ARCHIVOS DEL COMERCIANTE

La forma y procedimientos como se deben llevar a cabo los papeles y archivos del comercio, se encuentran enmarcados en una amplia legislación Nacional, principalmente en el Código del Comercio, en la Superintendencia de sociedades y muchas otras normas.

Si bien, teniendo en cuenta dicha normatividad, se puede manifestar que los comerciantes tiene la obligación de conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general. Además, se les será permitido hacer uso de sistemas que le faciliten la guarda de su archivo y correspondencia.

Asi mismo les será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

Se dice que esos libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación.

También se podrá hacer uso de las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento.

Cabe exponer que para el archivo y mantenimiento de la contabilidad, se requiere de unos mecanismos específicos, además se debe cumplir con los requisitos exigidos por la ley, los cuales veremos a continuación:

a. Papeles del comercio que debe guardar y conservar el comerciante

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados;

• Libros de socios o accionistas: en el que se identifique la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad.

• Los libros de contabilidad: son los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.

• Los libros de actas: Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.

Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal.

b. Requisitos para guardar los papeles del comercio en medio magnético:

En caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de los papeles del comercio, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

Sin embargo, es obligatorio registrar los libros de contabilidad en la cámara de comercio, y el único libro que se puede registra es uno de papel, pues hasta la fecha no ha sido diseñado un mecanismo o procedimiento que permita registrar un libro electrónico.

No obstante, se puede concluir que si bien es obligatorio el registro de libros de papel, no necesariamente es obligatorio su impresión, puesto que el Consejo de estado ha considerado que los registros contables llevados en medios magnéticos son válidos como prueba, de modo que podríamos decir que es suficiente con registrar los libros de papel y luego guardarlos en una caja donde las polillas no le hagan daño, puesto que con esto se ha cumplido con la obligación de registrar los libros; y para que la contabilidad se considere llevada en debida forma, no es necesario que esté impresa en papel.

En conclusión, es obligatorio registrar los libros en papel pero no sería obligatorio imprimir la contabilidad en ellos.

c. Requisito para la destrucción de los libro del comercio:

Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros. Verificada la exactitud de la reproducción de la copia, el secretario de la Cámara de Comercio firmará el acta en la que anotará los libros y papeles destruidos y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Ahora bien, vencidos los veinte (20) años contados desde el cierre de los mismos o la fecha del último asiento, documento o comprobante, los libros se pueden destruir sin requerirse la reproducción de los mismos.

d. Requisitos de los libros de contabilidad:

Para que la contabilidad sea válida, sirva como medio de prueba, y sobre todo para que sea útil, debe cumplir ciertos requisitos:

• Debe llevarse solamente en idioma Castellano

• En el sistema de partida doble

• En libros registrados en la cámara de comercio

• Se deben registrar

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