ACTUALIZACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL INVERSIONES BOYACA LTDA

ACTUALIZACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

INVERSIONES BOYACA LTDA.

CAROL NATALIA LÓPEZ USECHE

JOAN SEBASTIÁN ESTUPIÑAN ORTIZ

GUILLERMO LEÓN VALENCIA

SENA-CEGAFE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DUITAMA

2019

ACTUALIZACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

INVERSIONES BOYACÁ LTDA.

CAROL NATALIA LOPEZ USECHE

JOAN SEBASTIAN ESTUPIÑAN ORTIZ

Trabajo de grado para optar los títulos de Bachiller Técnico en Administración y Finanzas, y Técnico en Asistencia Administrativa y Gestión Documental

Esp. KATERINE MERCEDES SEPULVEDA, asesor proyectos

Docente Administración Y Finanzas

COLEGIO GUILLERMO LEON VALENCIA

SENA-CEGAFE

ADMINISTRACION Y FINANZAS

DUITAMA

2019

Ciudad y Fecha (día, mes, año) (Fecha de entrega)

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos en primer lugar a Dios por ser principal fuente de inspiración y motivación en este largo camino en el que se desarrolló dicho proyecto.

Se agradece a la Gerente Administrativa de la Constructora Inversiones Boyacá Ltda. Ana Cecilia Castellanos Sanabria por brindarnos la oportunidad y el espacio pertinente para poner en práctica los conocimientos adquiridos en la especialidad Administración y Finanzas del Colegio Guillermo León valencia y Sena y a nuestras Jefes Inmediatas Erika  Parada y Lorena Sierra, por instruirnos en la conformación de una etapa practica llena de conocimientos completos en el ámbito administrativo de la empresa.

De igual forma se agradece a los docentes Katerine Sepúlveda, Pedro Contreras y Rosa Guerrero por su tiempo dedicado en estos dos últimos años que requirió la realización de este proyecto, llenándonos de mucha motivación y ayudándonos a construir relaciones interpersonales respecto a un trabajo en equipo eficaz y competente, y una herramienta administrativa completa para su buen uso calificada y útil en la dependencia de Archivo y Recepción de documentos.

De igual manera y no menos importante agradecemos a nuestros padres por darnos el apoyo necesario en los momentos llenos de dificultad y obstáculos presentados durante la culminación de esta etapa escolar.

CONTENIDO

                Pág.

1. INTRODUCCIÓN        11

2. OBJETIVOS        12

2.1 OBJETIVO GENERAL        12

2.2  OBJETIVOS ESPECÍFICOS        12

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA        13

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA        13

3.2 JUSTIFICACIÓN        13

4. MARCO TEÓRICO        14

5.1 MATERIALES        23

5.2 METODOLOGÍA        23

6 DESARROLLO DEL PROYECTO        25

6.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL  PROYECTO        24

6.2 CRONOGRAMA        27

ANEXO B TABULACION ENCUESTAS        28

CONCLUSIONES        29

INFOGRAFÍA        30

LISTA DE GRÁFICAS

Pág

Gráfica 1. Estructura de Tabla de Retención Documental                                    19

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. encuesta realizada a empleados y usuarios de Inversiones

Boyacá Ltda.                                                                        

Anexo B. tabulación  encuesta                                                                      

GLOSARIO

• Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
• Administración De Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.
• Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
• Pieza Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.
• Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
• Tablas de Retención: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

^[1]

RESUMEN

El presente proyecto tiene la intención de ayudar a mejorar el control de documentos de la dependencia de Archivo y Recepción de Documentos de la Constructora Inversiones Boyacá Ltda. Problema que se vio reflejado durante la práctica empresarial Sena, ya que el incremento en la perdida de los documentos fue perceptible no solo por empleados de la empresa sino también por usuarios que recurren con frecuencia a esta, por lo cual es de vital importancia se implemente de forma correcta la actualización de la Tabla de Retención Documental que ya se encuentra en práctica para que así sea más útil a aquellos que accedan a esta herramienta, logrando que se puedan encontrar de forma actualizada documentos e informes, lo cual generara también el cumplimiento respectivo referente al ciclo de vida y lugar asignado en los archivos central y de gestión, mejorando la calidad del servicio a usuarios externos y aquellos documentos privados que genere la empresa.

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