo nos muestran cómo se vería un informe de CMV. El análisis de este informe, nos da a conocer la fuente del excedente en el presupuesto. Estos informes son claves para conocer verdaderamente el estado financiero del proyecto.

Medir el porcentaje completado: En este capítulo se recomienda medir las horas de trabajo gastadas en el momento y dividirlas por el total de horas del proyecto, para así se obtener el porcentaje de avance del proyecto. Cuando se excede la cifra de horas presupuestadas, se debe realizar un recalculo de estas horas para tener un resultado más acertado. La práctica hace al maestro, uso en proyectos de tamaño modesto y complementarlo en un software de programación.

El numero crítico: utilidad bruta por hora: Este capítulo trata de la creación de indicadores para administrar exitosamente un proyecto, evitando perder el rumbo por culpa de la intuición y los sentidos. Uno de estos indicadores es UB/H (Utilidad Bruta por Hora), este refleja las horas de trabajo y materiales ya invertidos en el proyecto, junto con las horas y materiales pendientes para completar el trabajo, esta cifra muestra cuánto dinero ha ganado el proyecto. Otro es la UB/H total, la cual es la más importante de todas, esta cifra muestra el desempeño durante la realización del proyecto.

Medidas para mantener una compañía: UB/CO, relación entre la utilidad bruta y el costo de operación; Porcentaje directo, porcentaje de la mano de obra directamente cargada a los proyectos que generan utilidades brutas.

Calculo:

Ingresos del proyecto

 – Total de la más reciente hoja de trabajo de CMV

 = Utilidad bruta del proyecto

* Porcentaje de progreso alcanzado en la semana

= Utilidad bruta ganada en la semana

/ Horas registradas por el equipo del proyecto

= Utilidad bruta por hora para la semana  

La hoja de trabajo de la utilidad bruta: Esta hoja es una herramienta sencilla que permite calcular y ver exactamente la situación financiera de un proyecto, con el menor esfuerzo posible, además ayuda a mantener informado al gestor de los éxitos y fracasos del mismo. Se debe registrar el total de gastos CMV del proyecto, horas semanales intervenidas y el porcentaje de progreso del proyecto. Pasos para utilizar la hoja de trabajo:

• CMV: Producir un informe de los gastos de CMV hasta la fecha. Un dato clave es la comparación entre los CMV y los presupuestados.  
• Horas y porcentaje completado: Realizar los informes de horas semanales y de horas acumuladas a partir de la base de datos, calculando el porcentaje completado del proyecto en general.
• Previsiones: Estas permiten dar a conocer el desarrollo del proyecto y evitar retrasos y sobrecostos.

(Estos informes contienen: registros de las tareas, las horas presupuestadas por categorías, las horas trabajadas hasta la fecha, el saldo de horas presupuestadas, las horas pendientes para completar, el total de horas y los porcentajes totales de horas presupuestadas y de horas completadas).

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