Ministerio De Defensa

Compras y producción

El Depto de Producción necesitará de esas MP y los otros materiales para transformarlos en PT.

Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o esté en camino o que busque un proveedor para conseguirlo lo más pronto posible.

El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la MP y todo lo necesario para que el Depto. de Producción puede producir lo que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida oportunidad para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en las cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese Depto.

Compras y almacén (bodega)

El Almacén es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se necesita para producir.

El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o electrónicamente.

El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacén, pues deben tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.

Cuando este control es electrónico, se puede tener en línea para que hagan las consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más material. De ahí la importancia de la actualización constante.

Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se está terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de Compras y de esa forma trabaja en equipo con ellos.

Cuando ingresa un pedido, Almacén debe avisar al Depto. de Compras de ese ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.

En el caso de ingresos de productos terminados, el Almacén podrá hacer un control de calidad de ellos, siempre que se haya determinado de que lo puede hacer e informar de los resultados de ese análisis a las personas interesadas.

El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va a tener es suficiente o se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo especial para el manejo.

Compras y control de calidad

En muchas empresas industriales se tiene un Depto. de Control de Calidad, que son laboratorios que analizan las materias primas que se reciben para verificar las especificaciones técnicas que se pidieron con las que trae el producto que envían los proveedores.

Una vez hecho el análisis, ellos reportan a Depto. de Compras, de Producción y Almacén si el producto recibido cumple con lo requerido y por tanto lo pueden utilizar; lo contrario sería, que el producto viene contaminado o con especificaciones diferentes a lo pedido y que el producto no puede ser utilizado por el riesgo que existe de su uso.

El Depto. de Compras, cada vez que coloca un pedido a un proveedor y es un material que debe ser analizado por Control de Calidad, envía una copia a ese Depto. para que se preparen para el análisis correspondiente.

Sucede que algunas veces el Depto. de Control de Calidad tiene escasez de los reactivos que necesitará para poder efectuar el análisis o que necesita algún equipo especial para efectuarlo, por lo tanto debe solicitar la compra correspondiente o alquilar el equipo en caso necesario.

Cuando El Depto. de Compras recibe notificación de anomalías con el producto recibido, procede, ya sea a presentar el reclamo al proveedor o hacer el reclamo a la compañía de seguros.

Compras y mercadeo

En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participación en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas.

En una empresa industrial ya se explicó la forma de abastecer lo que se necesita para vender.

Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadeo hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del año, con el propósito de alcanzar metas.

Algunas promociones se diseñan orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomésticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artículos a los consumidores finales, como podrían ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de baño, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc.

El Gerente de Marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de artículos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaños, etc.

Una vez realizada la negociación, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le dé seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las órdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y verá de que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo los artículos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.

Compras y transporte

Una de las actividades muy importantes dentro de logística del abastecimiento es el transporte, o sea el movimiento hacia nuestra empresa, de lo comprado.

Ese movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe tener un producto, según la naturaleza del mismo.

Si la empresa tiene su propia flota para el transporte del producto, se debe contar con personal capacitado para el buen manejo de los productos, ya sean terminados o MP y el resto de materiales.

Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la responsabilidad del Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de

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