ACTA CONSTITUCION FONDO CAJA MENOR AREA CONTABLE

ACTA CONSTITUCION FONDO CAJA MENOR AREA CONTABLE

En la ciudad de Villavicencio, el día 09 de Noviembre de 2015 siendo las 9:40 A.M, se reunieron en las oficinas de TRANSPORTES TMC & CIA S.A.S. el señor Gerente General Uriel Castro Cárdenas y la señora Queli Yoana Lopez Gonzalez.  

1. Objetivo:

Constituir el fondo de caja menor para el área Contable de las instalaciones de transportes TMC & cia s.a.s.

1. Resultado:

• Se constituye el fondo de caja menor para el área de Contabilidad de las instalaciones de transportes TMC & Cía. S.A.S por un valor de Quinientos mil pesos ($500.000)

• Se asigna como responsable, la señora Queli Yoana Lopez Gonzalez identificado con c.c. 1.121.886.752.

• Se autoriza el uso exclusivo de este fondo para pago de servicios menores de la administración en el área de Administración y Gerencia (agua, sobres, restaurantes, servicios públicos y demás con autorización).

• Se adjunta, el instructivo para manejo de caja menor, el cual debe ser estrictamente cumplido por el funcionario encargado del fondo de caja menor

No siendo otro el orden del día, se levanta la sesión siendo las 02:20 P.M. La presente acta es leída y aprobada.

Queli Yoana Lopez Gonzalez                     Uriel Castro Cárdenas

Auxiliar  Contable                                          Gerente General

1. OBJETIVO:[pic 2]

Definir las Normas y Procedimientos requeridos para efectuar desembolsos y compras mediante el Fondo que por medio del presente instructivo y reglamentación se establece.

2. RESPONSABILIDAD

La Gerencia designará un funcionario responsable para el manejo, custodia y administración del Fondo. A partir de la fecha los cargos designados en cada sede son: En la oficina principal Villavicencio a Tesorería, en el taller de mantenimiento al área de compras.

3. DEFINICIONES

Gasto: Desembolso necesario para la adquisición de bienes o para la prestación de un servicio solicitado.

Factura: Documento que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías vendidas o los servicios prestados, e indicando la naturaleza de cada una de ellas cantidad,  precio y condiciones.[pic 3]

Retención en la Fuente: Sistema de recaudo del tributo por el cual se obliga a quienes efectúan determinados pagos, a retener del valor del respectivo, cierto porcentaje a titulo del Impuesto Sobre La Renta, sus bases son ajustadas anualmente por el gobierno.

Se debe consultar las disposiciones legales vigentes  que  TRANSPORTES TMC & CIA S.A.S. proveerá a las diferentes dependencias de la Empresa  para su aplicación.

4.  DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Legislación Colombiana: Estatuto Tributario o Código de Impuesto a la Renta y      Complementarios

• 5.  ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en las oficinas de Mosquera, Villavicencio (Taller de Mantenimiento y Tesorería), o  donde se establezca la existencia de un fondo para gastos menores (Caja Menor), y hasta por el monto autorizado.

El fondo de Caja Menor se utilizara  para:

• Servicios públicos
• Imprevistos
• Agua y útiles de aseo
• Pagos menores que no concedan crédito
• Compras que individualmente no pueden superar el 30% del valor del fondo de caja menor.

 6. CUANTIA

Las cuantías autorizadas para los diferentes fondos son:

• Villavicencio tesorería               $    500.000
• Mosquera  Mantenimiento         $ 2.000.000

7. ACTIVIDADES

A continuación se describen las instrucciones para la utilización del Fondo de Caja Menor:

7.1 Cada vez que se requiera la compra de un bien o adquisición de un servicio se diligenciará un formato Recibo de Caja Menor  indicando claramente la fecha, el concepto del gasto y su valor.

7.2. Una vez adquirido el bien o servicio se debe solicitar la respectiva factura que lo soporte, en caso de que el vendedor no expida factura se debe diligenciar el  formato equivalente a factura definido por la empresa. Llenando todos los requisitos de dicho documento

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