ANÁLISIS Y RECOMENDACIONES DE CONTROL AL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ASISTENCIA

ANÁLISIS Y RECOMENDACIONES DE CONTROL AL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ASISTENCIA

I. FUNCIONALES

Situación: En el ámbito de control se observa que entre las funcionarias no existe una separación de funciones en aspectos operativos, lo que no genera conflictos dadas las características personales de cada una, pero ante situaciones límites podría generar alguna contingencia.

Se recomienda: Analizar cada una de las funciones y establecer claramente una adecuada distribución de tareas y responsabilidades, teniéndose adecuadas separaciones de funciones.

Comentario: Actualmente el personal (3) que participa en el Proceso de registro y control de asistencia de la UCSH es pequeño por lo que las contingencias que se generan en este ámbito no son notorias o pasan desapercibidas, pero a futuro podrían generar algún tipo de conflicto no deseado.

Situación: En el ámbito de control se observa que existen contradicciones respecto a la existencias de falencias en el sistema automatizado, las cuales si bien se reconocen no se especifican causas, responsabilidades y posibles soluciones. A la vez se asume en forma diferente las rigurosidades que deben tener los medios de comunicaciones formales e informales de este proceso.

Se recomienda: Establecer un (a) responsable directo de efectuar seguimiento y control al sistema automatizado de apoyo, siendo esta persona quien canalice, a través de canales formales, las inquietudes, solicitudes y requerimientos de corrección.

Necesariamente debe ser una persona del área receptora del servicio (RRHH).

Comentario: Muy relacionado con la necesidad de una adecuada separación de funciones, estando esto dentro del ámbito de asignación de responsabilidades específicas, no repetidas y con el establecimiento de formalidades operacionales.

II. OPERATIVOS

Situación: En el ámbito de control se observa que en el proceso de registro y control de asistencia no existe un manual que contenga objetivos, descripción del proceso, horarios, entre otras, por lo cual limita el conocimiento de los trabajadores. Además no cuentan con una vía de reclamos y/o sugerencias formales a los cuales puedan tener acceso todos los trabajadores que utilicen este proceso, por ende al no existir estas vías formales, los trabajadores se encuentran en la obligación de solicitar ayuda, reclamos o sugerencias por vías informales, ya sea teléfono y/o correo electrónico (de cada trabajadora). No se establecen tiempos mínimos de respuesta.

Las trabajadoras encargadas de este proceso no logran manejar la misma información relevante (métodos alternativos, quejas, inconvenientes).

Se recomienda: Elaborar un manual que contenga objetivos, descripción del proceso, horarios y procedimientos específicos ante situaciones de contingencia u operativas que involucre al proceso de registro y control de asistencia, con delimitaciones de tiempos y oportunidades (tiempo respuesta – implementación de cambios y/o soluciones).

Comentario: Contrario a lo que comúnmente se tiende a creer, un ambiente controlado y normado es un espacio de trabajo y desarrollo agradable, fluido y altamente productivo.

Situación: En el proceso de registro y control de asistencia no se lleva un orden del horario de colación de cada trabajador, perjudicando así un adecuado control de este. No existe establecido turnos ni procedimientos al respecto.

Se recomienda: Establecer un sistema de turnos por área, función y estamento de la universidad, ordenando con ello los horarios de colación oficiales, quedando el uso de otros horarios o alternativos, bajo un procedimiento de autorización informado.

Comentario: Aparte de ordenar una actividad no normada en la actualidad, otorga elementos básicos de seguimiento y control

Situación: Se acepta que una jefatura directa informe alguna situación especial relacionada con el ingreso o salida de un trabajador, no estando este procedimiento claro ni establecido.

Se recomienda: Incorporar en el Manual sugerido anteriormente, la incorporación de procedimientos formales en este ámbito.

Comentario: Regulariza procedimientos y contribuye a lograr un ambiente ordenado y normado en cuanto a procedimientos ante situaciones que son reiterativas.

Situación: En el ámbito de control se observa que la falla de registro de huella por parte del trabajador en el reloj controlador, se debe realizar llamadas telefónicas al área de gestión de personas, con el deseo de la solución a su inconveniente.

En caso de que el trabajador necesite ayuda para solucionar un problema, dejar un reclamo o sugerencia a este proceso, envía un correo electrónico al mail de algunas de las tres trabajadoras. Este proceso no es informado a diferentes autoridades de la universidad.

Se recomienda: Incorporar procedimientos formales para

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